Uma das maiores preocupações atuais dos usuários da Internet é a relação dos dados pessoais que são coletados e armazenados nos servidores das empresas dos mais diversos setores.
Por isso surgiu a Lei Geral de Proteção de Dados ( LGPD ), que define regras rígidas relacionadas à gestão de dados, sejam elas já existentes ou novos. O objetivo é garantir a privacidade dos indivíduos, a segurança jurídica, a transparência, o consentimento e a adequação dos dados fornecidos e coletados.
A partir de agosto de 2020, como corporações que só podem coletar, armazenar ou tratar informações de pessoas, empresas ou instituições públicas com permissão de titulares de dados. Além disso, as exigências para quem processa esses registros, formas de fiscalização e até eventuais reparos em caso de abuso na prática.
Quais são os principais impactos do LGDP na sua empresa?
Aspectos jurídicos: é importante que as empresas revisem seus contratos e termos de uso, deixando-os bem claros para seus consumidores, usuários ou parceiros cada uma das informações que serão coletadas e arquivadas para aqueles que possam estar envolvidos no momento da contratação ou uso.
Para esse recurso, é necessário que um especialista jurídico seja acionado para que esse processo seja feito de forma impecável. Afinal, essas práticas devem fazer parte do dia da empresa e precisam estar de acordo com uma nova lei.
Segurança: um dos pilares fundamentais, como configurações necessárias para suas plataformas, servidores e equipamentos contra possíveis invasões. Isso pode significar uma reestruturação dos sistemas e a necessidade de promover treinamentos para uma equipe.
O ideal é contratar profissionais de segurança digital para todas as medidas protetivas, práticas ou técnicas, sejam capturadas, uma vez que elas executam o tempo, a preparação e o investimento para estar em vigor.
Comunicação interna: esse processo de adequação envolve todos os setores de uma empresa. Por isso, é preciso contar que há uma comunicação interna transparente e fluida.
Em conjunto, os colaboradores rastreados alinham processos da área comercial, recursos humanos, conformidade, marketing, TI, jurídico, entre outros. Isso contribui para o aprimoramento do processo de implantação das novas normas de conduta.
Punições: um LGPD impõe diversas penalidades para quem infringir as regras. Elas podem variar uma publicidade simples, que determinam dados para correção da irregularidade, até 2% do faturamento líquido da empresa.
Também existe a possibilidade da sanção ser a divulgação da irregularidade ao público após uma investigação e o bloqueio e retirada dos dados pessoais do sistema da organização.
Qual o impacto destas normas para a Wiser XP?
Ciente da importância da adequação com a LGPD para todas as empresas, a Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias completamente seguras e dentro dos padrões previstos pela lei.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados. O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
Os termos de uso de ambas plataformas deixam claro que todas as informações coletadas por elas serão usados em mudanças estratégicas para a empresa contratante, garantindo ao usuário a proteção de seus dados pessoais.
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Fazer a gestão de um ambiente corporativo não é tarefa fácil e, muitas vezes, tende a desgastar a relação do profissional de facilities com os demais colaboradores. Para que isso não se torne um problema, é importante entender o conceito de workplace management.
A gestão do espaço de trabalho é mais que ficar atento ao ar-condicionado, a lâmpada que precisa ser trocada, etc. Ela foi criada para promover melhorias no local a fim de aprimorar a experiência do funcionário. Porém, deve ser feita de forma inteligente para que possa sanar também as dores dos empreendedores.
Dessa forma, é preciso analisar diversos fatores, como a dinâmica da equipe, a modernização dos processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas estratégias em informações reais e observações vindas do time e dos gestores.
Quer saber mais sobre esse tema? Confira abaixo porque fazer uma gestão eficiente do seu local de trabalho é importante para o dia a dia e quais ferramentas podem ajudar nessa missão.
A importância do workplace management
Não adianta realizar uma grande reforma na empresa se as principais necessidades dos colaboradores não forem atendidas. Os gastos podem ser exorbitantes e o retorno pode não ser o esperado.
Primeiramente, antes de ser descolado ou inovador, é preciso garantir que a equipe tenha o básico para trabalhar, como os equipamentos que necessita, sistemas eficientes e iluminação e temperatura agradáveis.
