A consultoria Gartner, como de costume, anunciou quais as tendências tecnológicas para 2021. Embora os pontos destacados já sejam realidade em algumas empresas, principalmente após o ano de 2020, eles devem nortear a estratégia de outras tantas. As tendências, divididas em três blocos diferentes, destacam a necessidade das empresas em demonstrar plasticidade organizacional para compor o futuro.
As nove tendências destacadas pelo Gartner são: Internet de comportamentos (Internet of Behaviors), Experiência Total (Total Experience), Privacy-enhancing computation, Distributed Cloud, Anywhere operations, Cybersecurity mesh, Intelligent composable business, Engenharia de Inteligência Artificial e Hiperautomação.
Como quem trabalha diretamente com o Workplace e as suas consequências diretas na estratégia corporativa como um todo, acho importante destacar algumas delas e explorar o tema de maneira aprofundada, principalmente para fomentar o diálogo, que é tão necessário, para imaginar o futuro do ambiente de trabalho. Então, estou dando início uma série de textos para cumprir esse objetivo e conto com a colaboração de vocês para esse diálogo.
Hoje, com a confluência do mundo digital e do mundo físico, estamos mais do que cientes de que dados sobre nós estão sendo coletados constantemente. A grande questão é que hoje, muitas vezes os dados coletados, não são combinados e usados para oferecer insights. No entanto, em 2023, eles preveem que as atividades individuais de 40% da população global serão rastreadas digitalmente para influenciar nosso comportamento.
A chamada Internet of Behavior ou Internet de Comportamentos é uma extensão da Internet das Coisas (IoT), ela utiliza como base a IoT, que coleta dados e oferece informações valiosas, e por sua vez cruza uma série de informações, que geram insights e conhecimento. A IoB pode reunir, combinar e processar dados de muitas fontes diferentes e conta com uma sofisticação cada vez maior. Vamos pensar no Workplace.
Quando falamos em hot desking, sob a ótica de Facilities, é comum em alguns escritórios existir alguns postos de trabalhos e salas de reunião com poucos agendamentos. Como a base de informação era reduzida e não integrada, realizar análises sobre o porquê isso acontecia e desenvolver estratégias para uma maior uniformidade era um desafio imenso.
Hoje, uma plataforma como a oferecida pela Wiser integrando vários pontos de dados, rastrear e relacionar informações se torna muito mais simples e intuitivo. Não só para quem realiza a gestão do ambiente, como para quem utiliza os espaços. Contudo, a IoB tem implicações éticas e principalmente de segurança. As políticas de privacidade, que variam de empresa para empresa, terão um grande impacto na adoção e escala do IoB. Como você enxerga isso acontecendo na sua empresa?
“Com a Wiser conseguimos implementar o modelo de trabalho híbrido em nossa empresa, foram 5 polos até agora e a ideia é expandir cada vez mais. Conseguimos fazer o controle de presencialidade através do software e do BI que nos foi fornecido, todo atendimento é rápido e o pessoal super solicito. Começamos a nossa jornada no segundo semestre de 2024 e esperamos que essa parceria dure muito.
O melhor software de gestão de posto de trabalho que pudemos contratar!”
“A Wiser é parceira fundamental do nosso negócio. A equipe prontamente entendeu nossas necessidades e desenhou uma solução simples e eficiente para nosso negócio. O suporte, quando necessário, supre as necessidades e todos os atendimentos foram ágeis e assertivos. A usabilidade da plataforma é simples e intuitiva. Ainda, é possível gerenciar os dados e outras demandas de maneira clara e direta no painel do administrador.”
“O software nos permitiu administrar as mais de 100 salas de reunião de nossa sede, reduzindo o risco de duplicação de reservas e respeitando o tempo de cada um dos colaboradores, como parte da convivência em nossos espaços compartilhados. Há ainda o Dashboard que nos fornece dados para a tomada de decisão!”
Em 1999, Joseph Pine e James Gilmore introduziram pela primeira vez o conceito de Economia de Experiência e hoje empresas líderes de segmento definiram que o atual elemento de diferenciação reside nesse aspecto.
