Se a resposta para essa pergunta for não, é melhor entender o quanto antes para não perder mais tempo e dinheiro. O gerenciamento de salas de reunião pode impactar não apenas na pesquisa de sua equipe nessa área de convivência, como diminuir os custos para sua empresa.
Para quem pode ter uma ideia dos gastos, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R $ 7 milhões por pessoa ao ano para uma empresa. Saiba mais aqui .
Para saber como calcular ou usar uma sala de reunião na sua empresa, clique aqui .
Este valor se refere apenas ao espaço. Para uma visão mais realista, inclua uma parcela do salário mínimo que mais participará desses eventos, referente ao tempo desprezado para isso e até um pouco dos minutos que perdem procurando um local que esteja disponível.
Agora que você está mais ciente de quanto isso impacta no seu faturamento, confira abaixo as razões para cuidar desse tema.
Por que gerenciar as salas de reunião?
A falta de gerenciamento de um espaço como este pode gerar diversos contratos no dia a dia dos colaboradores. Imagine que você está fazendo uma reunião com seu possível cliente mais importante e que seus colegas abrem a porta que faz barulho porque não deram a conta que estava ocupada na sala. A sintonia da ocasião já foi quebrada, mesmo que eles peçam desculpas e se aposentem.
Ou então seu cliente está com uma situação urgente para ser resolvida e você precisa fazer uma videoconferência. Você pega seu notebook e sai caçando um espaço vazio para que possam conversar com mais privacidade, mas não encontra nenhum e acaba falando com ele no meio do corredor.
Isso tudo é, no mínimo, constrangedor, mas são inúmeras as situações que podem acontecer por ausência de gerenciamento. Salas reservadas que ficam vazias, reuniões que mudam de local e ninguém fica sabendo, conferências que demoram a iniciar e acabam atrasando ou até mesmo espaços que podem ter outras utilidades e ficam vagos.
Tempo é dinheiro no mundo corporativo
Além dos exemplos acima, a contraprodutividade, aliada à falta de gerenciamento de salas de reunião, pode impactar diretamente no bolso dos empreendedores. Segundo uma pesquisa da Condeco, um espaço de conferência custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e, em média, cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (apenas 36% das cadeiras ocupadas).
Fora esses custos, ainda há os referentes a remuneração dos colaboradores conforme o tempo empregado nessas ocasiões. Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano.
Por essas razões, é muito importante que as reuniões sejam cada vez mais produtivas para aqueles que participam e para a empresa. Nada de entrar na sala e ficar batendo papo sobre o jogo da semana ou o episódio da novela. É preciso ter foco!
Também é importante ir com uma pauta pronta do que será abordado, reservar um espaço antes, selecionar a dedo quem deve participar e, principalmente, se preocupar em resolver os problemas de forma objetiva, para que saia de lá com soluções concretas.
Os espaços de conferência podem ser gerenciados de uma forma muito mais fácil e automatizada, permitindo que os colaboradores se preocupem apenas o necessário com este processo e tenham mais tempo para desenvolver suas tarefas diárias.
A Wiser XP trouxe para o Brasil um software com foco no gerenciamento de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular. Além disso, também permite que se conecte com ferramentas de videoconferência.
A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.
Entendeu a importância de fazer a gestão desses locais na sua empresa?
Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e de 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% a mais de saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
Agora que você já sabe mais sobre o gerenciamento de salas de reunião , seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça mais sobre os livros 4.0 e saiba mais sobre outras inovações que você pode colocar em prática.
Já parou para pensar em quanto você gasta manter seu colaborador na tabela fixa e quanto economiza promovendo a mobilidade da estação de trabalho ? Nós fizemos esse levantamento, assim como já fizemos sobre salas de reunião , para que possamos analisar com mais propriedade e comparar com seus custos.
Na região da Avenida Faria Lima, área predominantemente comercial de São Paulo, por exemplo, uma mesa fixa pode custar aproximadamente R $ 2,7 mil por mês (R $ 32 mil ao ano) para uma empresa, conforme os dados da ferramenta da Cushman & Wakefield .
Esse levantamento também mostra que, ao realizar uma gestão eficiente, é possível economizar quase 25% por colaborador ao ano. Com uma análise das reais necessárias para sua equipe, uma empresa consegue melhorar a experiência geral, oferecendo mais espaços compartilhados e mais liberdade de escolha no seu local de trabalho.
Para fazer uma gestão eficiente no local de trabalho , é preciso analisar diversos fatores, como a equipe, uma modernização de processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas análises em informações reais e recomendações de hora e dos gestores. Um Exemplo Prático para ISSO seria o Uso de baías Flexíveis, that atrelado a hum software de Análise de OSU, PODE Diminuir a Quantidade d e Estações sem mexer nenhum Número de Colaboradores .
A Sodexo , empresa líder em gestão de serviços focada na qualidade de vida, conseguiu diminuir seus custos em R $ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pelo Wiser XP no local de trabalho que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.
5 benefícios da estação de trabalho ser flexível
1 – Liberdade: ao dar autonomia para que o colaborador escolha onde deseja se sentar naquele dia ou até mesmo a possibilidade de realizar home office , uma companhia demonstra confiança em seu desempenho. Dessa forma, ele se sente mais seguro e mais confortável, caso precise remanejar horários para resolver outras demandas, por exemplo.
2 – Inovação: a modernização dos escritórios já é uma realidade, principalmente nas grandes empresas como a Microsoft, que já estão usando esta estratégia em seus ambientes corporativos. Além de abolir as tabelas selecionadas, também investe em espaços abertos que podem ser usados para trabalhar.
3 – Igualdade: ao retirar uma estação de trabalho fixa, todos podem realizar suas funções de qualquer posto. Sendo assim, como diferenças hierárquicas são atenuadas, favorecendo a idéia de importância de todos os funcionários.
4 – Integração: hoje, um colaborador pode sentar aqui, amanhã, nenhum outro dia. Com isso, uma relação entre eles vai se estreitar e facilitar que todos tenham a oportunidade de conhecer. Isso não é apenas uma amizade, como também o espírito colaborativo do ambiente.
5 – Redução de custos: normalmente, ao escolher um local para organização de organização, não pensa em total de funcionários. No entanto, com uma análise simples de quantos realmente são necessários uma estação e quantos podem dividir a mesma, é possível colocar um sistema de rotatividade, acomodar todos e diminuir os gastos.
Gerenciamento eficiente do espaço físico
Chegou recentemente ao Brasil por meio do Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento de espaços físicos e voltados para estações de trabalho que são muito úteis para os setores de TI, RH e instalações.
Uma solução de ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
Além disso, ainda é disponibilizado um relatório completo das reservas de estações que permitem que os setores monitorados ou usem o espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.
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O termo gerenciamento de instalações , foi inventado nos EUA em 1960, para nomear os responsáveis pela gestão de facilities , ou seja, por um setor diverso com fim de garantir uma funcionalidade de organização e qualidade de vida dos funcionários.
Em seguida, começou a ter um olhar mais estratégico para redução de custos e aumento de eficiência energética, hidráulica e sustentável. Atualmente, a capacidade de atrelar esses conceitos é um aumento da saúde e bem-estar dos funcionários e, com isso, está evoluindo para agregar RH e TI.
Por que essa evolução profissional foi criada ou carregada pelo Chief Workplace Officer (CWO) e fez com que uma das principais instituições de instalações mudasse seu nome de Gerente do Instituto Britânico de Instalações (BIFM) para Instituto de Gerente do Local de Trabalho e Instalações (IWFM). No Brasil, acordo com a Associação Brasileira de Instalações (ABRAFAC), uma área movimenta mais de R $ 100 bilhões e emprega por volta de 1,3 milhão de pessoas.
