Quando o novo coronavírus chegou oficialmente no país, no fim de fevereiro de 2020, muitos empreendedores sequer cogitavam investir em transformação digital. Porém, o que parecia tão longe de acontecer, teve que ser feito às pressas para que as organizações não parassem completamente.
Segundo o levantamento realizado pelo Gartner, a expectativa de investimentos e gastos com TI para este ano seria de cerca de US$ 3,88 trilhões. No entanto, por conta da pandemia , já no primeiro trimestre a principal preocupação se tornou como usar a tecnologia a favor das pessoas e das empresas.
Esta temática não é nova! Muitas corporações já vinham adotando estratégias de digitalização como uso da nuvem para backup de arquivos, home office periódico, integração de sistemas, investimento no comércio eletrônico e no posicionamento digital, tudo a passos lentos.
Por conta da disseminação do COVID-19 e as regras de isolamento social, foi preciso correr para se adequar. Essa movimentação não deve regredir, mesmo depois que tudo voltar ao normal. Sendo assim, conheça a seguir as principais estratégias para sua empresa ser mais online.
5 estratégias para trazer a transformação digital para dentro da sua empresa
Muitas organizações já puderam perceber neste período que é muito vantajoso ter o home office como alternativa de trabalho. Mas, para isso acontecer, alguns pontos são imprescindíveis. Bons equipamentos e aplicativos para videoconferências, por exemplo, podem ajudar nas realizações das demandas cotidianas e nas reuniões com a equipe ou clientes.
Além disso, é importante que as informações que são usadas pelos colaboradores, independente do setor em que atuam, possam estar na nuvem. Isso vai permitir que eles as acessem de qualquer lugar, seja do escritório, da rua ou do seu lar, como será o caso neste momento.
A digitalização dos processos é uma estratégia muito relevante! Ela passa pelo dia a dia dos profissionais a fim de otimizar suas atividades, mas deve ser implementada com cuidado para que toda a empresa possa estar em consonância, realizando-a da mesma forma.
O atendimento do seu cliente também pode fazer parte da transformação digital do seu negócio. Disponibilize um e-mail, número de Whatsapp ou até mesmo o direcione para as mensagens privadas das redes sociais em que está presente. Isso pode contribuir não só na resolução rápida de um possível problema ou no esclarecimento de dúvidas, mas também para agilizar uma venda.
Utilize plataformas online para gerenciamento de documentos, demandas, projetos e até mesmo de espaços físicos. Além de contribuir para a organização, elas facilitam a visualização do que está feito ou pendente, ocupado ou vago, na análise da produtividade e até mesmo na frequência em que o colaborador vai à empresa.
É hora de repensar os espaços de trabalho
Muito já foi falado sobre os novos modelos de escritórios e como a transformação digital pode ajudar a mapear e otimizar esses ambientes. No entanto, as mudanças corporativas para se adequar ao isolamento social escancararam a necessidade das empresas de pensar melhor sobre seus espaços físicos.
“É preciso manter 100 postos fixos se somente 50 dos meus colaboradores vão à companhia todos os dias?” ou “Meus funcionários intercalam os horários de suas presenças na empresa. Preciso de mesas para todos eles?” são alguns exemplos de reflexões importantes.
Neste momento em que tudo está parado, quanto menos metro quadrado e infraestrutura alugados, menor é o custo fixo mensal. Quem conseguiu otimizar e gerenciar suas estações de trabalho antes do coronavírus, atualmente tem uma redução de 30% nos gastos, tem uma chance maior de se recuperar financeiramente e está trabalhando em casa mais tranquilamente.
Pensando nisso, a WiserXP, partner da Condeco, trouxe para o Brasil uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que são muito úteis para os setores de TI, RH e Facilities.
Esta ferramenta gera e fornece dados para gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às necessidades da sua equipe e permite que o usuário faça a reserva de um espaço por meio de dispositivos moveis, web, quiosques ou até mesmo telas digitais posicionadas na mesa.
Para entender melhor como funciona esta solução, clique aqui.
