Transformação Digital começa com a gestão do espaço de trabalho
Segundo dados levantados pela Condeco, investir no local de trabalho traz inúmeros benefícios, como o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Porém, quando se trata de transformação digital, 60% dos profissionais acreditam que a integração da tecnologia em todas as áreas é uma das maiores dificuldades.
Esta modernização é estrutural! Ela exige que a empresa pense sobre seu modelo de negócio, as estratégias que utilizará ao se adequar ao mundo digital, onde deseja chegar com isso, qual a sua posição perante seus concorrentes e como sua equipe irá se adaptar a essas modificações.
Na operação, essa mudança faz com que demandas realizadas de forma mecânica possam ser substituídas por soluções que automatizem os processos, aumentando a produtividade das companhias. Diferentemente do que muita gente pensa, isso agrega aos colaboradores pois eles passam a ter mais tempo para serem criativos e inovadores.
Além de facilitar o cotidiano das pessoas, esse movimento envolve suas atividades principais, a forma como interagem com clientes e equipe e até mesmo a gestão do espaço de trabalho. Para realizar isso, setores como RH, Facilities e TI devem trabalhar juntos para fazer uma análise realista das necessidades dos colaboradores e da empresa.
Quer saber mais sobre a cultura da transformação digital? Clique aqui.
Como a transformação digital atua no espaço físico?
Se essa dúvida pairou pela sua cabeça, temos boas notícias! Cientes de que as organizações estão buscando formas de serem mais eficientes com relação ao seu ambiente de trabalho, foram introduzidos no mercado outros formatos de escritórios e soluções para o gerenciamento desses novos espaços.
Saiba o que deve considerar ao escolher seu workplace.
A digitalização de processos permitiu que os colaboradores tivessem mais liberdade para organizar seus horários, sua presença física e sua forma de trabalhar. Mas se já era difícil coordenar a todos quando eles estavam em uma mesma sala, pense agora que eles podem ir e vir a hora que bem entenderem?
Imagine que você tem um time comercial de dez pessoas. Metade deles prefere visitar os clientes de manhã e chegar na empresa no período da tarde para enviar suas propostas. A outra metade prefere enviar as propostas no período da manhã e só depois visitar os clientes. Qual a necessidade de ter dez mesas fixas, se apenas cinco deles ficam lá por período? A resposta dessa é fácil: não há necessidade!
Quer saber como aumentar o número de colaboradores sem precisar mudar de escritório? Clique aqui.
Mas e se um deles optar por ficar um dia inteiro lá? Simples! Com uma ferramenta de gestão de estações de trabalho, é possível fazer o gerenciamento dessas mesas de forma automatizada, deixar claro visualmente para seus vendedores quantas e quais mesas estão disponíveis e eles mesmos podem fazer a reserva pelo tempo que forem usar.
Este é um dos exemplos de como a transformação digital pode ajudar a sua empresa. Se antes era preciso manter mesas para todos ou ter alguém para controlar manualmente as baias, alguns softwares já fazem tudo isso por meio de um aplicativo que pode, inclusive, gerar relatórios sobre o uso dos espaços.
Quer mais exemplos?
Digamos que você tem apenas duas salas de reunião na sua empresa e esta semana é aquela em que todas as equipes precisam apresentar seus resultados aos gestores. Aquele papelzinho na porta não funciona mais, uma vez que há aqueles que não reservam e a invadem e aqueles que reservam e não aparecem. Como fazer com que todos saibam, com certeza, quando elas estão ocupadas e por quem?
Atualmente, há ferramentas que permitem que os próprios colaboradores possam acessar a agenda de uso daquele ambiente e reservem o horário vago. Essas inovações facilitam o dia a dia dos profissionais, possibilitando que sua jornada de trabalho seja mais produtiva, uma vez que ele ocupa seu tempo com suas demandas e não com processos complexos.
Qual é a importância do gerenciamento de salas de reunião? Saiba mais.
Quais as soluções para isso?
Para auxiliar um RH mais estratégico e que faz com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP, parceira estratégica da Condeco no Brasil, oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo e que auxiliam na transformação digital.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering e videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Esta solução permite que o usuário faça a reserva de um espaço por meio de dispositivos moveis, web, quiosques ou até mesmo telas digitais posicionadas na mesa.
Agora que você já sabe mais sobre como a transformação digital pode impactar positivamente no seu espaço de trabalho e no cotidiano da sua empresa, visite nosso blog e conheça mais sobre os escritórios 4.0 e outras inovações você pode colocar em prática.
O que Gestores precisam saber a medida que o Coronavirus expande o trabalho remoto
Não há dúvida de que o Coronavírus vai acelerar a transição das empresas para o trabalho remoto. O diretor do Centro Nacional de Imunização e Doenças Respiratórias dos Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) já está pedindo às empresas dos EUA que se preparem para o “distanciamento social”, incluindo o cancelamento de reuniões pessoais e a colaboração de colaboradores em casa. As grandes empresas estão recomendando que seu pessoal trabalhe em casa para evitar o impacto potencialmente devastador de colaboradores doentes que infectam seus colegas. Segundo o Business Insider, “À medida que o vírus COVID-19 se espalha por outras partes da Ásia, Europa e Oriente Médio, empresas como Microsoft, Hitachi e Chevron estão pedindo aos seus colaboradores que trabalhem remotamente como uma medida contra a doença que se espalha rapidamente. ”
Para a maioria dos colaboradores, ser solicitado a trabalhar em casa não parece um sacrifício segundo o FlexJobs, 97% dos trabalhadores dizem que um trabalho com flexibilidade – como opções remotas de trabalho – teria um impacto positivo em sua qualidade de vida geral. Um estudo da Owl Labs 2019 sobre trabalhadores remotos destaca como o trabalho remoto é desejável. Considere estas estatísticas:
- 83% dos participantes da pesquisa concordaram que a capacidade de trabalhar remotamente os tornaria mais felizes.
- 81% concordaram que a capacidade de trabalhar remotamente aumentaria a probabilidade de recomendar sua empresa a um amigo.
- 74% concordaram que a capacidade de trabalhar remotamente os tornaria menos propensos a deixar o empregador.
- 34% aceitariam um corte salarial de até 5% e 24% disseram que aceitariam um corte salarial de até 10% para trabalhar remotamente.
Além desses benefícios, as empresas também podem economizar nas despesas gerais com imóveis caros, que geralmente são um dos custos fixos mais altos que uma empresa incorre.
Apesar dessas vantagens para colaboradores e empregadores, há desafios inerentes quando você não é colocado junto às pessoas com quem trabalha regularmente.
Trabalhar em casa pode parecer estranho para quem viaja para torres de vidro e complexos de escritórios todos os dias da semana. À medida que o trabalho remoto se torna a resposta para prevenir ou minimizar os surtos de vírus em toda a empresa, como os colaboradores podem permanecer conectados, engajados e produtivos? E como eles podem continuar construindo suas marcas pessoais quando os bate-papos cara a cara são limitados?
Os obstáculos para os trabalhadores remotos geralmente se concentram na comunicação e interação. De acordo com o Owl Labs, que produz equipamentos para vídeo conferências inteligentes, os desafios para os colaboradores remotos incluem ser discutidos durante reuniões virtuais e questões de TI que afetam as reuniões, além de não poder interromper o compartilhamento de conteúdo relevante. As sessões de brainstorming são o tipo mais desafiador de reuniões a serem seguidas e participadas ao trabalhar remotamente. E para muitos, o elemento social do trabalho desaparece quando você fica isolado no escritório em casa ou na sala de estar apenas com o iPhone e o laptop.
Tricia Sciortino, CEO da BELAY, diz que as empresas estão vendo o impacto positivo do trabalho remoto sobre a produtividade, a satisfação dos colaboradores e os resultados de suas organizações, mas os principais elementos precisam estar em vigor: “A comunicação é o indicador final do sucesso quando se trata para uma equipe, seja em um ambiente remoto ou de escritório. No entanto, nem sempre é fácil cultivar a comunicação aberta à distância. Uma maneira de gerenciar isso é usar uma plataforma dedicada ou ferramentas de comunicação interna como Slack ou Microsoft Teams. Isso ajuda a reduzir o isolamento e mantém um diálogo saudável em jogo.”
Para manter sua força de trabalho produtiva, ela recomenda “oferecer comunicação aberta e um ambiente de trabalho flexível. Além disso, determinar a tecnologia, as prioridades e os processos de racionalização adequados também se mostram indispensável para uma organização que procura aumentar a produtividade. Esses componentes podem permitir uma colaboração aprimorada da equipe, para que os líderes possam entender melhor o desempenho de seus colaboradores e, surpreendentemente, criar experiências sociais, por meio de ferramentas de comunicação aprimoradas, que promovam a cultura da empresa.”
Lynda Lowe, diretora de marketing do grupo da Condeco Software, representada pela Wiser XP no Brasil, especializada em gerenciamento de espaço de trabalho, observa que “as novas tecnologias permitiram às empresas oferecer flexibilidade aos colaboradores, e isso significa que, mesmo em meio a uma crise global, as empresas podem continuar produtivamente com recursos limitados. As ameaças aos negócios vêm de muitas áreas, mas as empresas que já usam a tecnologia para maximizar sua produtividade, incluindo a capacidade de se reunir em uma videoconferencia ou reservar estações de trabalho, ou salas de reunião de forma remota, acharão mais simples esta disrupção tecnológica.”
Com o vírus continuando a se espalhar para fora da Ásia e uma vacina potencialmente a um ano de distância, é provável que as empresas sigam os conselhos do CDC e recomendem ou mesmo mandem trabalho remoto. Isso significa que os líderes corporativos precisam se preparar e ao seu pessoal para essa maneira diferente de trabalhar, e isso pode se estender além da duração do vírus. O COVID-19 pode ser o catalisador para tornar o trabalho remoto a norma.
As empresas que investem o tempo agora produzirão os melhores resultados a longo prazo, quando trabalhar em um escritório se tornar uma relíquia do passado.
Texto originalmente publicado na Forbes (https://www.forbes.com/sites/williamarruda/2020/03/02/what-managers-need-to-know-as-coronavirus-expands-our-remote-workforce/#70fe72b4227c) por William Arruda, que é o co-fundador da CareerBlast e autor de Digital YOU: Real Personal Branding na era virtual.
Você sabe qual é a importância do gerenciamento de salas de reunião?
Se a resposta para essa pergunta for não, é melhor entender o quanto antes para não perder mais tempo e dinheiro. O gerenciamento de salas de reunião pode impactar não apenas na pesquisa de sua equipe nessa área de convivência, como diminuir os custos para sua empresa.
Para quem pode ter uma ideia dos gastos, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R $ 7 milhões por pessoa ao ano para uma empresa. Saiba mais aqui .
Para saber como calcular ou usar uma sala de reunião na sua empresa, clique aqui .
Este valor se refere apenas ao espaço. Para uma visão mais realista, inclua uma parcela do salário mínimo que mais participará desses eventos, referente ao tempo desprezado para isso e até um pouco dos minutos que perdem procurando um local que esteja disponível.
Agora que você está mais ciente de quanto isso impacta no seu faturamento, confira abaixo as razões para cuidar desse tema.
Por que gerenciar as salas de reunião?
A falta de gerenciamento de um espaço como este pode gerar diversos contratos no dia a dia dos colaboradores. Imagine que você está fazendo uma reunião com seu possível cliente mais importante e que seus colegas abrem a porta que faz barulho porque não deram a conta que estava ocupada na sala. A sintonia da ocasião já foi quebrada, mesmo que eles peçam desculpas e se aposentem.
Ou então seu cliente está com uma situação urgente para ser resolvida e você precisa fazer uma videoconferência. Você pega seu notebook e sai caçando um espaço vazio para que possam conversar com mais privacidade, mas não encontra nenhum e acaba falando com ele no meio do corredor.
Isso tudo é, no mínimo, constrangedor, mas são inúmeras as situações que podem acontecer por ausência de gerenciamento. Salas reservadas que ficam vazias, reuniões que mudam de local e ninguém fica sabendo, conferências que demoram a iniciar e acabam atrasando ou até mesmo espaços que podem ter outras utilidades e ficam vagos.
Tempo é dinheiro no mundo corporativo
Além dos exemplos acima, a contraprodutividade, aliada à falta de gerenciamento de salas de reunião, pode impactar diretamente no bolso dos empreendedores. Segundo uma pesquisa da Condeco, um espaço de conferência custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e, em média, cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (apenas 36% das cadeiras ocupadas).
Fora esses custos, ainda há os referentes a remuneração dos colaboradores conforme o tempo empregado nessas ocasiões. Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano.
Por essas razões, é muito importante que as reuniões sejam cada vez mais produtivas para aqueles que participam e para a empresa. Nada de entrar na sala e ficar batendo papo sobre o jogo da semana ou o episódio da novela. É preciso ter foco!
Também é importante ir com uma pauta pronta do que será abordado, reservar um espaço antes, selecionar a dedo quem deve participar e, principalmente, se preocupar em resolver os problemas de forma objetiva, para que saia de lá com soluções concretas.
Confira cinco dicas para ter reuniões mais produtivas.
Como fazer uma gestão melhor destes espaços?
Os espaços de conferência podem ser gerenciados de uma forma muito mais fácil e automatizada, permitindo que os colaboradores se preocupem apenas o necessário com este processo e tenham mais tempo para desenvolver suas tarefas diárias.
A Wiser XP trouxe para o Brasil um software com foco no gerenciamento de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular. Além disso, também permite que se conecte com ferramentas de videoconferência.
Para saber mais sobre essa solução, clique aqui.
A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.
Quer saber mais sobre esse case? Clique aqui e confira.
Entendeu a importância de fazer a gestão desses locais na sua empresa?
Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e de 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% a mais de saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
Agora que você já sabe mais sobre o gerenciamento de salas de reunião , seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça mais sobre os livros 4.0 e saiba mais sobre outras inovações que você pode colocar em prática.
Escritórios 4.0: tecnologia, eficiência e experiência do usuário
A todo momento estão chegando inovações aos ambientes corporativos, sejam elas digitais, físicas ou culturais. Esse movimento fortaleceu o surgimento dos workplaces ou escritórios 4.0, que são locais utilizados de formas eficiente, gerando maior produtividade, inovação, redução de custos, além de se preocupar com a jornada e experiência dos usuários.
A modernização desses espaços permite que os funcionários tenham maior flexibilidade no trabalho sem que os gestores de facilities deixem de ter o controle sobre os ambientes empresariais graças a geração automática e constante de dados de forma que a gestão seja cada vez mais eficiente. Não só os horários podem ser acordados de forma diferenciada, mas também o local de trabalho, com estações flexíveis, home office ou as vezes até coworking parceiros.
Como aplicar os conceitos de escritórios 4.0 em estações de trabalho?
Uma das formas de modernizar o ambiente da sua companhia é transformar suas estações de trabalho fixas em baias flexíveis. Com uma análise das reais necessidades da sua equipe, a empresa pode reduzir os gastos em aproximadamente 25% por colaborador ao ano.
Você sabe calcular quanto custa uma estação de trabalho na sua empresa? Na região da Avenida Faria Lima, área predominantemente comercial de São Paulo, por exemplo, uma mesa fixa pode custar aproximadamente R$ 2,7 mil por mês (R$ 32 mil ao ano) para uma empresa, conforme os dados da ferramenta da Cushman & Wakefield. Saiba mais aqui.
Para a equipe, as baias flexíveis dão mais autonomia, atenuam as diferenças hierárquicas (favorecendo a ideia de igualdade e de importância de todos os funcionários), melhoram a experiência geral ao oferecer mais espaços compartilhados e liberdade de escolha em seu local de trabalho.
Além de favorecer uma redução de custos, elas também melhoram a experiência geral e, aliadas a um software de análise de usos, a estratégia de escritórios 4.0 pode diminuir a quantidade de estações sem mexer no número de colaboradores ou, aumentar o número de colaboradores sem mexer na quantidade de estações de trabalho, usando o espaço de forma mais eficiente.
Recentemente chegou ao Brasil, por meio da Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que é extremamente útil para os setores de TI, RH e Facilities.
A solução fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Além disso, ainda disponibiliza um relatório completo das reservas das estações, permitindo que os setores responsáveis monitorem o uso do espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.
A Oktra, empresa líder em design e construção de escritórios em Londres, teve um crescimento de 39% no seu quadro de funcionários utilizando o mesmo espaço. Isso só foi possível por conta da nossa solução de gerenciamento de estações de trabalho sugeridas pela Condeco, nossa fornecedora.
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E no caso das salas de reunião? Como utilizar?
Outra forma de fazer com que seu ambiente corporativo seja mais eficiente, transformando-o em escritórios 4.0, é focar no gerenciamento de salas de reunião. Estes locais destinados a momentos estratégicos podem ter um gasto muito alto caso não sejam bem utilizados para a equipe.
Quem nunca passou pela situação de ter uma reunião importante agendada e quando chega na sala reservada, há pessoas utilizando? Ou então está no meio de uma reunião importante e alguém entra sem bater achando que a sala está vazia? O que falar dos no-shows quando a sala está reservada mas ninguém está lá e você tem que fazer sua reunião de última hora na área do café do seu escritório?
Segundo pesquisa da Condeco, uma sala de reunião custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e em média cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (por volta de 36% das cadeiras ocupadas). Para que isso não aconteça, é possível, utilizando hardwares e softwares específicos, gerir estes espaços de forma mais eficiente, diminuindo a fricção das informações, melhorando a experiência dos usuários.
A Wiser XP também tem um software focado para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.
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Entendeu formas de aplicar esses conceitos na sua empresa?
Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
Agora que você já sabe mais sobre escritórios 4.0, seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça a importância de ter um workplace management mais eficiente.
