Esqueça aquelas reuniões que parecem ser eternas e que você sai com metade da lista de pendências sem resolver! Com o intuito de ter conferências mais produtivas e de realizá-las de forma mais inteligente e inovadora, surgiram as wiser meetings.
O conceito se baseia em automatizar processos, organizar os temas a serem discutidos e permitir que as pessoas se preocupem apenas com as resoluções. Ou seja, usar a tecnologia para administração do local, tempo, quantidade de convidados, fazer um planejamento do que será abordado e deixar o resto para a criatividade e as trocas de ideias.
Uma conferência bem realizada pode ser uma ótima oportunidade de estabelecer uma comunicação fluida entre os colaboradores. Se você se interessou e quer saber mais sobre o assunto, preparamos um guia de como fazer reuniões mais inteligentes no ambiente corporativo. Confira!
Como realizar as wiser meetings?
Seja para fazer um brainstorm, para abordar o andamento de projetos ou para ajudar na resolução de problemas de forma coletiva, esses encontros podem ser mais bem executados a começar pela forma de agendá-las. Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia apenas para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.
Para solucionar problemas como esse, a WiserXP trouxe ao Brasil uma ferramenta que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando o local ou o horário muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Outro ponto importante nas wiser meetings é o planejamento. Convide apenas quem é necessário e pode agregar na ocasião e faça uma lista do que será abordado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para a organização do dia de todos os participantes.
É essencial também que haja um responsável por conduzir a reunião. É mais fácil manter o foco no objetivo e fazer a mediação de possíveis discussões que possam surgir ao longo da conferência, além de ser o encarregado de fazer o encerramento apontando se o encontro foi produtivo e teve bons resultados.
Cinco dicas de grandes empreendedores para suas reuniões
Para ter wiser meetings, grandes nomes do empreendedorismo tinham algumas estratégias que vão da abolição do Power Point, listas em folhas de caderno e até mesmo desenhos ao longo da reunião para mensurar sua produtividade.
Para Steve Jobs, criador da Apple, usar uma apresentação em slides pode interromper o fluxo de pensamentos. “Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, em vez de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”, afirmava.
Marissa Mayer, ex-CEO do Yahoo e cofundadora do Lumi Labs, faz uma pré-seleção das ideias que pode ser levadas para reuniões e o que ainda precisa ser pensado melhor. Se não é possível responder como foi pesquisado, qual a metodologia e como aquela proposta vai funcionar, o projeto é vetado de cara.
Para Larry Page, cofundador do Google, não há necessidade de uma reunião para tudo e acredita que nenhuma definição deve esperar por ela para ser tomada. “Mas se uma reunião for imprescindível antes de uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente”, disse.
Sheryl Sandberg, COO do Facebook, sempre vai acompanhada de seu caderno aos encontros e faz listas dos pontos discutidos. Se todos eles forem resolvidos, ela rasga a página e passa para a próxima e, caso isso aconteça aos 10 minutos de uma reunião que estava planejada para durar uma hora, então ela acabou. Isso que é wiser meeting!
Para finalizar, Mike Parker, CEO da Nike, participa dessas ocasiões com um caderno onde faz esboços de novos produtos. “Os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming”, afirma ele. No entanto, ele acredita que é preciso encontrar um equilíbrio entre o projeto e o que o negócio precisa.
A importância de ser assertivo nas reuniões
No mundo dos negócios, tempo é dinheiro e por essa razão é necessário que esses encontros tenham uma finalidade bem definida e sejam produtivas. Dessa forma, a equipe aplica sua energia no que é necessário e a empresa tem bons resultados em conjunto.
Agora que você já sabe mais sobre como as wiser meetings podem impactar positivamente no cotidiano da sua empresa, visite nosso blog e conheça mais sobre os escritórios 4.0 e outras inovações você pode colocar em prática.
Segundo dados levantados pela Condeco, investir no local de trabalho traz inúmeros benefícios, como o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Porém, quando se trata de transformação digital, 60% dos profissionais acreditam que a integração da tecnologia em todas as áreas é uma das maiores dificuldades.
Esta modernização é estrutural! Ela exige que a empresa pense sobre seu modelo de negócio, as estratégias que utilizará ao se adequar ao mundo digital, onde deseja chegar com isso, qual a sua posição perante seus concorrentes e como sua equipe irá se adaptar a essas modificações.