As experiências sempre estiveram no cerne do entretenimento, tome a Disney como exemplo, mas a verdade é que atualmente o conceito de oferecer experiências memoráveis está criando raízes em empresas com focos completamente diferentes do seu ponto de partida. Hoje, todas as empresas, de todas as indústrias, buscam impactar seus clientes e colaboradores criando experiências positivas.
Um reflexo claro dessa busca são algumas expressões que temos ouvido constantemente ao longo dos últimos anos: Customer Experience, Employee Experience e User Experience. A questão considerada pela Gartner é que “conectar todas essas experiências diferencia uma empresa dos concorrentes de uma forma que é difícil de replicar, criando uma vantagem competitiva sustentável. Essa tendência permite que as organizações capitalizem os disruptores COVID-19, incluindo trabalho remoto, móvel, clientes virtuais e distribuído”.
A Experiencia Total, ou TX (Total Experience), busca identificar interseções de experiência do cliente, experiência do funcionário e experiência do usuário, ajudando as organizações a implantar as soluções mais impactantes.
O que isso significa no Workplace? Não é segredo para ninguém que qualquer pessoa que entrar em qualquer escritório terá uma compreensão imediata, mesmo que inconsciente, da situação atual da sua empresa, sua cultura, prioridades e valores.
Com o COVID, temos um elemento importante a ser considerado: workplace é híbrido. Se o workplace é híbrido, isso significa um blend entre o físico e o digital. Agora eu te pergunto: considerando o novo significado de workplace, o que você tem comunicado para as pessoas que entram em contato com a sua organização? Você tem demonstrado capacidade gerencial sob seus colaboradores nesse novo formato de trabalho? Você tem oferecido uma interface simples para que seus colaboradores possam navegar? Você tem sido fiel aos valores que deseja demonstrar?
A Wiser XP com a suas soluções de software, oferece total capacidade de trabalhar todos os aspectos da TX. São feitos investimentos consideráveis anualmente na plataforma para melhorar nossa UX para que você entregue a melhor experiência para seus colaboradores. Empresas são feitas de pessoas e para pessoas, se queremos chegar no próximo patamar, precisamos levar em consideração nossa principal força motriz. Não importa se o seu negócio seja B2B ou B2C, nós queremos ajudar.
“Com a Wiser conseguimos implementar o modelo de trabalho híbrido em nossa empresa, foram 5 polos até agora e a ideia é expandir cada vez mais. Conseguimos fazer o controle de presencialidade através do software e do BI que nos foi fornecido, todo atendimento é rápido e o pessoal super solicito. Começamos a nossa jornada no segundo semestre de 2024 e esperamos que essa parceria dure muito.
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“A Wiser é parceira fundamental do nosso negócio. A equipe prontamente entendeu nossas necessidades e desenhou uma solução simples e eficiente para nosso negócio. O suporte, quando necessário, supre as necessidades e todos os atendimentos foram ágeis e assertivos. A usabilidade da plataforma é simples e intuitiva. Ainda, é possível gerenciar os dados e outras demandas de maneira clara e direta no painel do administrador.”
“O software nos permitiu administrar as mais de 100 salas de reunião de nossa sede, reduzindo o risco de duplicação de reservas e respeitando o tempo de cada um dos colaboradores, como parte da convivência em nossos espaços compartilhados. Há ainda o Dashboard que nos fornece dados para a tomada de decisão!”
A Gartner acredita que até 2025, metade das grandes organizações implementará “computação de aprimoramento de privacidade” para processamento de dados em ambientes não confiáveis. Ainda de acordo com a Gartner a computação de aprimoramento de privacidade apresenta três tecnologias que protegem os dados enquanto eles estão sendo usados.
Um ambiente confiável no qual dados confidenciais podem ser processados ou analisados;
Processamento e análise de dados de forma descentralizada;
Criptografa dados e algoritmos antes do processamento ou análise.
O papel em evolução dessas tecnologias, é garantir que, quando tivermos bons motivos e os fundamentos legais e éticos para acessar e usar os dados, possamos fazê-lo ao mesmo tempo em que protegemos esses dados e os indivíduos e organizações com os quais se relacionam. Embora a Gartner identifique isso como uma tendência para 2021, pesquisadores de segurança da informação e outros já exploram esse aspecto há algum tempo.