Se você ainda não parou para refletir sobre isso, analise o local e a jornada de trabalho perfeitos para sua equipe e empresa e confira algumas das opções de escritórios no nosso blog. Dessa forma, você vai poder tomar decisões mais assertivas quando tudo voltar ao normal.
A modernização já é parte fundamental do cotidiano das empresas. Porém, ainda que os investimentos das empresas brasileiras sejam de US $ 64 bilhões (o equivalente a R $ 266 bilhões) em 2020, de acordo com o levantamento do Gartner , a maior parte deles ainda com muitos erros quando o assunto é tecnologia .
Na Tentativa de Ser Mais Eficiente, Inovador e Produtivo, tres em Cada Quatro Iniciativas de Transformação digitais nao tem o resultado esperado, Segundo Estudo da McKinsey & Co . Isso se deve aos erros mencionados anteriormente. Mas você sabe quais são eles?
Para usar o Wiser XP para descobrir e até o mesmo para corrigir esses desacertos, cinco dos principais recursos deslizantes e possíveis soluções que podem ser aplicadas ao seu negócio. Fique de olho nos tópicos a seguir e saiba mais sobre o assunto.
Clique aqui para saber o que deve ser feito para escolher uma solução tecnológica.
5 erros que sua empresa pode cometer com uma tecnologia
Falta de planejamento: se você está desesperado, porque todos os seus agentes estão envolvidos na adoção de estratégias digitais e alcançados – simplesmente contratando alguma ferramenta tecnológica, pode parar o problema que está aí!
Modificações como este uso mínimo de planejamento. Consulte especialistas no assunto, pesquise e teste diversas plataformas antes de comprar. Além disso, faça uma simulação de gastos para evitar que mais uma empresa possa arcar. Assim, terá um controle maior quando de fato para implantar.
Não ouvir os usuários: uma área de TI acredita que quem é qual é a melhor ferramenta para os colaboradores de toda a empresa e, confiantes, os diretores que aprovam uma contratação. Não demora até que eles percebam que os resultados não são os mesmos e que o tempo está descontente. Isso porque os funcionários não puderam opinar sobre suas necessidades.
A melhor solução neste caso é ouvir aqueles que utilizam essa tecnologia . Dessa forma, além de sentir importantes e reconhecidos pela empresa, os usuários podem ter suas solicitações atendidas, seu cotidiano facilitado e tornar mais produtivos e eficientes.
Falha no alinhamento: algumas organizações entendem pouco sobre o significado da transformação digital e, por isso, podem criar um projeto do setor de TI. Essa ideia errônea faz com que a cultura colaborativa, necessária para mudanças corporativas, não seja instaurada na empresa.
O ideal é focar mais no cliente e em como atendê-lo melhor. Isso promove um olhar mais sensível para a experiência do seu público, sua jornada de compra e quais as estratégias que podem ser usadas para isso. A transformação digital faz parte do combo.
Equipe despreparada: você contrata uma nova tecnologia para otimizar os processos e tornar o dia a dia da sua empresa mais produtivo. No entanto, seu time de TI não tem qualificações necessárias para ajudá-lo na implantação desse projeto. Isso gera um estresse enorme para você e seus colaboradores, independente de que setor são.
A melhor forma de resolver isso é capacitar os responsáveis pela área. Caso eles não estejam preparados e o tempo de adaptação seja curto, verifique a possibilidade de contratar alguém mais qualificado para dar suporte por um período específico.
Subestimar a segurança: todo o seu banco de dados está na rede e sua organização nunca sofreu um ataque sequer – até sofrer e perceber que suas medidas de segurança eram antiquadas, defasadas e com diversas brechas. Essa acomodação com o que sempre deu certo pode causar danos financeiros e de confiabilidade capazes de falir uma empresa.
Para não correr esse risco, é de suma importância manter as soluções de cybersecurity atualizadíssimas, mesmo que isso lhe custe um valor mensal, e monitorar constantemente e em tempo real possíveis ameaças. Dessa forma, é possível interromper e combater os ataques assegurando a estabilidade dos serviços e a privacidade dos usuários.
Quais tecnologias podem contribuir no cotidiano da sua empresa?
