Não há dúvida de que o Coronavírus vai acelerar a transição das empresas para o trabalho remoto. O diretor do Centro Nacional de Imunização e Doenças Respiratórias dos Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) já está pedindo às empresas dos EUA que se preparem para o “distanciamento social”, incluindo o cancelamento de reuniões pessoais e a colaboração de colaboradores em casa. As grandes empresas estão recomendando que seu pessoal trabalhe em casa para evitar o impacto potencialmente devastador de colaboradores doentes que infectam seus colegas. Segundo o Business Insider, “À medida que o vírus COVID-19 se espalha por outras partes da Ásia, Europa e Oriente Médio, empresas como Microsoft, Hitachi e Chevron estão pedindo aos seus colaboradores que trabalhem remotamente como uma medida contra a doença que se espalha rapidamente. ”
Para a maioria dos colaboradores, ser solicitado a trabalhar em casa não parece um sacrifício segundo o FlexJobs, 97% dos trabalhadores dizem que um trabalho com flexibilidade – como opções remotas de trabalho – teria um impacto positivo em sua qualidade de vida geral. Um estudo da Owl Labs 2019 sobre trabalhadores remotos destaca como o trabalho remoto é desejável. Considere estas estatísticas:
83% dos participantes da pesquisa concordaram que a capacidade de trabalhar remotamente os tornaria mais felizes.
81% concordaram que a capacidade de trabalhar remotamente aumentaria a probabilidade de recomendar sua empresa a um amigo.
74% concordaram que a capacidade de trabalhar remotamente os tornaria menos propensos a deixar o empregador.
34% aceitariam um corte salarial de até 5% e 24% disseram que aceitariam um corte salarial de até 10% para trabalhar remotamente.
Além desses benefícios, as empresas também podem economizar nas despesas gerais com imóveis caros, que geralmente são um dos custos fixos mais altos que uma empresa incorre.
Apesar dessas vantagens para colaboradores e empregadores, há desafios inerentes quando você não é colocado junto às pessoas com quem trabalha regularmente.
Trabalhar em casa pode parecer estranho para quem viaja para torres de vidro e complexos de escritórios todos os dias da semana. À medida que o trabalho remoto se torna a resposta para prevenir ou minimizar os surtos de vírus em toda a empresa, como os colaboradores podem permanecer conectados, engajados e produtivos? E como eles podem continuar construindo suas marcas pessoais quando os bate-papos cara a cara são limitados?
Os obstáculos para os trabalhadores remotos geralmente se concentram na comunicação e interação. De acordo com o Owl Labs, que produz equipamentos para vídeo conferências inteligentes, os desafios para os colaboradores remotos incluem ser discutidos durante reuniões virtuais e questões de TI que afetam as reuniões, além de não poder interromper o compartilhamento de conteúdo relevante. As sessões de brainstorming são o tipo mais desafiador de reuniões a serem seguidas e participadas ao trabalhar remotamente. E para muitos, o elemento social do trabalho desaparece quando você fica isolado no escritório em casa ou na sala de estar apenas com o iPhone e o laptop.
Tricia Sciortino, CEO da BELAY, diz que as empresas estão vendo o impacto positivo do trabalho remoto sobre a produtividade, a satisfação dos colaboradores e os resultados de suas organizações, mas os principais elementos precisam estar em vigor: “A comunicação é o indicador final do sucesso quando se trata para uma equipe, seja em um ambiente remoto ou de escritório. No entanto, nem sempre é fácil cultivar a comunicação aberta à distância. Uma maneira de gerenciar isso é usar uma plataforma dedicada ou ferramentas de comunicação interna como Slack ou Microsoft Teams. Isso ajuda a reduzir o isolamento e mantém um diálogo saudável em jogo.”