Na operação, essa mudança faz com que demandas realizadas de forma mecânica possam ser substituídas por soluções que automatizem os processos, aumentando a produtividade das companhias. Diferentemente do que muita gente pensa, isso agrega aos colaboradores pois eles passam a ter mais tempo para serem criativos e inovadores.
Além de facilitar o cotidiano das pessoas, esse movimento envolve suas atividades principais, a forma como interagem com clientes e equipe e até mesmo a gestão do espaço de trabalho. Para realizar isso, setores como RH, Facilities e TI devem trabalhar juntos para fazer uma análise realista das necessidades dos colaboradores e da empresa.
Como a transformação digital atua no espaço físico?
Se essa dúvida pairou pela sua cabeça, temos boas notícias! Cientes de que as organizações estão buscando formas de serem mais eficientes com relação ao seu ambiente de trabalho, foram introduzidos no mercado outros formatos de escritórios e soluções para o gerenciamento desses novos espaços.
A digitalização de processos permitiu que os colaboradores tivessem mais liberdade para organizar seus horários, sua presença física e sua forma de trabalhar. Mas se já era difícil coordenar a todos quando eles estavam em uma mesma sala, pense agora que eles podem ir e vir a hora que bem entenderem?
Imagine que você tem um time comercial de dez pessoas. Metade deles prefere visitar os clientes de manhã e chegar na empresa no período da tarde para enviar suas propostas. A outra metade prefere enviar as propostas no período da manhã e só depois visitar os clientes. Qual a necessidade de ter dez mesas fixas, se apenas cinco deles ficam lá por período? A resposta dessa é fácil: não há necessidade!
Mas e se um deles optar por ficar um dia inteiro lá? Simples! Com uma ferramenta de gestão de estações de trabalho, é possível fazer o gerenciamento dessas mesas de forma automatizada, deixar claro visualmente para seus vendedores quantas e quais mesas estão disponíveis e eles mesmos podem fazer a reserva pelo tempo que forem usar.
Este é um dos exemplos de como a transformação digital pode ajudar a sua empresa. Se antes era preciso manter mesas para todos ou ter alguém para controlar manualmente as baias, alguns softwares já fazem tudo isso por meio de um aplicativo que pode, inclusive, gerar relatórios sobre o uso dos espaços.
Quer mais exemplos?
Digamos que você tem apenas duas salas de reunião na sua empresa e esta semana é aquela em que todas as equipes precisam apresentar seus resultados aos gestores. Aquele papelzinho na porta não funciona mais, uma vez que há aqueles que não reservam e a invadem e aqueles que reservam e não aparecem. Como fazer com que todos saibam, com certeza, quando elas estão ocupadas e por quem?
Atualmente, há ferramentas que permitem que os próprios colaboradores possam acessar a agenda de uso daquele ambiente e reservem o horário vago. Essas inovações facilitam o dia a dia dos profissionais, possibilitando que sua jornada de trabalho seja mais produtiva, uma vez que ele ocupa seu tempo com suas demandas e não com processos complexos.
Para auxiliar um RH mais estratégico e que faz com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP, parceira estratégica da Condeco no Brasil, oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo e que auxiliam na transformação digital.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering e videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Esta solução permite que o usuário faça a reserva de um espaço por meio de dispositivos moveis, web, quiosques ou até mesmo telas digitais posicionadas na mesa.
Agora que você já sabe mais sobre como a transformação digital pode impactar positivamente no seu espaço de trabalho e no cotidiano da sua empresa, visite nosso blog e conheça mais sobre os escritórios 4.0 e outras inovações você pode colocar em prática.
Se a resposta para essa pergunta for não, é melhor entender o quanto antes para não perder mais tempo e dinheiro. O gerenciamento de salas de reunião pode impactar não apenas na pesquisa de sua equipe nessa área de convivência, como diminuir os custos para sua empresa.
Para quem pode ter uma ideia dos gastos, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R $ 7 milhões por pessoa ao ano para uma empresa. Saiba mais aqui .
Para saber como calcular ou usar uma sala de reunião na sua empresa, clique aqui .