Pessoalmente, eu acredito que o desejo de privacidade não seja uma tendência passageira, seja qual área for, devemos estar prontos para trabalhar em um mundo que prioriza a segurança e privacidade dos dados.
Em uma pesquisa conduzida de forma pelo Ponemon Institute, que buscava entender melhor como as organizações passam pela transformação digital enquanto lutam com o impacto organizacional de cumprir regulamentos de privacidade, descobriu-se que 53% dos entrevistados nos EUA e 60% na UE não estão confiantes de que sua organização atende atualmente aos requisitos de privacidade e proteção de dados. Essa falta de confiança tinha como causa o fato de a maior parte das organizações não examinar os softwares baseado em nuvem para requisitos de privacidade e segurança de dados antes da implantação.
Pensando no Workplace, que agora é híbrido, e nos sistemas de agendamento de postos de trabalho (SaaS), é fundamental informar-se de maneira profunda sobre como esses aplicativos lidam com a segurança dos seus dados. Por mais que não sejam críticos, é fundamental saber sobre qual sistema de nuvem a aplicação opera, como funciona o tráfego de dados e se existe compliance com o LGPD. Embora pareça algo relativamente simples, nem sempre existe a atenção devida em algumas contratações e caso a solução de sua escolha não utilize as tecnologias adequadas, você pode estar expondo sua organização.
As soluções trabalhadas pela Wiser XP foram desenvolvidas com alto investimentos em critérios de segurança da informação, compliance e LGPD atendendo os mais altos padrões da indústria para minimizar o risco de um invasor conseguir acessar os dados de nossos clientes. Operamos processos rígidos de controle de acesso para garantir que os dados do cliente não sejam comprometidos ou contaminados. Em parceria com o Microsoft Azure, nossos controles de segurança de informações baseados em risco e estrutura de conformidade são certificados de acordo com os padrões ISO27001: 2013 e garantem que nosso serviço atenda aos nossos compromissos enquanto ajuda os clientes a cumprir seus complexos requisitos de conformidade. O Microsoft Azure emprega controles rígidos e protocolos de auditoria para limitar o acesso aos dados dos clientes. Todos os dados gravados na plataforma de armazenamento do Azure são criptografados por meio de criptografia de nível AES de 256 bits usando a tecnologia TDE em repouso e em processo. Todos os dados em trânsito são criptografados por meio de certificados HTTPS em trânsito. Os dados só podem ser descriptografados por meio da chave do MS Azure armazenada no cofre do MS Azure. Opcionalmente, ‘Traga sua própria chave’ também é compatível, quando um cliente pode fornecer uma chave do MS Azure para usar para criptografar o banco de dados Condeco.
Independentemente da sua área de atuação, todos devemos estar prontos para trabalhar em um mundo que prioriza a segurança e privacidade dos dados, e buscar o mínimo de conhecimento sobre o tema. Pouca preocupação com essas questões pode levar a repercussões significativas de longo prazo. Mesmo que aparentemente seu departamento não trabalhe com dados sensíveis, uma empresa que deseja manter a confiança de seus vários stakeholders e ter sucesso como negócio, SEMPRE deve demonstrar um compromisso legítimo com a segurança cibernética.
“Com a Wiser conseguimos implementar o modelo de trabalho híbrido em nossa empresa, foram 5 polos até agora e a ideia é expandir cada vez mais. Conseguimos fazer o controle de presencialidade através do software e do BI que nos foi fornecido, todo atendimento é rápido e o pessoal super solicito. Começamos a nossa jornada no segundo semestre de 2024 e esperamos que essa parceria dure muito.
O melhor software de gestão de posto de trabalho que pudemos contratar!”
“A Wiser é parceira fundamental do nosso negócio. A equipe prontamente entendeu nossas necessidades e desenhou uma solução simples e eficiente para nosso negócio. O suporte, quando necessário, supre as necessidades e todos os atendimentos foram ágeis e assertivos. A usabilidade da plataforma é simples e intuitiva. Ainda, é possível gerenciar os dados e outras demandas de maneira clara e direta no painel do administrador.”