Para manter sua força de trabalho produtiva, ela recomenda “oferecer comunicação aberta e um ambiente de trabalho flexível. Além disso, determinar a tecnologia, as prioridades e os processos de racionalização adequados também se mostram indispensável para uma organização que procura aumentar a produtividade. Esses componentes podem permitir uma colaboração aprimorada da equipe, para que os líderes possam entender melhor o desempenho de seus colaboradores e, surpreendentemente, criar experiências sociais, por meio de ferramentas de comunicação aprimoradas, que promovam a cultura da empresa.”
Lynda Lowe, diretora de marketing do grupo da Condeco Software, representada pela Wiser XP no Brasil, especializada em gerenciamento de espaço de trabalho, observa que “as novas tecnologias permitiram às empresas oferecer flexibilidade aos colaboradores, e isso significa que, mesmo em meio a uma crise global, as empresas podem continuar produtivamente com recursos limitados. As ameaças aos negócios vêm de muitas áreas, mas as empresas que já usam a tecnologia para maximizar sua produtividade, incluindo a capacidade de se reunir em uma videoconferencia ou reservar estações de trabalho, ou salas de reunião de forma remota, acharão mais simples esta disrupção tecnológica.”
Com o vírus continuando a se espalhar para fora da Ásia e uma vacina potencialmente a um ano de distância, é provável que as empresas sigam os conselhos do CDC e recomendem ou mesmo mandem trabalho remoto. Isso significa que os líderes corporativos precisam se preparar e ao seu pessoal para essa maneira diferente de trabalhar, e isso pode se estender além da duração do vírus. O COVID-19 pode ser o catalisador para tornar o trabalho remoto a norma.
As empresas que investem o tempo agora produzirão os melhores resultados a longo prazo, quando trabalhar em um escritório se tornar uma relíquia do passado.
O termo gerenciamento de instalações , foi inventado nos EUA em 1960, para nomear os responsáveis pela gestão de facilities , ou seja, por um setor diverso com fim de garantir uma funcionalidade de organização e qualidade de vida dos funcionários.
Em seguida, começou a ter um olhar mais estratégico para redução de custos e aumento de eficiência energética, hidráulica e sustentável. Atualmente, a capacidade de atrelar esses conceitos é um aumento da saúde e bem-estar dos funcionários e, com isso, está evoluindo para agregar RH e TI.
Por que essa evolução profissional foi criada ou carregada pelo Chief Workplace Officer (CWO) e fez com que uma das principais instituições de instalações mudasse seu nome de Gerente do Instituto Britânico de Instalações (BIFM) para Instituto de Gerente do Local de Trabalho e Instalações (IWFM). No Brasil, acordo com a Associação Brasileira de Instalações (ABRAFAC), uma área movimenta mais de R $ 100 bilhões e emprega por volta de 1,3 milhão de pessoas.
Como incorporar uma gestão de facilities de forma eficiente?
Assim como em outras áreas, é preciso que os profissionais tenham um planejamento estratégico e financeiro e que estejam alinhados com a empresa restante.
Além disso, esta área deve estar sempre com o olho na equipe, analisando como reais requisitos dos trabalhadores e os pontos que podem ser exibidos. Mais que isso, é imprescindível que permita a abertura para sugerir melhorias aos seus superiores, pois é impactado diretamente na organização.
Ter um planejamento anual é uma ótima estratégia e permite que o orçamento do departamento não saia muito do esperado. Contudo, podem ocorrer algumas eventualidades. Para evitar, uma boa saída é fazer manutenções preventivas em equipamentos ou até antecipar demandas. Se você já sabe que aquele ar-condicionado está com problemas, por que esperar um pouco mais para chamar um técnico?
Atualmente, muitas soluções tecnológicas estão surgindo apenas para auxiliar na gestão de facilities. A ideia de que essas ferramentas podem ser usadas para processos automatizados e otimizar o desempenho das pessoas, dando-lhes o tempo para refletir mais sobre o trabalho e menos sobre as normas que devem seguir.