Este valor se refere apenas ao espaço. Para uma visão mais realista, inclua uma parcela do salário mínimo que mais participará desses eventos, referente ao tempo desprezado para isso e até um pouco dos minutos que perdem procurando um local que esteja disponível.
Agora que você está mais ciente de quanto isso impacta no seu faturamento, confira abaixo as razões para cuidar desse tema.
Por que gerenciar as salas de reunião?
A falta de gerenciamento de um espaço como este pode gerar diversos contratos no dia a dia dos colaboradores. Imagine que você está fazendo uma reunião com seu possível cliente mais importante e que seus colegas abrem a porta que faz barulho porque não deram a conta que estava ocupada na sala. A sintonia da ocasião já foi quebrada, mesmo que eles peçam desculpas e se aposentem.
Ou então seu cliente está com uma situação urgente para ser resolvida e você precisa fazer uma videoconferência. Você pega seu notebook e sai caçando um espaço vazio para que possam conversar com mais privacidade, mas não encontra nenhum e acaba falando com ele no meio do corredor.
Isso tudo é, no mínimo, constrangedor, mas são inúmeras as situações que podem acontecer por ausência de gerenciamento. Salas reservadas que ficam vazias, reuniões que mudam de local e ninguém fica sabendo, conferências que demoram a iniciar e acabam atrasando ou até mesmo espaços que podem ter outras utilidades e ficam vagos.
Tempo é dinheiro no mundo corporativo
Além dos exemplos acima, a contraprodutividade, aliada à falta de gerenciamento de salas de reunião, pode impactar diretamente no bolso dos empreendedores. Segundo uma pesquisa da Condeco, um espaço de conferência custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e, em média, cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (apenas 36% das cadeiras ocupadas).
Fora esses custos, ainda há os referentes a remuneração dos colaboradores conforme o tempo empregado nessas ocasiões. Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano.
Por essas razões, é muito importante que as reuniões sejam cada vez mais produtivas para aqueles que participam e para a empresa. Nada de entrar na sala e ficar batendo papo sobre o jogo da semana ou o episódio da novela. É preciso ter foco!
Também é importante ir com uma pauta pronta do que será abordado, reservar um espaço antes, selecionar a dedo quem deve participar e, principalmente, se preocupar em resolver os problemas de forma objetiva, para que saia de lá com soluções concretas.
Os espaços de conferência podem ser gerenciados de uma forma muito mais fácil e automatizada, permitindo que os colaboradores se preocupem apenas o necessário com este processo e tenham mais tempo para desenvolver suas tarefas diárias.
A Wiser XP trouxe para o Brasil um software com foco no gerenciamento de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular. Além disso, também permite que se conecte com ferramentas de videoconferência.
A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.
Entendeu a importância de fazer a gestão desses locais na sua empresa?
Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e de 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% a mais de saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
Agora que você já sabe mais sobre o gerenciamento de salas de reunião , seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça mais sobre os livros 4.0 e saiba mais sobre outras inovações que você pode colocar em prática.
A todo momento estão chegando inovações aos ambientes corporativos, sejam elas digitais, físicas ou culturais. Esse movimento fortaleceu o surgimento dos workplaces ou escritórios 4.0, que são locais utilizados de formas eficiente, gerando maior produtividade, inovação, redução de custos, além de se preocupar com a jornada e experiência dos usuários.
A modernização desses espaços permite que os funcionários tenham maior flexibilidade no trabalho sem que os gestores de facilities deixem de ter o controle sobre os ambientes empresariais graças a geração automática e constante de dados de forma que a gestão seja cada vez mais eficiente. Não só os horários podem ser acordados de forma diferenciada, mas também o local de trabalho, com estações flexíveis, home office ou as vezes atécoworking parceiros.
Como aplicar os conceitos de escritórios 4.0 em estações de trabalho?
Uma das formas de modernizar o ambiente da sua companhia é transformar suas estações de trabalho fixas em baias flexíveis. Com uma análise das reais necessidades da sua equipe, a empresa pode reduzir os gastos em aproximadamente 25% por colaborador ao ano.
Para a equipe, as baias flexíveis dão mais autonomia, atenuam as diferenças hierárquicas (favorecendo a ideia de igualdade e de importância de todos os funcionários), melhoram a experiência geral ao oferecer mais espaços compartilhados e liberdade de escolha em seu local de trabalho.