“O software nos permitiu administrar as mais de 100 salas de reunião de nossa sede, reduzindo o risco de duplicação de reservas e respeitando o tempo de cada um dos colaboradores, como parte da convivência em nossos espaços compartilhados. Há ainda o Dashboard que nos fornece dados para a tomada de decisão!”
A duração média de uma reunião aumentou 10% nos últimos 15 anos, agora costuma durar entre 31 e 60 minutos. Os Estados Unidos realizam aproximadamente 11 milhões de reuniões por dia, o que equivale a 55 milhões de reuniões por semana e 220 milhões de reuniões por ano.
No Reino Unido, por exemplo, é relatado que o funcionário médio podepassar quase 13 dias úteis por ano em reuniões. É seguro dizer que o local de trabalho dos dias de hoje está louco, e isso não é necessariamente uma coisa boa. Não é segredo que grande parte da força de trabalho contemporânea está cansada de reuniões que tomam conta de suas vidas – de acordo com uma pesquisa do Crowne Plaza Hotel and Resorts:
Um em cada 10 trabalhadores admite fingir que perdeu a hora ou a data da reunião e um em cada 20 confessou até fingir doença para evitar uma reunião por completo.
As reuniões evoluíram para se tornar, aos olhos de muitas pessoas, desnecessárias e improdutivas, o que deu origem a um problema completamente diferente: no-show em salas de reunião.
Pode parecer simples, e talvez não seja um grande problema, mas quando você analisa mais detalhadamente o custo real da administração de salas de reunião em uma empresa, pode ver o impacto que os no-shows têm sobre os custos imobiliários e os níveis de produtividade dos funcionários.
Embora muitos de nós sintam que temos muitas reuniões em geral, ainda estamos lutando para encontrar um espaço adequado para reuniões: 40% dos funcionários passam até três semanas por ano apenas procurando por uma sala de reuniões, e muitas vezes são obrigados a caminhar pelo escritório em círculos, procurando áreas em potencial para realizar suas reuniões, de última hora. Não é uma imagem muito organizada ou profissional, mas inevitável para muitos.
No entanto, compare esse número com a média global de utilização da sala de reuniões em apenas 35% e você pode ver dois problemas separados começando a surgir. Estamos todos lutando para reservar uma sala de reunião, mas não estamos usando nossas salas de reunião existentes corretamente. Por quê? Bem, acontece que a taxa média de não comparência (no-show) na sala de reunião é de 40%.
Além disso, apenas 13% das empresas mantêm relatórios sobre o não comparecimento na sala de reuniões. Portanto, um número esmagador de trabalhadores não tem espaço para realizar uma reunião, quando é provável que haja uma sala de reunião vazia, reservada, mas que não esteja sendo usada, bem na nossa frente … e ninguém para denunciá-la. Que enigma! E um enigma caro, com mais de 1 milhão de dólares perdidos por ano por empresas que não realizam reuniões importantes.
O que podemos fazer?
A tecnologia é a resposta. O uso de software especializado para salas de reuniões pode eliminar automaticamente a necessidade de funcionários percorrerem os corredores, em busca desse espaço. Além disso, há o bônus adicional de funções de relatório, ajudando a força manter-se no topo das áreas disponíveis e permitindo que os membros seniores da equipe fiquem de olho nas taxas gerais de utilização, fazendo alterações sempre que necessário.
O próprio sistema de reservas de salas de reuniões da Condeco também possui o útil recurso bump automático, que é mais do que apenas um nome bonito! Essa função simples e poderosa significa que as salas de reunião podem ser liberadas automaticamente, se os participantes não aparecerem na sala de reunião designada dentro de um determinado período de tempo (geralmente 15 minutos após o início da reserva).
No geral, se você deseja que sua empresa otimize o sistema de reservas de salas de reuniões e torne a experiência da sala de reuniões mais positiva para todos, o software de reserva de salas é essencial. A sala de reunião, muitas vezes esquecida, pode ser a chave para aumentar seus níveis de produtividade e ajudar a reduzir custos, se gerenciada adequadamente por tecnologia adaptada ao trabalho.
Assista ao webinar realizado pela Condeco, empresa representada no Brasil pela Wiser XP, “O custo de no-show em reuniões”
