Gerentes, diretores, coordenadores, todos reunidos em uma sala para debater os próximos passos da empresa. O café demora a chegar, o bate papo paralelo rola solto e a reunião acaba sendo mais custosa e menos produtiva do que o esperado.
Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano!
Para que você mesmo possa fazer essa conta, a Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora em que é preciso apenas colocar a duração do encontro, o número de participantes e uma média salarial anual de cada um deles. A partir disso, ela te dá o valor em dólares de quanto aquele período vale para a empresa.
Além dos custos com a remuneração dos colaboradores, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra que uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R$ 7 mil reais por pessoa ao ano para uma empresa.
Como fazer com que uma reunião valha a pena?
A premissa corporativa de que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido. Por conta disso, é preciso mudar algumas atitudes para que não haja desperdício nem de um, nem do outro.
Analise a necessidade de reunir todas as pessoas em uma sala para debater determinado tema. Comunicados, solicitações e afins, mesmo que direcionados para toda a equipe, podem acontecer via e-mail sem maiores problemas.
Escolha com estratégia a pauta para esse encontro e os seus participantes para que aquele momento afastado de suas atividades habituais não impacte em sua produtividade ou em seu desempenho.
Para ter um bom resultado final, faça um checklist de tudo o que deve ser abordado e tente manter o foco para que a reunião seja mais produtiva. Dessa forma, é mais fácil sair dela com todos os pontos resolvidos.
Otimize ao máximo processos como o agendamento da sala, o convite das pessoas e até o pedido do café. Assim, o tempo dos colaboradores será utilizado única e exclusivamente para discutir os temas levantados.
E você? Já sabe quanto custa em sua empresa?
Caso ainda não tenha feito os cálculos, use as dicas acima e identifique de que forma você e os demais colegas de trabalho podem ser mais estratégicos no dia a dia, evitando o desperdício de tempo valioso.
Além disso, também pode ser uma boa oportunidade da corporação absorver novos hábitos, políticas e tecnologias para otimizar tarefas diárias, como a contratação de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando algo muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Além disso, a Wiser XP e a Condeco oferecem um estudo completo para todos aqueles que desejam conhecer e avaliar as melhores práticas de um workplace mais moderno, ágil e produtivo. O material está disponível para download.
Conta pra gente quais são as suas estratégias para fazer com que cada um desses encontros da sua equipe valha cada centavo! Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
Você já parou para pensar de que forma pode investir no desenvolvimento do workplace da sua empresa? Caso a resposta seja negativa, levantamos alguns pontos que podem ser importantes na sua tomada de decisão.
Segundo o levantamento da Condeco, fornecedora de tecnologias de utilização e gerenciamento de espaços oferecidas pela Wiser XP, com CEOs, CTOs e responsáveis por essa área, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios.
Dentre eles estão o aumento de 37% em produtividadee 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
No entanto, há uma série de questões que devem ser consideradas na hora de realizar mudanças em seus espaços corporativos, conforme identificou a Condeco. Entenda melhor nos tópicos a seguir.
Quais são os maiores desafios para desenvolver seu workplace?
Quando o assunto é desafio, o principal ponto levantado pelos entrevistados foi a transformação digital dos locais de trabalho. Para 60% dos profissionais, a integração de tecnologia em todas as áreas é uma das maiores dificuldades e permanecerá na casa dos 50% nos próximos cinco anos.
A adaptação do espaço organizacional conforme as expectativas dos colaboradores também é uma das preocupações dos empresários. No total, 52% deles ficam apreensivos com a necessidade de atividades mais flexíveis e o desejo de usar o workplace com maior eficiência. Nos cinco anos seguintes, a tendência é esse índice baixar para 44%.
Já a utilização eficiente da área de trabalho é considerada o terceiro maior desafio para 36% dos líderes. Para reduzir os custos com estações de trabalho, é vital ter espaços flexíveis, com menos mesas por pessoa e mais ambientes diferenciados para trabalhar. A expectativa é que esse número aumente para 38% nos próximos anos.
Com a disposição de vencer esses desafios e o investimento necessário em seu ambiente corporativo, a probabilidade de melhorar a colaboração dos funcionários e, por sua vez, a produtividade deles é gigante, fazendo com que sua empresa tenha um ótimo desempenho também.
Como fazer com que o ambiente corporativo seja mais agradável?
Personalização: Permita que os funcionários imprimam sua personalidade na decoração dos seus espaços pessoais com porta-retratos, plantas, bonecos e até mesmo canetas coloridas, desde que não seja em excesso.
Espaços de convivência: Crie locais onde os colaboradores possam bater um papo ou tomar um café em uma pausa de suas atividades. Esses momentos aproximam os colegas e fazem com que o trabalho flua com mais naturalidade.
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas em desenvolvimento de workplaces: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
Gostou do post? Como é o workplace da sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
Quer saber como o mercado esta transformando seus escritórios, quais as principais necessidades, dificuldades e o que seus colaboradores mais querem? Baixe o estudo sobre “Modern Workplaces 19/20”, clicando aqui
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