Gerenciamento eficiente do espaço físico
Recentemente chegou ao Brasil duas tecnologias e inovadoras focadas no gerenciamento eficiente do espaço físico, que podem ser muito úteis para a gestão de facilities e são oferecidas pelo Wiser XP : uma voltada para salas de reunião e outra para estações de trabalho. Essas tecnologias já são utilizadas por empresas como Disney, GE, EY, L’oreal, Nestlé, T-System, entre outras .
O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
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A digitalização não é uma opção para as empresas e sim uma obrigação. Essa percepção decorre dos dados extraídos da pesquisa de 2018 “IT Transformation Maturity Curve” realizada pela ESG (Enterprise Strategy Group) para executivos de todo o mundo. Segundo a pesquisa, 96% das empresas estão imersas em algum tipo de processo de transformação digital. Da mesma forma, 81% dos pesquisados consideram que as empresas que não se digitalizarem deixarão de ser competitivas.
Em termos de investimento, a consultoria International Data Corporation (IDC) previu que em 2022 os gastos globais para transformação digital serão de quase U$ 2 trilhões. No entanto, para ser uma mudança estratégica de sucesso, as corporações precisam que os líderes, funcionários de diversas áreas e a equipe de TI tenham uma mentalidade colaborativa para compreender os gaps e oportunidades.
Trabalhando apenas 4 dias por semana
Um exemplo de um processo de transformação digital colaborativa foi no escritório da Microsoft no Japão. Lá foi realizado um experimento em que a jornada de trabalho fosse de quatro dias e as reuniões tivessem duração máxima de meia hora, incentivando que os trabalhadores se comunicassem remotamente. Isso aumentou a produtividade em 40% e diminuiu as despesas com impressões em 58,7% e de eletricidade em 23%.
Como ter cultura colaborativa com a transformação digital?
Promova a integração: para que o time não sofra tanto com a nova dinâmica de integração de ferramentas tecnológicas, é importante encontrar uma forma de integrar as áreas e os profissionais. Faça reuniões em que todos possam expor como suas demandas podem ser otimizadas. Desta forma, dois setores que parecem distintos, como RH e TI, podem encontrar um meio para andar de mãos dadas.
Definir o verdadeiro foco: atualmente existem milhares de aplicativos e devices tecnológicos. Importante é saber não implementar uma tecnologia apenas pelo hype dela e sim pelo objetivo determinado. A tecnologia deve ser utilizada como uma ferramenta para melhorar a qualidade, produtividade e eficiência dos colaboradores. Diminuindo, por exemplo, o tempo de procura de uma estação de trabalho em escritórios flexíveis, oferecendo aplicativos e hardwares de reserva, simples, visuais e user friendly.
Ferramentas específicas: esqueça as plataformas tecnológicas genéricas e os testes com Inteligência Artificial. Cada vez mais os profissionais utilizam programas que impulsionam melhorias especializadas nos negócios e que promovem a transparência e a empatia com os clientes.
Foco na operação: enquanto muitas organizações estão preocupadas em ter a melhor tecnologia do mercado, o melhor é ter em mente se as mudanças estão auxiliando na operação. Otimizar o tempo daqueles que trabalham neste setor é primordial para ter consumidores satisfeitos e aumentar a produtividade.
Gestão do workplace
Para auxiliar na transformação digital da empresa e fazer com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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Uma das chaves para uma empresa que apresenta bons resultados é o desempenho de sua equipe. Isso é porque são as pessoas as principais responsáveis pela execução das demandas. Por essa razão, a motivação dos colaboradores é algo que merece muita atenção dos empreendedores, gestores e setor de RH.
Segundo uma pesquisa feita pela Gallup, consultoria global focada no ambiente corporativo, ou ganho em reprodutor pode ser até 12% maior quando profissionais qualificados motivados. No entanto, isso não é algo simples e fácil de realizar, uma vez que cada um tem suas expectativas, projeções e exigências.
