Seis dicas para excelentes videoconferências
A criação de videoconferência facilitou muito o agendamento de reuniões: se você deseja conversar com alguém do outro lado do mundo ou no meio do caminho, a conveniência de um bate-papo olho no olho, no conforto da sua mesa (ou mesmo sua própria casa, se você estiver trabalhando remotamente) não pode ser subestimada. Permitir um local de trabalho flexível e ágil é essencial para o sucesso dos negócios, sendo as chamadas em conferência vitais para essa estrutura; Ainda que esse método de comunicação possa parecer simples, existem métodos que podem melhorá-lo ainda mais.
Siga estas seis dicas que podem ajudá-lo a tornar suas videoconferências o mais produtivas, impactantes e produtivas possível:
1. O ângulo reto
Os ângulos podem contar muito: se você está tentando tirar uma ‘selfie perfeita’ ou se está em uma vídeo chamada crucial, a inclinação da câmera pode fazer ou quebrar seu objetivo. Em um ângulo muito baixo, o destinatário da videochamada verá essa visão desagradável da parte interna do nariz, mas incline a câmera muito alto e não poderá ver seu rosto inteiro (e expressões faciais).
Verifique se a câmera está sempre posicionada a uma altura sensata, de preferência confortavelmente ao nível dos olhos. Além disso, se sua câmera não estiver integrada à sua tecnologia, verifique se está posicionada com segurança, para evitar momentos embaraçosos de “falha técnica”.
2. Vista-se para impressionar
Todos sabemos como é tentador usar camisa, gravata e blazer por cima e shorts de pijama fora de cena, durante uma videoconferência. No entanto, você pode evitar isso e ainda se vestir como se estivesse participando pessoalmente da reunião. A maneira pela qual você se apresenta é fundamental para sua reputação, especialmente ao causar uma primeira impressão com novos clientes ou colegas.
3. Não se esqueça de … sorrir!
Sorria! Você está na câmera! Não importa o quanto você queira revirar os olhos, bocejar ou sorrir, lembre-se de que você está sempre visível. Assim como em uma reunião, todos podem ver tudo o que você está fazendo. Isso não é apenas negativo: poder ver expressões faciais apenas melhora a comunicação. Use isso para sua vantagem; mostre à outra pessoa como você está realmente interessado na opinião dela com o rosto e a linguagem corporal, de uma maneira que não pode ser transmitida em uma conversa telefônica.
4. Esteja ciente de seu histórico
Essa regra entra em ação principalmente quando você faz uma chamada de videoconferência em casa. Lembre-se, antes de cada ligação, de que outros participantes podem ver tudo na cena, incluindo a montanha de roupas sujas ou o velho cartaz rasgado do One Direction que você ainda não se incomodou em tirar. Em caso de dúvida, um plano de fundo simples é sempre o melhor plano de fundo. De preferência uma parede levemente colorida em um espaço bem iluminado.
5. Conexão de internet ruim = reunião ruim
A única desvantagem da videoconferência é que você sempre precisa de uma conexão forte à Internet, a menos que esteja preparado para lidar com as chamadas perdidas ocasionais, atrasos, falhas, telas congeladas e problemas de som. Frustrante para dizer o mínimo. O uso de uma rede robusta e confiável garantirá as melhores videoconferências possíveis. Lembre-se de verificar o status da rede bem antes da sua vídeo chamada agendada.
6. Jogar relógios pela janela não fará o tempo voar
Aqui está um fato altamente importante, mas muitas vezes esquecido: não é a mesma hora em todo o mundo! Por exemplo, se você estiver em Londres e estiver agendando uma reunião às 10 horas com seu cliente em Nova York, serão cinco horas lá! Sempre leve em consideração os fusos horários em suas videoconferências internacionais – verifique e verifique novamente os fusos horários antes de concluir suas reservas, pois isso pode economizar um erro muito embaraçoso.
BÔNUS: dicas rápidas para ajudar a tornar suas videoconferências ainda melhores:
– Às vezes, a videoconferência funciona melhor com fones de ouvido e com microfone embutido.
– Use o melhor software possível – o Skype for Business e o Zoom são ótimas opções, com interfaces fáceis de usar.
– Tente evitar falar sobre outros participantes e verifique se as pessoas terminaram de falar antes de começar (lembre-se de que pode haver um pequeno atraso no vídeo).
– Procure uma boa iluminação, especialmente a luz natural a partir de uma janela, sempre que possível.
– Chegue cedo – às vezes, demora um pouco para configurar, e você nunca sabe o que pode precisar de atenção para que a sua reunião seja realizada sem problemas.
– Você está gravando? Isso pode valer a pena em algumas reuniões, mas certifique-se de configurar seu dispositivo de gravação com bastante antecedência.
– Evite digitar durante a reunião – por mais tentador que seja, é rude e uma distração para todos os participantes.
– Simplifique a reserva de videoconferências integrando o vídeo ao software de reserva de salas de reunião em um processo tranquilo. Integração com os sistemas de salas do Skype for Business – adicione automaticamente reuniões do Skype à sua reserva de quarto ou integre-se a outros sistemas de videoconferência para oferecer uma experiência de videoconferência simples e direta.
