Esqueça aquelas reuniões que parecem ser eternas e que você sai com metade da lista de pendências sem resolver! Com o intuito de ter conferências mais produtivas e de realizá-las de forma mais inteligente e inovadora, surgiram as wiser meetings.

O conceito se baseia em automatizar processos, organizar os temas a serem discutidos e permitir que as pessoas se preocupem apenas com as resoluções. Ou seja, usar a tecnologia para administração do local, tempo, quantidade de convidados, fazer um planejamento do que será abordado e deixar o resto para a criatividade e as trocas de ideias.

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Uma conferência bem realizada pode ser uma ótima oportunidade de estabelecer uma comunicação fluida entre os colaboradores. Se você se interessou e quer saber mais sobre o assunto, preparamos um guia de como fazer reuniões mais inteligentes no ambiente corporativo. Confira!

Como realizar as wiser meetings?

Seja para fazer um brainstorm, para abordar o andamento de projetos ou para ajudar na resolução de problemas de forma coletiva, esses encontros podem ser mais bem executados a começar pela forma de agendá-las. Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia apenas para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.

Para solucionar problemas como esse, a WiserXP trouxe ao Brasil uma ferramenta que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando o local ou o horário muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

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Outro ponto importante nas wiser meetings é o planejamento. Convide apenas quem é necessário e pode agregar na ocasião e faça uma lista do que será abordado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para a organização do dia de todos os participantes.

É essencial também que haja um responsável por conduzir a reunião. É mais fácil manter o foco no objetivo e fazer a mediação de possíveis discussões que possam surgir ao longo da conferência, além de ser o encarregado de fazer o encerramento apontando se o encontro foi produtivo e teve bons resultados.

Cinco dicas de grandes empreendedores para suas reuniões

Para ter wiser meetings, grandes nomes do empreendedorismo tinham algumas estratégias que vão da abolição do Power Point, listas em folhas de caderno e até mesmo desenhos ao longo da reunião para mensurar sua produtividade.

Para Steve Jobs, criador da Apple, usar uma apresentação em slides pode interromper o fluxo de pensamentos. “Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, em vez de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”, afirmava.

Marissa Mayer, ex-CEO do Yahoo e cofundadora do Lumi Labs, faz uma pré-seleção das ideias que pode ser levadas para reuniões e o que ainda precisa ser pensado melhor. Se não é possível responder como foi pesquisado, qual a metodologia e como aquela proposta vai funcionar, o projeto é vetado de cara.

Para Larry Page, cofundador do Google, não há necessidade de uma reunião para tudo e acredita que nenhuma definição deve esperar por ela para ser tomada. “Mas se uma reunião for imprescindível antes de uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente”, disse.

Sheryl Sandberg, COO do Facebook, sempre vai acompanhada de seu caderno aos encontros e faz listas dos pontos discutidos. Se todos eles forem resolvidos, ela rasga a página e passa para a próxima e, caso isso aconteça aos 10 minutos de uma reunião que estava planejada para durar uma hora, então ela acabou. Isso que é wiser meeting!

Para finalizar, Mike Parker, CEO da Nike, participa dessas ocasiões com um caderno onde faz esboços de novos produtos. “Os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming”, afirma ele. No entanto, ele acredita que é preciso encontrar um equilíbrio entre o projeto e o que o negócio precisa.

A importância de ser assertivo nas reuniões

No mundo dos negócios, tempo é dinheiro e por essa razão é necessário que esses encontros tenham uma finalidade bem definida e sejam produtivas. Dessa forma, a equipe aplica sua energia no que é necessário e a empresa tem bons resultados em conjunto.

Agora que você já sabe mais sobre como as wiser meetings podem impactar positivamente no cotidiano da sua empresa, visite nosso blog e conheça mais sobre os escritórios 4.0 e outras inovações você pode colocar em prática.