Escritórios 4.0: tecnologia, eficiência e experiência do usuário

Escritórios 4.0: tecnologia, eficiência e experiência do usuário

A todo momento estão chegando inovações aos ambientes corporativos, sejam elas digitais, físicas ou culturais. Esse movimento fortaleceu o surgimento dos workplaces ou escritórios 4.0, que são locais utilizados de formas eficiente, gerando maior produtividade, inovação, redução de custos, além de se preocupar com a jornada e experiência dos usuários.

A modernização desses espaços permite que os funcionários tenham maior flexibilidade no trabalho sem que os gestores de facilities deixem de ter o controle sobre os ambientes empresariais graças a geração automática e constante de dados de forma que a gestão seja cada vez mais eficiente. Não só os horários podem ser acordados de forma diferenciada, mas também o local de trabalho, com estações flexíveis, home office ou as vezes até coworking parceiros.

Como aplicar os conceitos de escritórios 4.0 em estações de trabalho?

Uma das formas de modernizar o ambiente da sua companhia é transformar suas estações de trabalho fixas em baias flexíveis. Com uma análise das reais necessidades da sua equipe, a empresa pode reduzir os gastos em aproximadamente 25% por colaborador ao ano.

Você sabe calcular quanto custa uma estação de trabalho na sua empresa? Na região da Avenida Faria Lima, área predominantemente comercial de São Paulo, por exemplo, uma mesa fixa pode custar aproximadamente R$ 2,7 mil por mês (R$ 32 mil ao ano) para uma empresa, conforme os dados da ferramenta da Cushman & Wakefield. Saiba mais aqui.

Para a equipe, as baias flexíveis dão mais autonomia, atenuam as diferenças hierárquicas (favorecendo a ideia de igualdade e de importância de todos os funcionários), melhoram a experiência geral ao oferecer mais espaços compartilhados e liberdade de escolha em seu local de trabalho.

Além de favorecer uma redução de custos, elas também melhoram a experiência geral e, aliadas a um software de análise de usos, a estratégia de escritórios 4.0 pode diminuir a quantidade de estações sem mexer no número de colaboradores ou, aumentar o número de colaboradores sem mexer na quantidade de estações de trabalho, usando o espaço de forma mais eficiente.

Recentemente chegou ao Brasil, por meio da Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que é extremamente útil para os setores de TI, RH e Facilities.

A solução fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Além disso, ainda disponibiliza um relatório completo das reservas das estações, permitindo que os setores responsáveis monitorem o uso do espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.

A Oktra, empresa líder em design e construção de escritórios em Londres, teve um crescimento de 39% no seu quadro de funcionários utilizando o mesmo espaço. Isso só foi possível por conta da nossa solução de gerenciamento de estações de trabalho sugeridas pela Condeco, nossa fornecedora.

 

Quer saber mais sobre esse case? Clique aqui e confira.

E no caso das salas de reunião? Como utilizar?

Outra forma de fazer com que seu ambiente corporativo seja mais eficiente, transformando-o em escritórios 4.0, é focar no gerenciamento de salas de reunião. Estes locais destinados a momentos estratégicos podem ter um gasto muito alto caso não sejam bem utilizados para a equipe.

Quem nunca passou pela situação de ter uma reunião importante agendada e quando chega na sala reservada, há pessoas utilizando? Ou então está no meio de uma reunião importante e alguém entra sem bater achando que a sala está vazia? O que falar dos no-shows quando a sala está reservada mas ninguém está lá e você tem que fazer sua reunião de última hora na área do café do seu escritório?

Segundo pesquisa da Condeco, uma sala de reunião custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e em média cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (por volta de 36% das cadeiras ocupadas). Para que isso não aconteça, é possível, utilizando hardwares e softwares específicos, gerir estes espaços de forma mais eficiente, diminuindo a fricção das informações, melhorando a experiência dos usuários.

A Wiser XP também tem um software focado para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.

 

Quer saber mais sobre esse case? Clique aqui e confira.

 

Entendeu formas de aplicar esses conceitos na sua empresa?

Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.

 

Agora que você já sabe mais sobre escritórios 4.0, seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça a importância de ter um workplace management mais eficiente.

Você sabe calcular quanto custa uma estação de trabalho na sua empresa?

Você sabe calcular quanto custa uma estação de trabalho na sua empresa?

Já parou para pensar em quanto você gasta manter seu colaborador na tabela fixa e quanto economiza promovendo a mobilidade da estação de trabalho ? Nós fizemos esse levantamento, assim como já fizemos sobre salas de reunião , para que possamos analisar com mais propriedade e comparar com seus custos.

Na região da Avenida Faria Lima, área predominantemente comercial de São Paulo, por exemplo, uma mesa fixa pode custar aproximadamente R $ 2,7 mil por mês (R $ 32 mil ao ano) para uma empresa, conforme os dados da ferramenta da Cushman & Wakefield .

Esse levantamento também mostra que, ao realizar uma gestão eficiente, é possível economizar quase 25% por colaborador ao ano. Com uma análise das reais necessárias para sua equipe, uma empresa consegue melhorar a experiência geral, oferecendo mais espaços compartilhados e mais liberdade de escolha no seu local de trabalho.

Para fazer uma gestão eficiente no local de trabalho , é preciso analisar diversos fatores, como a equipe, uma modernização de processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas análises em informações reais e recomendações de hora e dos gestores. Um Exemplo Prático para ISSO seria o Uso de baías Flexíveis, that atrelado a hum software de Análise de OSU, PODE Diminuir  a Quantidade d e Estações sem mexer nenhum Número de Colaboradores . 

A Sodexo , empresa líder em gestão de serviços focada na qualidade de vida, conseguiu diminuir seus custos em R $ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pelo Wiser XP no local de trabalho que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.

5 benefícios da estação de trabalho ser flexível

1 – Liberdade: ao dar autonomia para que o colaborador escolha onde deseja se sentar naquele dia ou até mesmo a possibilidade de realizar home office , uma companhia demonstra confiança em seu desempenho. Dessa forma, ele se sente mais seguro e mais confortável, caso precise remanejar horários para resolver outras demandas, por exemplo.

2 – Inovação: a modernização dos escritórios já é uma realidade, principalmente nas grandes empresas como a Microsoft, que já estão usando esta estratégia em seus ambientes corporativos. Além de abolir as tabelas selecionadas, também investe em espaços abertos que podem ser usados ​​para trabalhar.

3 – Igualdade: ao retirar uma estação de trabalho fixa, todos podem realizar suas funções de qualquer posto. Sendo assim, como diferenças hierárquicas são atenuadas, favorecendo a idéia de importância de todos os funcionários.

4 – Integração: hoje, um colaborador pode sentar aqui, amanhã, nenhum outro dia. Com isso, uma relação entre eles vai se estreitar e facilitar que todos tenham a oportunidade de conhecer. Isso não é apenas uma amizade, como também o espírito colaborativo do ambiente.

5 – Redução de custos: normalmente, ao escolher um local para organização de organização, não pensa em total de funcionários. No entanto, com uma análise simples de quantos realmente são necessários uma estação e quantos podem dividir a mesma, é possível colocar um sistema de rotatividade, acomodar todos e diminuir os gastos.

Gerenciamento eficiente do espaço físico

Chegou recentemente ao Brasil por meio do Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento de espaços físicos e voltados para estações de trabalho que são muito úteis para os setores de TI, RH e instalações.

Uma solução de ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.

Além disso, ainda é disponibilizado um relatório completo das reservas de estações que permitem que os setores monitorados ou usem o espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.

Gostou do post? Já calculou quando está custando cada estação de trabalho na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com as pessoas sobre o assunto!

Workplace management: entenda o que é e qual a sua importância na empresa

Workplace management: entenda o que é e qual a sua importância na empresa

Fazer a gestão de um ambiente corporativo não é tarefa fácil e, muitas vezes, tende a desgastar a relação do profissional de facilities com os demais colaboradores. