by wiserxp | Jan 30, 2020 | Humanização
O termo gerenciamento de instalações , foi inventado nos EUA em 1960, para nomear os responsáveis pela gestão de facilities , ou seja, por um setor diverso com fim de garantir uma funcionalidade de organização e qualidade de vida dos funcionários.
Em seguida, começou a ter um olhar mais estratégico para redução de custos e aumento de eficiência energética, hidráulica e sustentável. Atualmente, a capacidade de atrelar esses conceitos é um aumento da saúde e bem-estar dos funcionários e, com isso, está evoluindo para agregar RH e TI.
Por que essa evolução profissional foi criada ou carregada pelo Chief Workplace Officer (CWO) e fez com que uma das principais instituições de instalações mudasse seu nome de Gerente do Instituto Britânico de Instalações (BIFM) para Instituto de Gerente do Local de Trabalho e Instalações (IWFM). No Brasil, acordo com a Associação Brasileira de Instalações (ABRAFAC), uma área movimenta mais de R $ 100 bilhões e emprega por volta de 1,3 milhão de pessoas.
Como incorporar uma gestão de facilities de forma eficiente?
Assim como em outras áreas, é preciso que os profissionais tenham um planejamento estratégico e financeiro e que estejam alinhados com a empresa restante.
Além disso, esta área deve estar sempre com o olho na equipe, analisando como reais requisitos dos trabalhadores e os pontos que podem ser exibidos. Mais que isso, é imprescindível que permita a abertura para sugerir melhorias aos seus superiores, pois é impactado diretamente na organização.
Ter um planejamento anual é uma ótima estratégia e permite que o orçamento do departamento não saia muito do esperado. Contudo, podem ocorrer algumas eventualidades. Para evitar, uma boa saída é fazer manutenções preventivas em equipamentos ou até antecipar demandas. Se você já sabe que aquele ar-condicionado está com problemas, por que esperar um pouco mais para chamar um técnico?
Atualmente, muitas soluções tecnológicas estão surgindo apenas para auxiliar na gestão de facilities. A ideia de que essas ferramentas podem ser usadas para processos automatizados e otimizar o desempenho das pessoas, dando-lhes o tempo para refletir mais sobre o trabalho e menos sobre as normas que devem seguir.
Gerenciamento eficiente do espaço físico
Recentemente chegou ao Brasil duas tecnologias e inovadoras focadas no gerenciamento eficiente do espaço físico, que podem ser muito úteis para a gestão de facilities e são oferecidas pelo Wiser XP : uma voltada para salas de reunião e outra para estações de trabalho. Essas tecnologias já são utilizadas por empresas como Disney, GE, EY, L’oreal, Nestlé, T-System, entre outras .
O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
Gostou do post? Já pensou como o seu setor de instalações pode ser mais produtivo? Deixe seu comentário e compartilhe com as pessoas sobre o assunto!
by wiserxp | Oct 18, 2019 | Sala de Reunião
Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.
Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.
Como ter reuniões mais produtivas?
- Reserve o local previamente
Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.
Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.
- Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta
Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.
- Deixe claro o intuito do encontro desde o início
Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.
- Programe o tempo que gastará com cada assunto
Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.
Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar.
Outras formas de realizar uma reunião
Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.
Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.
Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.
E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.
Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?
Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Gostou do post? Como têm sido as reuniões na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
by wiserxp | Oct 10, 2019 | Humanização
Muitos gestores estão preocupados em se adequar à transformação digital para não perder a gravação da sua equipe e ainda ter um desempenho financeiro satisfatório. No entanto, uma gestão eficiente do espaço físico pode ter efeitos tão impactantes quanto a modernização da empresa.
Promover melhorias no ambiente corporativo para melhorar a experiência dos funcionários é muito importante, uma vez que a maioria deles passa a menos de 50% do tempo acordado dentro do local de trabalho. Isso quando não chega a trabalhar mais de 8 horas por dia .
Como tornar o ambiente corporativo mais acolhedor?
Permita que funcionários deixem seus espaços pessoais com suas características. Porta-retratos, plantas, bonecos e até mesmo canetas coloridas são objetos que transformam o humor e o local de trabalho, desde que não sejam em excesso.
Crie espaços onde os funcionários possam bater um papo ou tomar um café em uma pausa de suas atividades. Esses momentos de alívio aproximam os colegas e fazem com que o trabalho flua com mais naturalidade.
Dê voz à sua equipe para propor novas ações, aprimore seus processos e até mesmo quais são as maiores dificuldades enfrentadas e como resolvê-las na sua opinião, um fim de tornar o ambiente mais leve e participativo.
Pontos de atenção para fazer uma gestão eficiente do espaço físico
- Layout: deve ser instalado com uma área de atuação profissional, permitindo que aqueles que trabalham em conjunto possam estar próximos e que possibilitem interação com os demais.
- Organização: Um ambiente desorganizado pode comprometer o foco e a agilidade do seu pessoal, além de poluir ou visualizar sua empresa. Identificação de armários e prateleiras e políticas de mesas limpas podem ajudar na organização do local.
- Fatores ambientais: itens como temperatura, iluminação e ruídos podem influenciar não apenas na execução dos funcionários, mas na sua saúde. O melhor é permitir que o espaço seja bem iluminado, com temperatura agradável e o mais silencioso possível.
- Periodicidade da equipe: Analise a necessidade de ter estações fixas de trabalho para todo o seu quadro de colaboradores. Caso o uso não seja diário para todos, estimule a rotatividade das pessoas entre eles e diminua seus gastos reduzindo a quantidade de postos.
- Áreas compartilhadas: Faça uso de tecnologias que permitam uma gestão eficiente dos espaços físicos de uso comum, como salas de reunião e videoconferência. Dessa forma, o agendamento desses locais não será um problema na produtividade do time.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na gestão eficiente do espaço físico: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, restauração , vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
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