Além de favorecer uma redução de custos, elas também melhoram a experiência geral e, aliadas a um software de análise de usos, a estratégia de escritórios 4.0 pode diminuir a quantidade de estações sem mexer no número de colaboradores ou, aumentar o número de colaboradores sem mexer na quantidade de estações de trabalho, usando o espaço de forma mais eficiente.
Recentemente chegou ao Brasil, por meio da Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que é extremamente útil para os setores de TI, RH e Facilities.
A solução fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Além disso, ainda disponibiliza um relatório completo das reservas das estações, permitindo que os setores responsáveis monitorem o uso do espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.
A Oktra, empresa líder em design e construção de escritórios em Londres, teve um crescimento de 39% no seu quadro de funcionários utilizando o mesmo espaço. Isso só foi possível por conta da nossa solução de gerenciamento de estações de trabalho sugeridas pela Condeco, nossa fornecedora.
Outra forma de fazer com que seu ambiente corporativo seja mais eficiente, transformando-o em escritórios 4.0, é focar no gerenciamento de salas de reunião. Estes locais destinados a momentos estratégicos podem ter um gasto muito alto caso não sejam bem utilizados para a equipe.
Quem nunca passou pela situação de ter uma reunião importante agendada e quando chega na sala reservada, há pessoas utilizando? Ou então está no meio de uma reunião importante e alguém entra sem bater achando que a sala está vazia? O que falar dos no-shows quando a sala está reservada mas ninguém está lá e você tem que fazer sua reunião de última hora na área do café do seu escritório?
Segundo pesquisa da Condeco, uma sala de reunião custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e em média cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (por volta de 36% das cadeiras ocupadas). Para que isso não aconteça, é possível, utilizando hardwares e softwares específicos, gerir estes espaços de forma mais eficiente, diminuindo a fricção das informações, melhorando a experiência dos usuários.
A Wiser XP também tem um software focado para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.
Entendeu formas de aplicar esses conceitos na sua empresa?
Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
Agora que você já sabe mais sobre escritórios 4.0, seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça a importância de ter um workplace management mais eficiente.
Fazer a gestão de um ambiente corporativo não é tarefa fácil e, muitas vezes, tende a desgastar a relação do profissional de facilities com os demais colaboradores. Para que isso não se torne um problema, é importante entender o conceito de workplace management.
A gestão do espaço de trabalho é mais que ficar atento ao ar-condicionado, a lâmpada que precisa ser trocada, etc. Ela foi criada para promover melhorias no local a fim de aprimorar a experiência do funcionário. Porém, deve ser feita de forma inteligente para que possa sanar também as dores dos empreendedores.
Dessa forma, é preciso analisar diversos fatores, como a dinâmica da equipe, a modernização dos processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas estratégias em informações reais e observações vindas do time e dos gestores.
Quer saber mais sobre esse tema? Confira abaixo porque fazer uma gestão eficiente do seu local de trabalho é importante para o dia a dia e quais ferramentas podem ajudar nessa missão.
A importância do workplace management
Não adianta realizar uma grande reforma na empresa se as principais necessidades dos colaboradores não forem atendidas. Os gastos podem ser exorbitantes e o retorno pode não ser o esperado.
Primeiramente, antes de ser descolado ou inovador, é preciso garantir que a equipe tenha o básico para trabalhar, como os equipamentos que necessita, sistemas eficientes e iluminação e temperatura agradáveis.
Também é necessário entender que cada local tem um funcionamento único e deve ser analisado com base em sua jornada de uso. Para isso, observe a integração dos colaboradores, de que forma eles se agrupam mais confortavelmente e como preferem trabalhar, e procure investir nisso.
Outro fator importante é a rotatividade das pessoas no escritório. Entenda a real necessidade para estações de trabalhos e em quais condições a equipe pode realizar home office, por exemplo. Isso auxilia não só no workplace management mas também na redução de custos.
Ter um bom clima organizacional e promover o espírito colaborativo e o diálogo entre funcionários e gestores contribuem para que o cotidiano corporativo seja mais agradável e acolhedor. Tudo isso permite que os colaboradores sejam mais produtivos e a empresa tenha um bom desempenho financeiro.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na workplace management: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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