Para ações mais efetivas, é importante que o RH faça um estudo dos funcionários e ambientes da empresa e entenda quais atitudes e mudanças podem trazer mais qualidade de vida para as pessoas satisfeitas. Conheça cinco formas que fazem toda a diferença pelo seu tempo no cotidiano corporativo.
Como dar mais motivação aos funcionários?
Reconhecimento profissional: para muitos colaboradores, o reconhecimento de seu desempenho nas funções que exercem é de extrema importância. Afinal, saber o quanto de contribuição para uma empresa e como está sendo desenvolvido é gratificante.
O reconhecimento também deve acontecer financeiramente com um aumento ou bônus salarial, uma vez que é um ponto bastante relevante. Em uma pesquisa realizada pelo Love Monday, site de avaliação de empresas, uma insatisfação com o salário ficou no primeiro lugar como o aspecto que mais incomoda como pessoas.
Dê feedbacks : como devolutivas são formas genuínas de reconhecer os talentos, os resultados e como condutas. Os líderes devem usar as próximas sessões de sua equipe com o intuito de orientar, ensinar, aprender e valorizar os indivíduos. No entanto, o ideal é que eles se conectem de forma a não exportar ninguém.
Já os elogios podem ser feitos na presença dos demais, de forma específica e deixando claros os motivos pelos quais a pessoa está recebendo a congratulação. Isso demonstra respeito, coerência e é uma boa forma de indicar aos outros colaboradores os caminhos que podem ser seguidos para ter o mesmo reconhecimento.
Oportunidades: a motivação também aparece a partir das oportunidades criadas ou pensadas para os profissionais. Todos querem ter a chance de aprender, ampliar os conhecimentos e experiências e ser bem sucedido. Por isso, empresas com planos de carreira são mais procuradas, uma vez que dão mais perspectivas de futuro e crescimento.
Treinamento e desenvolvimento: dar a oportunidade dos funcionários fazerem treinamentos e cursos de aperfeiçoamento e capacitação é uma forma de reconhecer o valor deles e incentivar a atualização profissional. Isso não só os desenvolve, como também permite que a empresa tenha equipes mais capacitadas e dispostas a retribuir os investimentos com um desempenho melhor.
Ambiente agradável: por passar a maior parte do dia no trabalho, é preciso que as pessoas se sintam confortáveis onde estão. Além de investir em um layout que atenda às demandas de serviço, é essencial cuidar da qualidade do clima organizacional e proporcionar um espaço construtivo, salubre e que favoreça o aumento de motivação, engajamento e produtividade.
De que forma a Wiser XP pode ajudar?
Para auxiliar um RH mais estratégico e que faz com que os colaboradores deixem de ter rotinas robotizadas para dar espaço para a criatividade, a Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias voltadas para a gestão de espaço corporativo.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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Uma das maiores preocupações atuais dos usuários da Internet é a relação dos dados pessoais que são coletados e armazenados nos servidores das empresas dos mais diversos setores.
Por isso surgiu a Lei Geral de Proteção de Dados ( LGPD ), que define regras rígidas relacionadas à gestão de dados, sejam elas já existentes ou novos. O objetivo é garantir a privacidade dos indivíduos, a segurança jurídica, a transparência, o consentimento e a adequação dos dados fornecidos e coletados.
A partir de agosto de 2020, como corporações que só podem coletar, armazenar ou tratar informações de pessoas, empresas ou instituições públicas com permissão de titulares de dados. Além disso, as exigências para quem processa esses registros, formas de fiscalização e até eventuais reparos em caso de abuso na prática.
Quais são os principais impactos do LGDP na sua empresa?
Aspectos jurídicos: é importante que as empresas revisem seus contratos e termos de uso, deixando-os bem claros para seus consumidores, usuários ou parceiros cada uma das informações que serão coletadas e arquivadas para aqueles que possam estar envolvidos no momento da contratação ou uso.