Investir no local de trabalho traz inúmeros benefícios, segundo o levantamento da Condeco. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e de 26% em inovação. Além disso, também dá à equipe 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% a mais de saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
Por meio da Wiser XP, partner da Condeco, chegou recentemente no Brasil uma tecnologia criativa e inovadora voltada para o gerenciamento eficiente de espaço físico e voltada para estações de trabalho que é extremamente útil para os setores de TI, RH e Facilities.
Esta solução fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
A Wiser XP também tem um software focado na reserva de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular. Além disso, também permite que se conecte com ferramentas de videoconferência.
A Sodexo, empresa líder em gerenciamento de serviços focada na qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R $ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pelo Wiser XP no local de trabalho, que maximizou o uso de seus imóveis e migrar para um ambiente integrado e versátil.
A importância de ser assertivo na contratação de soluções
Entendeu qual o impacto das decisões equivalentes ao seu negócio? Agora que você já sabe quais atitudes tomar e o impacto positivo de incluir a tecnologia no seu ambiente corporativo, visite o blog e conheça mais sobre os armazenamentos 4.0 e saiba quais inovações você pode colocar em prática.
A transformação digital chegou para ficar nas empresas. Seu impacto positivo é tamanho que chegou até mesmo a área mais humana: o RH. Segundo uma pesquisa realizada pela Deloitte, 69% das empresas dos Estados Unidos usam dados para gerir pessoas. Foi assim que surgiu o conceito de People Analytics!
Mas você sabe do que se trata? Nada mais é que o cruzamento e a análise de informações sobre os colaboradores aplicados à gestão de pessoas. Essa estratégia de Big Data facilita na tomada de decisão em situações boas e ruins.
Para que você entenda melhor em quais momentos essa metodologia pode auxiliar o setor de Recursos Humanos, levantamos alguns exemplos bastante comuns nas empresas. Além disso, comparamos de que forma isso era feito antes e como pode ser feito agora. Confira!
A avaliação de dados inicia no momento em que a pessoa coloca os pés na empresa. Imagine que há uma vaga no setor de vendas e é preciso recrutar um novo funcionário. Antes da modernização era preciso agendar testes e entrevistas com diversos candidatos até encontrar aquele que teria o perfil para a oportunidade, fazendo com que todos perdessem tempo.
Agora é possível criar um teste online em que os interessados podem não só mostrar seus conhecimentos e experiências da área em que trabalharão, como também deixar claro para o profissional de RH o seu perfil. Com isso, fica mais fácil ser assertivo na escolha de quem chamar para entrevistas presenciais.
Depois de contratado, o colaborador continua gerando dados para a empresa. Desempenho, satisfação, comprometimento, faltas, integração, salários, entre outros, podem fazer parte das informações que são determinantes para uma promoção, readequação e até mesmo demissão. Se antes as tomadas de decisão eram feitas com base no feeling, hoje o People Analytics garante maior assertividade e rapidez.
Como criar esse fluxo na empresa?
Se você tem interesse em aplicar esta metodologia na organização em que trabalha, o primeiro passo é investir em profissionais qualificados para analisar as informações. Isso vai permitir que as necessidades corporativas sejam atendidas de forma precisa.
Procure realizar um bom mapeamento de dados e assegure uma coleta transparente e segura. Além disso, invista em elementos internos e externos que possam ser integrados e cruzados para realizar uma análise multidisciplinar deles.
A partir disso, faça um planejamento estratégico conforme as necessidades de toda a empresa, sempre lembrando que os bons resultados acontecem a médio ou longo prazo. Então, é só colocar as ações idealizadas em prática e gerenciá-las para que tenham um bom desenvolvimento.
Mas ele só serve para gerir as pessoas?
A resposta é não! O People Analytics também permite que a empresa identifique formas mais adequadas de proporcionar bem-estar e motivação aos funcionários e até mesmo encontrar a melhor opção para seu escritório.
