A todo momento estão chegando inovações aos ambientes corporativos, sejam elas digitais, físicas ou culturais. Esse movimento fortaleceu o surgimento dos workplaces ou escritórios 4.0, que são locais utilizados de formas eficiente, gerando maior produtividade, inovação, redução de custos, além de se preocupar com a jornada e experiência dos usuários.

A modernização desses espaços permite que os funcionários tenham maior flexibilidade no trabalho sem que os gestores de facilities deixem de ter o controle sobre os ambientes empresariais graças a geração automática e constante de dados de forma que a gestão seja cada vez mais eficiente. Não só os horários podem ser acordados de forma diferenciada, mas também o local de trabalho, com estações flexíveis, home office ou as vezes até coworking parceiros.

Como aplicar os conceitos de escritórios 4.0 em estações de trabalho?

Uma das formas de modernizar o ambiente da sua companhia é transformar suas estações de trabalho fixas em baias flexíveis. Com uma análise das reais necessidades da sua equipe, a empresa pode reduzir os gastos em aproximadamente 25% por colaborador ao ano.

Você sabe calcular quanto custa uma estação de trabalho na sua empresa? Na região da Avenida Faria Lima, área predominantemente comercial de São Paulo, por exemplo, uma mesa fixa pode custar aproximadamente R$ 2,7 mil por mês (R$ 32 mil ao ano) para uma empresa, conforme os dados da ferramenta da Cushman & Wakefield. Saiba mais aqui.

Para a equipe, as baias flexíveis dão mais autonomia, atenuam as diferenças hierárquicas (favorecendo a ideia de igualdade e de importância de todos os funcionários), melhoram a experiência geral ao oferecer mais espaços compartilhados e liberdade de escolha em seu local de trabalho.

Além de favorecer uma redução de custos, elas também melhoram a experiência geral e, aliadas a um software de análise de usos, a estratégia de escritórios 4.0 pode diminuir a quantidade de estações sem mexer no número de colaboradores ou, aumentar o número de colaboradores sem mexer na quantidade de estações de trabalho, usando o espaço de forma mais eficiente.

Recentemente chegou ao Brasil, por meio da Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que é extremamente útil para os setores de TI, RH e Facilities.

A solução fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Além disso, ainda disponibiliza um relatório completo das reservas das estações, permitindo que os setores responsáveis monitorem o uso do espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.

A Oktra, empresa líder em design e construção de escritórios em Londres, teve um crescimento de 39% no seu quadro de funcionários utilizando o mesmo espaço. Isso só foi possível por conta da nossa solução de gerenciamento de estações de trabalho sugeridas pela Condeco, nossa fornecedora.

 

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E no caso das salas de reunião? Como utilizar?

Outra forma de fazer com que seu ambiente corporativo seja mais eficiente, transformando-o em escritórios 4.0, é focar no gerenciamento de salas de reunião. Estes locais destinados a momentos estratégicos podem ter um gasto muito alto caso não sejam bem utilizados para a equipe.

Quem nunca passou pela situação de ter uma reunião importante agendada e quando chega na sala reservada, há pessoas utilizando? Ou então está no meio de uma reunião importante e alguém entra sem bater achando que a sala está vazia? O que falar dos no-shows quando a sala está reservada mas ninguém está lá e você tem que fazer sua reunião de última hora na área do café do seu escritório?

Segundo pesquisa da Condeco, uma sala de reunião custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e em média cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (por volta de 36% das cadeiras ocupadas). Para que isso não aconteça, é possível, utilizando hardwares e softwares específicos, gerir estes espaços de forma mais eficiente, diminuindo a fricção das informações, melhorando a experiência dos usuários.

A Wiser XP também tem um software focado para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.

 

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Entendeu formas de aplicar esses conceitos na sua empresa?

Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.

 

Agora que você já sabe mais sobre escritórios 4.0, seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça a importância de ter um workplace management mais eficiente.