Como incorporar uma gestão de facilities de forma eficiente?
Assim como em outras áreas, é preciso que os profissionais tenham um planejamento estratégico e financeiro e que estejam alinhados com a empresa restante.
Além disso, esta área deve estar sempre com o olho na equipe, analisando como reais requisitos dos trabalhadores e os pontos que podem ser exibidos. Mais que isso, é imprescindível que permita a abertura para sugerir melhorias aos seus superiores, pois é impactado diretamente na organização.
Ter um planejamento anual é uma ótima estratégia e permite que o orçamento do departamento não saia muito do esperado. Contudo, podem ocorrer algumas eventualidades. Para evitar, uma boa saída é fazer manutenções preventivas em equipamentos ou até antecipar demandas. Se você já sabe que aquele ar-condicionado está com problemas, por que esperar um pouco mais para chamar um técnico?
Atualmente, muitas soluções tecnológicas estão surgindo apenas para auxiliar na gestão de facilities. A ideia de que essas ferramentas podem ser usadas para processos automatizados e otimizar o desempenho das pessoas, dando-lhes o tempo para refletir mais sobre o trabalho e menos sobre as normas que devem seguir.
Gerenciamento eficiente do espaço físico
Recentemente chegou ao Brasil duas tecnologias e inovadoras focadas no gerenciamento eficiente do espaço físico, que podem ser muito úteis para a gestão de facilities e são oferecidas pelo Wiser XP : uma voltada para salas de reunião e outra para estações de trabalho. Essas tecnologias já são utilizadas por empresas como Disney, GE, EY, L’oreal, Nestlé, T-System, entre outras .
O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
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A digitalização não é uma opção para as empresas e sim uma obrigação. Essa percepção decorre dos dados extraídos da pesquisa de 2018 “IT Transformation Maturity Curve” realizada pela ESG (Enterprise Strategy Group) para executivos de todo o mundo. Segundo a pesquisa, 96% das empresas estão imersas em algum tipo de processo de transformação digital. Da mesma forma, 81% dos pesquisados consideram que as empresas que não se digitalizarem deixarão de ser competitivas.
Em termos de investimento, a consultoria International Data Corporation (IDC) previu que em 2022 os gastos globais para transformação digital serão de quase U$ 2 trilhões. No entanto, para ser uma mudança estratégica de sucesso, as corporações precisam que os líderes, funcionários de diversas áreas e a equipe de TI tenham uma mentalidade colaborativa para compreender os gaps e oportunidades.
Trabalhando apenas 4 dias por semana
Um exemplo de um processo de transformação digital colaborativa foi no escritório da Microsoft no Japão. Lá foi realizado um experimento em que a jornada de trabalho fosse de quatro dias e as reuniões tivessem duração máxima de meia hora, incentivando que os trabalhadores se comunicassem remotamente. Isso aumentou a produtividade em 40% e diminuiu as despesas com impressões em 58,7% e de eletricidade em 23%.
Como ter cultura colaborativa com a transformação digital?
Promova a integração: para que o time não sofra tanto com a nova dinâmica de integração de ferramentas tecnológicas, é importante encontrar uma forma de integrar as áreas e os profissionais. Faça reuniões em que todos possam expor como suas demandas podem ser otimizadas. Desta forma, dois setores que parecem distintos, como RH e TI, podem encontrar um meio para andar de mãos dadas.
Definir o verdadeiro foco: atualmente existem milhares de aplicativos e devices tecnológicos. Importante é saber não implementar uma tecnologia apenas pelo hype dela e sim pelo objetivo determinado. A tecnologia deve ser utilizada como uma ferramenta para melhorar a qualidade, produtividade e eficiência dos colaboradores. Diminuindo, por exemplo, o tempo de procura de uma estação de trabalho em escritórios flexíveis, oferecendo aplicativos e hardwares de reserva, simples, visuais e user friendly.