Companhias como a WiserXP, parceira estratégica da Condeco no Brasil, realizam a gestão do espaço físico e ainda geram relatórios para os profissionais de RH por meio de suas soluções. Atualmente, oferecem ao mercado dois softwares: um voltado para o gerenciamento de salas de reunião e o outro para o gerenciamento de estações de trabalho.
Focado em áreas fechadas para conferências, a primeira ferramenta tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering e videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Com ela, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular.
Já o software voltado para gestão de baias flexíveis fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Esta solução permite que o usuário faça a reserva de um espaço por meio de dispositivos moveis, web, quiosques ou até mesmo telas digitais posicionadas na mesa.
Entenda a importância do People Analytics para os colaboradores
Segundo o estudo The Modern Workplace, realizado pela Condeco com mais de 750 CEOs, CTOs e responsáveis por workplaces, 52% dos entrevistados acreditam que um dos maiores desafios atuais das empresas é adaptar o ambiente corporativo conforme as expectativas dos colaboradores.
Ao conhecer melhor os funcionários, as organizações podem investir em formas de reter seus talentos, reconhecer seus esforços, transformar o local de trabalho em um lugar agradável de convivência e fazer com que eles sejam mais produtivos. Ganho para os colaboradores e ganho para a empresa!
Segundo dados levantados pela Condeco, investir no local de trabalho traz inúmeros benefícios, como o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Porém, quando se trata de transformação digital, 60% dos profissionais acreditam que a integração da tecnologia em todas as áreas é uma das maiores dificuldades.
Esta modernização é estrutural! Ela exige que a empresa pense sobre seu modelo de negócio, as estratégias que utilizará ao se adequar ao mundo digital, onde deseja chegar com isso, qual a sua posição perante seus concorrentes e como sua equipe irá se adaptar a essas modificações.
Na operação, essa mudança faz com que demandas realizadas de forma mecânica possam ser substituídas por soluções que automatizem os processos, aumentando a produtividade das companhias. Diferentemente do que muita gente pensa, isso agrega aos colaboradores pois eles passam a ter mais tempo para serem criativos e inovadores.
Além de facilitar o cotidiano das pessoas, esse movimento envolve suas atividades principais, a forma como interagem com clientes e equipe e até mesmo a gestão do espaço de trabalho. Para realizar isso, setores como RH, Facilities e TI devem trabalhar juntos para fazer uma análise realista das necessidades dos colaboradores e da empresa.
Como a transformação digital atua no espaço físico?
Se essa dúvida pairou pela sua cabeça, temos boas notícias! Cientes de que as organizações estão buscando formas de serem mais eficientes com relação ao seu ambiente de trabalho, foram introduzidos no mercado outros formatos de escritórios e soluções para o gerenciamento desses novos espaços.
A digitalização de processos permitiu que os colaboradores tivessem mais liberdade para organizar seus horários, sua presença física e sua forma de trabalhar. Mas se já era difícil coordenar a todos quando eles estavam em uma mesma sala, pense agora que eles podem ir e vir a hora que bem entenderem?
Imagine que você tem um time comercial de dez pessoas. Metade deles prefere visitar os clientes de manhã e chegar na empresa no período da tarde para enviar suas propostas. A outra metade prefere enviar as propostas no período da manhã e só depois visitar os clientes. Qual a necessidade de ter dez mesas fixas, se apenas cinco deles ficam lá por período? A resposta dessa é fácil: não há necessidade!
Mas e se um deles optar por ficar um dia inteiro lá? Simples! Com uma ferramenta de gestão de estações de trabalho, é possível fazer o gerenciamento dessas mesas de forma automatizada, deixar claro visualmente para seus vendedores quantas e quais mesas estão disponíveis e eles mesmos podem fazer a reserva pelo tempo que forem usar.
Este é um dos exemplos de como a transformação digital pode ajudar a sua empresa. Se antes era preciso manter mesas para todos ou ter alguém para controlar manualmente as baias, alguns softwares já fazem tudo isso por meio de um aplicativo que pode, inclusive, gerar relatórios sobre o uso dos espaços.
Quer mais exemplos?
