Quando o novo coronavírus chegou oficialmente no país, no fim de fevereiro de 2020, muitos empreendedores sequer cogitavam investir em transformação digital. Porém, o que parecia tão longe de acontecer, teve que ser feito às pressas para que as organizações não parassem completamente.
Segundo o levantamento realizado pelo Gartner, a expectativa de investimentos e gastos com TI para este ano seria de cerca de US$ 3,88 trilhões. No entanto, por conta da pandemia , já no primeiro trimestre a principal preocupação se tornou como usar a tecnologia a favor das pessoas e das empresas.
Esta temática não é nova! Muitas corporações já vinham adotando estratégias de digitalização como uso da nuvem para backup de arquivos, home office periódico, integração de sistemas, investimento no comércio eletrônico e no posicionamento digital, tudo a passos lentos.
Por conta da disseminação do COVID-19 e as regras de isolamento social, foi preciso correr para se adequar. Essa movimentação não deve regredir, mesmo depois que tudo voltar ao normal. Sendo assim, conheça a seguir as principais estratégias para sua empresa ser mais online.
5 estratégias para trazer a transformação digital para dentro da sua empresa
Muitas organizações já puderam perceber neste período que é muito vantajoso ter o home office como alternativa de trabalho. Mas, para isso acontecer, alguns pontos são imprescindíveis. Bons equipamentos e aplicativos para videoconferências, por exemplo, podem ajudar nas realizações das demandas cotidianas e nas reuniões com a equipe ou clientes.
Além disso, é importante que as informações que são usadas pelos colaboradores, independente do setor em que atuam, possam estar na nuvem. Isso vai permitir que eles as acessem de qualquer lugar, seja do escritório, da rua ou do seu lar, como será o caso neste momento.
A digitalização dos processos é uma estratégia muito relevante! Ela passa pelo dia a dia dos profissionais a fim de otimizar suas atividades, mas deve ser implementada com cuidado para que toda a empresa possa estar em consonância, realizando-a da mesma forma.
O atendimento do seu cliente também pode fazer parte da transformação digital do seu negócio. Disponibilize um e-mail, número de Whatsapp ou até mesmo o direcione para as mensagens privadas das redes sociais em que está presente. Isso pode contribuir não só na resolução rápida de um possível problema ou no esclarecimento de dúvidas, mas também para agilizar uma venda.
Utilize plataformas online para gerenciamento de documentos, demandas, projetos e até mesmo de espaços físicos. Além de contribuir para a organização, elas facilitam a visualização do que está feito ou pendente, ocupado ou vago, na análise da produtividade e até mesmo na frequência em que o colaborador vai à empresa.
É hora de repensar os espaços de trabalho
Muito já foi falado sobre os novos modelos de escritórios e como a transformação digital pode ajudar a mapear e otimizar esses ambientes. No entanto, as mudanças corporativas para se adequar ao isolamento social escancararam a necessidade das empresas de pensar melhor sobre seus espaços físicos.
“É preciso manter 100 postos fixos se somente 50 dos meus colaboradores vão à companhia todos os dias?” ou “Meus funcionários intercalam os horários de suas presenças na empresa. Preciso de mesas para todos eles?” são alguns exemplos de reflexões importantes.
Neste momento em que tudo está parado, quanto menos metro quadrado e infraestrutura alugados, menor é o custo fixo mensal. Quem conseguiu otimizar e gerenciar suas estações de trabalho antes do coronavírus, atualmente tem uma redução de 30% nos gastos, tem uma chance maior de se recuperar financeiramente e está trabalhando em casa mais tranquilamente.
Pensando nisso, a WiserXP, partner da Condeco, trouxe para o Brasil uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que são muito úteis para os setores de TI, RH e Facilities.
Esta ferramenta gera e fornece dados para gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às necessidades da sua equipe e permite que o usuário faça a reserva de um espaço por meio de dispositivos moveis, web, quiosques ou até mesmo telas digitais posicionadas na mesa.
Para entender melhor como funciona esta solução, clique aqui.
Se você ainda não parou para refletir sobre isso, analise o local e a jornada de trabalho perfeitos para sua equipe e empresa e confira algumas das opções de escritórios no nosso blog. Dessa forma, você vai poder tomar decisões mais assertivas quando tudo voltar ao normal.
Ver a empresa crescer é o sonho de todos os empreendedores. A evolução corporativa pode significar mais demandas e mais dinheiro entrando. Por outro lado, pode exigir mais colaboradores, um local de trabalho maior e, consequentemente, mais gastos.
Pensando nisso, as corporações começaram a buscar alternativas para diminuir essas despesas. Os coworkings e até mesmo home office foram algumas das opções mais comumente adotadas. No entanto, recentemente surgiu uma nova possibilidade: as estações de trabalho flexíveis.