Para esse recurso, é necessário que um especialista jurídico seja acionado para que esse processo seja feito de forma impecável. Afinal, essas práticas devem fazer parte do dia da empresa e precisam estar de acordo com uma nova lei.
Segurança: um dos pilares fundamentais, como configurações necessárias para suas plataformas, servidores e equipamentos contra possíveis invasões. Isso pode significar uma reestruturação dos sistemas e a necessidade de promover treinamentos para uma equipe.
O ideal é contratar profissionais de segurança digital para todas as medidas protetivas, práticas ou técnicas, sejam capturadas, uma vez que elas executam o tempo, a preparação e o investimento para estar em vigor.
Comunicação interna: esse processo de adequação envolve todos os setores de uma empresa. Por isso, é preciso contar que há uma comunicação interna transparente e fluida.
Em conjunto, os colaboradores rastreados alinham processos da área comercial, recursos humanos, conformidade, marketing, TI, jurídico, entre outros. Isso contribui para o aprimoramento do processo de implantação das novas normas de conduta.
Punições: um LGPD impõe diversas penalidades para quem infringir as regras. Elas podem variar uma publicidade simples, que determinam dados para correção da irregularidade, até 2% do faturamento líquido da empresa.
Também existe a possibilidade da sanção ser a divulgação da irregularidade ao público após uma investigação e o bloqueio e retirada dos dados pessoais do sistema da organização.
Qual o impacto destas normas para a Wiser XP?
Ciente da importância da adequação com a LGPD para todas as empresas, a Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias completamente seguras e dentro dos padrões previstos pela lei.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados. O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
Os termos de uso de ambas plataformas deixam claro que todas as informações coletadas por elas serão usados em mudanças estratégicas para a empresa contratante, garantindo ao usuário a proteção de seus dados pessoais.
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Fazer a gestão de um ambiente corporativo não é tarefa fácil e, muitas vezes, tende a desgastar a relação do profissional de facilities com os demais colaboradores. Para que isso não se torne um problema, é importante entender o conceito de workplace management.
A gestão do espaço de trabalho é mais que ficar atento ao ar-condicionado, a lâmpada que precisa ser trocada, etc. Ela foi criada para promover melhorias no local a fim de aprimorar a experiência do funcionário. Porém, deve ser feita de forma inteligente para que possa sanar também as dores dos empreendedores.
Dessa forma, é preciso analisar diversos fatores, como a dinâmica da equipe, a modernização dos processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas estratégias em informações reais e observações vindas do time e dos gestores.
Quer saber mais sobre esse tema? Confira abaixo porque fazer uma gestão eficiente do seu local de trabalho é importante para o dia a dia e quais ferramentas podem ajudar nessa missão.
A importância do workplace management
Não adianta realizar uma grande reforma na empresa se as principais necessidades dos colaboradores não forem atendidas. Os gastos podem ser exorbitantes e o retorno pode não ser o esperado.
Primeiramente, antes de ser descolado ou inovador, é preciso garantir que a equipe tenha o básico para trabalhar, como os equipamentos que necessita, sistemas eficientes e iluminação e temperatura agradáveis.
Também é necessário entender que cada local tem um funcionamento único e deve ser analisado com base em sua jornada de uso. Para isso, observe a integração dos colaboradores, de que forma eles se agrupam mais confortavelmente e como preferem trabalhar, e procure investir nisso.
Outro fator importante é a rotatividade das pessoas no escritório. Entenda a real necessidade para estações de trabalhos e em quais condições a equipe pode realizar home office, por exemplo. Isso auxilia não só no workplace management mas também na redução de custos.
Ter um bom clima organizacional e promover o espírito colaborativo e o diálogo entre funcionários e gestores contribuem para que o cotidiano corporativo seja mais agradável e acolhedor. Tudo isso permite que os colaboradores sejam mais produtivos e a empresa tenha um bom desempenho financeiro.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na workplace management: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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