Digamos que você tem apenas duas salas de reunião na sua empresa e esta semana é aquela em que todas as equipes precisam apresentar seus resultados aos gestores. Aquele papelzinho na porta não funciona mais, uma vez que há aqueles que não reservam e a invadem e aqueles que reservam e não aparecem. Como fazer com que todos saibam, com certeza, quando elas estão ocupadas e por quem?
Atualmente, há ferramentas que permitem que os próprios colaboradores possam acessar a agenda de uso daquele ambiente e reservem o horário vago. Essas inovações facilitam o dia a dia dos profissionais, possibilitando que sua jornada de trabalho seja mais produtiva, uma vez que ele ocupa seu tempo com suas demandas e não com processos complexos.
Para auxiliar um RH mais estratégico e que faz com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP, parceira estratégica da Condeco no Brasil, oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo e que auxiliam na transformação digital.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering e videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Esta solução permite que o usuário faça a reserva de um espaço por meio de dispositivos moveis, web, quiosques ou até mesmo telas digitais posicionadas na mesa.
Agora que você já sabe mais sobre como a transformação digital pode impactar positivamente no seu espaço de trabalho e no cotidiano da sua empresa, visite nosso blog e conheça mais sobre os escritórios 4.0 e outras inovações você pode colocar em prática.
A digitalização não é uma opção para as empresas e sim uma obrigação. Essa percepção decorre dos dados extraídos da pesquisa de 2018 “IT Transformation Maturity Curve” realizada pela ESG (Enterprise Strategy Group) para executivos de todo o mundo. Segundo a pesquisa, 96% das empresas estão imersas em algum tipo de processo de transformação digital. Da mesma forma, 81% dos pesquisados consideram que as empresas que não se digitalizarem deixarão de ser competitivas.
Em termos de investimento, a consultoria International Data Corporation (IDC) previu que em 2022 os gastos globais para transformação digital serão de quase U$ 2 trilhões. No entanto, para ser uma mudança estratégica de sucesso, as corporações precisam que os líderes, funcionários de diversas áreas e a equipe de TI tenham uma mentalidade colaborativa para compreender os gaps e oportunidades.
Trabalhando apenas 4 dias por semana
Um exemplo de um processo de transformação digital colaborativa foi no escritório da Microsoft no Japão. Lá foi realizado um experimento em que a jornada de trabalho fosse de quatro dias e as reuniões tivessem duração máxima de meia hora, incentivando que os trabalhadores se comunicassem remotamente. Isso aumentou a produtividade em 40% e diminuiu as despesas com impressões em 58,7% e de eletricidade em 23%.
Como ter cultura colaborativa com a transformação digital?
Promova a integração: para que o time não sofra tanto com a nova dinâmica de integração de ferramentas tecnológicas, é importante encontrar uma forma de integrar as áreas e os profissionais. Faça reuniões em que todos possam expor como suas demandas podem ser otimizadas. Desta forma, dois setores que parecem distintos, como RH e TI, podem encontrar um meio para andar de mãos dadas.
Definir o verdadeiro foco: atualmente existem milhares de aplicativos e devices tecnológicos. Importante é saber não implementar uma tecnologia apenas pelo hype dela e sim pelo objetivo determinado. A tecnologia deve ser utilizada como uma ferramenta para melhorar a qualidade, produtividade e eficiência dos colaboradores. Diminuindo, por exemplo, o tempo de procura de uma estação de trabalho em escritórios flexíveis, oferecendo aplicativos e hardwares de reserva, simples, visuais e user friendly.
Ferramentas específicas: esqueça as plataformas tecnológicas genéricas e os testes com Inteligência Artificial. Cada vez mais os profissionais utilizam programas que impulsionam melhorias especializadas nos negócios e que promovem a transparência e a empatia com os clientes.
Foco na operação: enquanto muitas organizações estão preocupadas em ter a melhor tecnologia do mercado, o melhor é ter em mente se as mudanças estão auxiliando na operação. Otimizar o tempo daqueles que trabalham neste setor é primordial para ter consumidores satisfeitos e aumentar a produtividade.
Gestão do workplace
Para auxiliar na transformação digital da empresa e fazer com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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