Também é necessário entender que cada local tem um funcionamento único e deve ser analisado com base em sua jornada de uso. Para isso, observe a integração dos colaboradores, de que forma eles se agrupam mais confortavelmente e como preferem trabalhar, e procure investir nisso.
Outro fator importante é a rotatividade das pessoas no escritório. Entenda a real necessidade para estações de trabalhos e em quais condições a equipe pode realizar home office, por exemplo. Isso auxilia não só no workplace management mas também na redução de custos.
Ter um bom clima organizacional e promover o espírito colaborativo e o diálogo entre funcionários e gestores contribuem para que o cotidiano corporativo seja mais agradável e acolhedor. Tudo isso permite que os colaboradores sejam mais produtivos e a empresa tenha um bom desempenho financeiro.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na workplace management: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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Não é novidade que a tecnologia tem ajudado diversos setores dentro das organizações. Nenhum caso de RH , as soluções que otimizam processos, integram informações e auxiliam na seleção de candidatos, por exemplo, é fundamental.
Com essas ferramentas, o departamento de gestão de pessoas consegue ser mais ágil e analítico, uma vez que obtém reconhecimento de firma e consertos, com mais rapidez e automação de processos que antes eram manuais e mais lentos, fazendo com que o tempo seja usado estrategicamente.
Além disso, ao concentrar-se em informações em um único local, elimina-se a preocupação com perda e inconsistência de dados e permite que as rotinas simples possam ser mais assertivas e identificadas.
A necessidade de modernização dessa área passa, inclusive, pelo processo de seleção dos colaboradores. Antes de os profissionais perderem entre infinitos currículos, atualmente, uma caça por talentos se dá por meio de algoritmos e rastreamentos para encontrar candidatos que preencham os requisitos de cada vaga.
Conheça ferramentas tecnológicas ideais para RH
Sistemas de gestão de pessoas: para reunir todas as informações importantes como controle de ponto, histórico de férias, avaliação de desempenho, folha de pagamento, etc., em uma única plataforma, os processos corriqueiros se tornarem mais ágeis.
Gerenciamento de espaços: contratar tecnologias que auxiliam não somente com pessoas, mas com espaços físicos, como a automação de reservas de salas de reuniões e estações de trabalho, é possível permitir maior flexibilidade ao colaborador, otimização de tempo e redução de custos.
E-learning: os gastos com cursos presenciais podem ser eliminados ao usar um sistema para treinamentos corporativos online. Isso permite que os funcionários possam acessar qualquer hora e lugar, reduzindo sua aceitação.
Plataformas colaborativas: o RH também pode promover o crowdsourcing, onde os profissionais podem propor e trocar idéias sobre os projetos da organização. Dessa forma, uma empresa pode selecionar como melhores contribuições, abrir um canal de comunicação com os responsáveis e ainda ter uma postura mais flexível e inovadora.
People Analytics: conjunto de inteligência de negócios e bigdata aplicado a pessoas é possível mapear dados técnicos e comportamentais de candidatos e colaboradores. Assim, os padrões são definidos e podem ser usados em decisões estratégicas, como treinamento de líderes e programas de treinamento.
Como o Wiser XP pode ajudar?
O Wiser XP oferece o mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas no desenvolvimento do gerenciamento do espaço físico que podem ser muito úteis para o RH : uma voltada para salas de reuniões e outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, restauração , vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
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Nas empresas, os processos que antes eram executados manualmente estão sendo automatizados cada vez mais, e terminam quando as pessoas têm tempo para serem criativas, inovadoras e autenticas. O resto, elas podem deixar na mão da tecnologia .
Desde lembretes de atividades, agendamento e reserva de salas de reunião, seleção de estação de trabalho e até captação de dados para análise de bons exemplos de demandas que podem ser automatizadas para agilizar o dia a dia dos profissionais.
Segundo ou levantamento da Aberdeen Research, empresas que utilizam softwares especializados em gestão são 73% mais produtivos que aqueles que não fazem, além de reduzir os custos operacionais em 18% e os administrativos em 16%.