Ferramentas específicas: esqueça as plataformas tecnológicas genéricas e os testes com Inteligência Artificial. Cada vez mais os profissionais utilizam programas que impulsionam melhorias especializadas nos negócios e que promovem a transparência e a empatia com os clientes.
Foco na operação: enquanto muitas organizações estão preocupadas em ter a melhor tecnologia do mercado, o melhor é ter em mente se as mudanças estão auxiliando na operação. Otimizar o tempo daqueles que trabalham neste setor é primordial para ter consumidores satisfeitos e aumentar a produtividade.
Gestão do workplace
Para auxiliar na transformação digital da empresa e fazer com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
Gostou do post? Como sua empresa passou por esse processo? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente algumas de suas estratégias.
Uma das chaves para uma empresa que apresenta bons resultados é o desempenho de sua equipe. Isso é porque são as pessoas as principais responsáveis pela execução das demandas. Por essa razão, a motivação dos colaboradores é algo que merece muita atenção dos empreendedores, gestores e setor de RH.
Segundo uma pesquisa feita pela Gallup, consultoria global focada no ambiente corporativo, ou ganho em reprodutor pode ser até 12% maior quando profissionais qualificados motivados. No entanto, isso não é algo simples e fácil de realizar, uma vez que cada um tem suas expectativas, projeções e exigências.
Para ações mais efetivas, é importante que o RH faça um estudo dos funcionários e ambientes da empresa e entenda quais atitudes e mudanças podem trazer mais qualidade de vida para as pessoas satisfeitas. Conheça cinco formas que fazem toda a diferença pelo seu tempo no cotidiano corporativo.
Como dar mais motivação aos funcionários?
Reconhecimento profissional: para muitos colaboradores, o reconhecimento de seu desempenho nas funções que exercem é de extrema importância. Afinal, saber o quanto de contribuição para uma empresa e como está sendo desenvolvido é gratificante.
O reconhecimento também deve acontecer financeiramente com um aumento ou bônus salarial, uma vez que é um ponto bastante relevante. Em uma pesquisa realizada pelo Love Monday, site de avaliação de empresas, uma insatisfação com o salário ficou no primeiro lugar como o aspecto que mais incomoda como pessoas.
Dê feedbacks : como devolutivas são formas genuínas de reconhecer os talentos, os resultados e como condutas. Os líderes devem usar as próximas sessões de sua equipe com o intuito de orientar, ensinar, aprender e valorizar os indivíduos. No entanto, o ideal é que eles se conectem de forma a não exportar ninguém.
Já os elogios podem ser feitos na presença dos demais, de forma específica e deixando claros os motivos pelos quais a pessoa está recebendo a congratulação. Isso demonstra respeito, coerência e é uma boa forma de indicar aos outros colaboradores os caminhos que podem ser seguidos para ter o mesmo reconhecimento.
Oportunidades: a motivação também aparece a partir das oportunidades criadas ou pensadas para os profissionais. Todos querem ter a chance de aprender, ampliar os conhecimentos e experiências e ser bem sucedido. Por isso, empresas com planos de carreira são mais procuradas, uma vez que dão mais perspectivas de futuro e crescimento.
Treinamento e desenvolvimento: dar a oportunidade dos funcionários fazerem treinamentos e cursos de aperfeiçoamento e capacitação é uma forma de reconhecer o valor deles e incentivar a atualização profissional. Isso não só os desenvolve, como também permite que a empresa tenha equipes mais capacitadas e dispostas a retribuir os investimentos com um desempenho melhor.
Ambiente agradável: por passar a maior parte do dia no trabalho, é preciso que as pessoas se sintam confortáveis onde estão. Além de investir em um layout que atenda às demandas de serviço, é essencial cuidar da qualidade do clima organizacional e proporcionar um espaço construtivo, salubre e que favoreça o aumento de motivação, engajamento e produtividade.
De que forma a Wiser XP pode ajudar?
Para auxiliar um RH mais estratégico e que faz com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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