Em vez de ter mesas fixas para todos os funcionários e espaços vazios por algum tempo da jornada de trabalho, as empresas analisam o fluxo de pessoas em seu escritório e a real necessidade da quantidade de postos. Dessa forma, a mesma mesa pode ser utilizada por mais de uma pessoa em períodos diferentes do dia, reduzindo assim os custos.
Quais os benefícios para os colaboradores?
“Como assim não vou ter uma mesa só pra mim na empresa em que trabalho?”. Esse pode ser o primeiro pensamento que vai passar na cabeça de cada um da sua equipe. No entanto, as vantagens dessa modalidade são tantas que vão ganhar seus corações.
Com as estações de trabalho flexíveis, a organização proporciona mais mobilidade para seu time e permite que cada um tenha liberdade para escolher onde quer e precisa se sentar naquele momento. Essa autonomia demonstra confiança da empresa em seus funcionários.
Outro benefício é a integração entre os colaboradores. Seja por indisponibilidade momentânea, necessidade ou vontade, isso permite que uma pessoa se sente em diferentes baias, conhecendo aqueles que estão ao seu redor e favorecendo o espírito colaborativo do ambiente.
Além disso, essa modernização do ambiente corporativo faz com que as diferenças hierárquicas sejam atenuadas, favorecendo a ideia de igualdade de importância de todos os funcionários, uma vez que todos podem realizar suas funções de qualquer posto.
Como gerenciar as estações de trabalho flexíveis?
Uma das inseguranças dos empresários ao adotar essa estratégia é como fazer a gestão dos postos de trabalho. Se a sua preocupação é se vai ser necessário contratar uma pessoa apenas para controlar onde cada um está, pode esquecer. Atualmente já existem softwares que fazer esse controle automatizado.
A Wiser XPfornece ao mercado brasileiro uma ferramenta que facilita a localização e reserva de mesas que atendam às necessidades dos colaboradores. Esta solução permite que o usuário faça a reserva de um espaço por meio de dispositivos moveis, web, quiosques ou até mesmo telas digitais posicionadas na mesa.
Sendo assim, sua equipe pode reservar onde quer se instalar naquele dia por meio de um aplicativo e confirmar a reserva fazendo um check-in ao chegar no local. Assim como os sensores de vagas de estacionamento dos shoppings, os dispositivos mudam de verde para vermelho quando ocupados, facilitando a visualização de locais disponíveis.
Além disso, essa ferramenta permite analisar os relatórios de uso e no-show, por exemplo, para tomar decisões mais assertivas de planejamento e promover melhorias contínuas para seu time. Para saber mais sobre a solução, clique aqui.
A Oktra, empresa líder em design e construção de escritórios em Londres, registrou um aumento de 30% nos funcionários e passou a avaliar soluções que lhes permitissem gerenciar efetivamente seu espaço de trabalho, força de trabalho ágil e requisitos de projeto complexos.
Em 12 semanas, a Condeco, fornecedora das ferramentas comercializadas pela Wiser XP, conseguiu acomodar 125 funcionários onde antes cabia apenas 90 utilizando o método de estações de trabalho flexíveis e a solução para gerenciamento Condeco Desk Booking.
Entendeu como aumentar o número de colaboradores sem precisar mudar de escritório?
Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e de 26% em inovação. Além disso, também dá à equipe 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% a mais de saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
Agora que você já sabe mais sobre gerenciamento de estações de trabalho, seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça mais sobre osescritórios 4.0 e saiba quais outras inovações você pode colocar em prática.
Em nome da modernização, como empresas estão procurando opções que mais visam sua cultura organizacional. Não somente com relação aos processos de trabalho como também ao gerenciamento de espaço físico. E voce Já parou para analisar qual solução ideal para sua empresa: coworking , estações de trabalho flexíveis ou home office ?
Para fazer esse balanço, tenha em mente o perfil de sua empresa, seu modelo de trabalho, suas necessidades e seu orçamento ao fazer uma avaliação do que é viável e importante para sua equipe. Pense também em formas de ser mais produtivo e reduzir os custos.
Um fim de facilitar a comparação, executar um levantamento com as principais características de cada uma dessas opções, com seus preços e controles do ponto de vista dos empreendedores e colaboradores, para que você possa obter uma resposta mais assertiva. Vamos em frente?
Para saber mais sobre estratégias para escritórios 4.0, clique aqui .
Os famosos coworkings
Empresas em grandes cidades como São Paulo, os coworkings são os escritórios compartilhados. Dentro de um mesmo local, podem trabalhar diversas empresas, ter salas de reuniões e descompressão, cafés, eventos, entre outros. Tudo sem precisar se preocupar com o investimento e a manutenção de um espaço com tanta demanda.