No entanto, como no local de trabalho , existem alguns pontos que devem ser considerados ao escolher a melhor solução para cada organização, conforme sua área de atuação, habilidades da equipe e quantidade de pessoas que podem utilizar.
Quais são os pontos de atenção quando escolher uma tecnologia?
Necessidade de melhorias: é importante entender qual processo da empresa pode ter um desempenho melhor com o suporte de uma solução tecnológica e escolher por aquele que mais se adequa ao cotidiano da equipe.
Custo-benefício: após essa definição, é preciso verificar o custo-benefício da solução. Muitas vezes, algumas opções não são tão baratas no primeiro momento, mas um longo prazo se torna muito mais interessante.
Compliance: com a LGPD a todo vapor, ter uma tecnologia que esteja dentro das regras é fundamental. Dessa forma, a companhia não precisa se preocupar com nenhum problema futuro.
Armazenamento: atualmente, o armazenamento em nuvem é o mais escolhido, uma vez que permite aos usuários acessar seus arquivos em qualquer lugar e a qualquer hora. Além disso, ainda previne que se perca tudo caso dê uma pane no servidor físico.
Adaptação: ao adquirir um software novo, existe um tempo de aprendizado até que todos os funcionários saibam utilizá-lo. Essa adaptação pode fazer com que a produtividade se perca por uns dias, porém ela pode ser ainda melhor no futuro.
Suporte: procure por um fornecedor que possa lhe dar todo o suporte necessário não apenas na implantação, mas também em momentos de dificuldades técnicas e até mesmo sugestão de outras soluções que podem ser adequadas para sua empresa.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas soluções de tecnologia criativas e inovadoras focadas na gestão eficiente do espaço físico: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
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Gerentes, diretores, coordenadores, todos reunidos em uma sala para debater os próximos passos da empresa. O café demora a chegar, o bate papo paralelo rola solto e a reunião acaba sendo mais custosa e menos produtiva do que o esperado.
Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano!
Para que você mesmo possa fazer essa conta, a Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora em que é preciso apenas colocar a duração do encontro, o número de participantes e uma média salarial anual de cada um deles. A partir disso, ela te dá o valor em dólares de quanto aquele período vale para a empresa.
Além dos custos com a remuneração dos colaboradores, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra que uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R$ 7 mil reais por pessoa ao ano para uma empresa.
Como fazer com que uma reunião valha a pena?
A premissa corporativa de que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido. Por conta disso, é preciso mudar algumas atitudes para que não haja desperdício nem de um, nem do outro.
Analise a necessidade de reunir todas as pessoas em uma sala para debater determinado tema. Comunicados, solicitações e afins, mesmo que direcionados para toda a equipe, podem acontecer via e-mail sem maiores problemas.
Escolha com estratégia a pauta para esse encontro e os seus participantes para que aquele momento afastado de suas atividades habituais não impacte em sua produtividade ou em seu desempenho.
Para ter um bom resultado final, faça um checklist de tudo o que deve ser abordado e tente manter o foco para que a reunião seja mais produtiva. Dessa forma, é mais fácil sair dela com todos os pontos resolvidos.
Otimize ao máximo processos como o agendamento da sala, o convite das pessoas e até o pedido do café. Assim, o tempo dos colaboradores será utilizado única e exclusivamente para discutir os temas levantados.
E você? Já sabe quanto custa em sua empresa?
Caso ainda não tenha feito os cálculos, use as dicas acima e identifique de que forma você e os demais colegas de trabalho podem ser mais estratégicos no dia a dia, evitando o desperdício de tempo valioso.
Além disso, também pode ser uma boa oportunidade da corporação absorver novos hábitos, políticas e tecnologias para otimizar tarefas diárias, como a contratação de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando algo muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Além disso, a Wiser XP e a Condeco oferecem um estudo completo para todos aqueles que desejam conhecer e avaliar as melhores práticas de um workplace mais moderno, ágil e produtivo. O material está disponível para download.
Conta pra gente quais são as suas estratégias para fazer com que cada um desses encontros da sua equipe valha cada centavo! Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
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