Com apenas um pagamento mensal conforme a quantidade de estações e o uso de salas, uma empresa pode fazer uso disso e ainda disponibilizar os seus funcionários uma localização mais acessível para redes , de onde mais.
Por favor, tenha uma mobilidade e integração entre organizações, os espaços podem se tornar bastante concorrentes. É comum tentar encontrar um local para realizar uma reunião rápida e terminar todo o mundo com o notebook apoiado nos braços pelos corredores atrás de uma sala.
Ainda assim, essa forma de trabalho é considerada como um sonho para cada dez pessoas entrevistadas em 12 centros metropolitanos brasileiros para levantamento Hábitos no Trabalho realizado pelo Instituto Ipsos para um Alelo.
A novidade das estações de trabalho flexíveis
Se você tem um escritório com mesas fixas para todos os seus colaboradores, mas nem todos ficam alocados lá todos os dias ou por todo o período, está perdendo uma oportunidade de otimizar seu espaço e diminuir seus gastos.
Se uma parte da equipe estiver presente na empresa no período da manhã, a tarde mesmo espaço poderá ser ocupada por outra pessoa. Ao analisar a necessidade real de mesas, é possível acomodar duas vezes mais pessoas sem aumentar a estrutura e ainda reduzir os custos em 25%.
Caso sua empresa cresça muito, com esse tipo de gerenciamento de espaço, não é necessário aumentar o espaço físico do escritório ou contratar outro local para acomodar todas as pessoas quando houver necessidade de contratar novos colaboradores.
Além disso, para uma equipe, como estações de trabalho flexíveis mais autonomia, atenuadas como diferenças hierárquicas (favorecendo a ideia de importância e importância de todos os funcionários) e melhor experiência geral para oferecer mais espaços compartilhados e liberdade de escolha em seu local de trabalho.
Esses novos ambientes corporativos são percebidos como positivos por 97% das pessoas entrevistadas para uma pesquisa Hábitos no Trabalho realizado pelo Instituto Ipsos para um Alelo. Segundo elas, isso acontece por oferecer uma atmosfera mais confortável, incentivando a execução de funcionários e permitindo maior qualidade de vida.
Nesse caso, um Wiser XP trouxe para o Brasil uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que são muito úteis para os setores de TI, RH e Instalações .
Para entender melhor como funciona esta solução, clique aqui .
A comodidade do escritório em casa
Você pode encontrar um trabalhador que não esteja interessado em realizar esse tipo de jornada, uma vez que ela permita que suas atividades sejam diretamente acessíveis ao conforto do seu lar, sem precisar acordar mais cedo e pegar o tráfego ou o transporte lotado.
Segundo uma pesquisa Hábitos no Trabalho, realizada pelo Instituto Ipsos para Alelo, o tempo de deslocamento diário da casa para o trabalho tem impacto direto na pesquisa de 71% das pessoas que foram entrevistadas nas 12 maiores regiões metropolitanas do Brasil.
Por isso, essa estratégia favorece não somente a satisfação do colaborador, mas a flexibilidade de horários e uma redução nos custos da empresa, uma vez que o funcionário usa a estrutura que tem em sua própria casa, como internet, luz e água, para trabalhar.
Contudo, para que isso seja uma realidade, é preciso que todos os funcionários tenham noções bem claras de disciplina, planejamento e organização. Caso não haja comprometimento, é muito fácil perder o foco do trabalho e deixar a rotina da casa interferir. A dificuldade de desenvolver redes também é uma desvantagem, principalmente se comparada com o coworking e como estações de trabalho flexíveis .
E aí? Qual é a solução ideal para sua empresa?
Agora que você já sabe mais sobre coworking, estações de trabalho flexíveis e home office, pode tomar uma decisão mais assertiva com relação à jornada local e jornada perfeita para sua equipe e empresa. Caso ainda tenha dúvidas sobre a importância do ambiente no seu tempo, entre no nosso blog e saiba mais .
Já parou para pensar em quanto você gasta manter seu colaborador na tabela fixa e quanto economiza promovendo a mobilidade da estação de trabalho ? Nós fizemos esse levantamento, assim como já fizemos sobre salas de reunião , para que possamos analisar com mais propriedade e comparar com seus custos.
Na região da Avenida Faria Lima, área predominantemente comercial de São Paulo, por exemplo, uma mesa fixa pode custar aproximadamente R $ 2,7 mil por mês (R $ 32 mil ao ano) para uma empresa, conforme os dados da ferramenta da Cushman & Wakefield .
Esse levantamento também mostra que, ao realizar uma gestão eficiente, é possível economizar quase 25% por colaborador ao ano. Com uma análise das reais necessárias para sua equipe, uma empresa consegue melhorar a experiência geral, oferecendo mais espaços compartilhados e mais liberdade de escolha no seu local de trabalho.
Para fazer uma gestão eficiente no local de trabalho , é preciso analisar diversos fatores, como a equipe, uma modernização de processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas análises em informações reais e recomendações de hora e dos gestores. Um Exemplo Prático para ISSO seria o Uso de baías Flexíveis, that atrelado a hum software de Análise de OSU, PODE Diminuir a Quantidade d e Estações sem mexer nenhum Número de Colaboradores .
A Sodexo , empresa líder em gestão de serviços focada na qualidade de vida, conseguiu diminuir seus custos em R $ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pelo Wiser XP no local de trabalho que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.
5 benefícios da estação de trabalho ser flexível
1 – Liberdade: ao dar autonomia para que o colaborador escolha onde deseja se sentar naquele dia ou até mesmo a possibilidade de realizar home office , uma companhia demonstra confiança em seu desempenho. Dessa forma, ele se sente mais seguro e mais confortável, caso precise remanejar horários para resolver outras demandas, por exemplo.
2 – Inovação: a modernização dos escritórios já é uma realidade, principalmente nas grandes empresas como a Microsoft, que já estão usando esta estratégia em seus ambientes corporativos. Além de abolir as tabelas selecionadas, também investe em espaços abertos que podem ser usados para trabalhar.
3 – Igualdade: ao retirar uma estação de trabalho fixa, todos podem realizar suas funções de qualquer posto. Sendo assim, como diferenças hierárquicas são atenuadas, favorecendo a idéia de importância de todos os funcionários.
4 – Integração: hoje, um colaborador pode sentar aqui, amanhã, nenhum outro dia. Com isso, uma relação entre eles vai se estreitar e facilitar que todos tenham a oportunidade de conhecer. Isso não é apenas uma amizade, como também o espírito colaborativo do ambiente.
5 – Redução de custos: normalmente, ao escolher um local para organização de organização, não pensa em total de funcionários. No entanto, com uma análise simples de quantos realmente são necessários uma estação e quantos podem dividir a mesma, é possível colocar um sistema de rotatividade, acomodar todos e diminuir os gastos.
Gerenciamento eficiente do espaço físico
Chegou recentemente ao Brasil por meio do Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento de espaços físicos e voltados para estações de trabalho que são muito úteis para os setores de TI, RH e instalações.
Uma solução de ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
Além disso, ainda é disponibilizado um relatório completo das reservas de estações que permitem que os setores monitorados ou usem o espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.
Gostou do post? Já calculou quando está custando cada estação de trabalho na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com as pessoas sobre o assunto!
Fazer a gestão de um ambiente corporativo não é tarefa fácil e, muitas vezes, tende a desgastar a relação do profissional de facilities com os demais colaboradores. Para que isso não se torne um problema, é importante entender o conceito de workplace management.
A gestão do espaço de trabalho é mais que ficar atento ao ar-condicionado, a lâmpada que precisa ser trocada, etc. Ela foi criada para promover melhorias no local a fim de aprimorar a experiência do funcionário. Porém, deve ser feita de forma inteligente para que possa sanar também as dores dos empreendedores.
Dessa forma, é preciso analisar diversos fatores, como a dinâmica da equipe, a modernização dos processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas estratégias em informações reais e observações vindas do time e dos gestores.
Quer saber mais sobre esse tema? Confira abaixo porque fazer uma gestão eficiente do seu local de trabalho é importante para o dia a dia e quais ferramentas podem ajudar nessa missão.
A importância do workplace management
Não adianta realizar uma grande reforma na empresa se as principais necessidades dos colaboradores não forem atendidas. Os gastos podem ser exorbitantes e o retorno pode não ser o esperado.
Primeiramente, antes de ser descolado ou inovador, é preciso garantir que a equipe tenha o básico para trabalhar, como os equipamentos que necessita, sistemas eficientes e iluminação e temperatura agradáveis.
Também é necessário entender que cada local tem um funcionamento único e deve ser analisado com base em sua jornada de uso. Para isso, observe a integração dos colaboradores, de que forma eles se agrupam mais confortavelmente e como preferem trabalhar, e procure investir nisso.
Outro fator importante é a rotatividade das pessoas no escritório. Entenda a real necessidade para estações de trabalhos e em quais condições a equipe pode realizar home office, por exemplo. Isso auxilia não só no workplace management mas também na redução de custos.
Ter um bom clima organizacional e promover o espírito colaborativo e o diálogo entre funcionários e gestores contribuem para que o cotidiano corporativo seja mais agradável e acolhedor. Tudo isso permite que os colaboradores sejam mais produtivos e a empresa tenha um bom desempenho financeiro.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na workplace management: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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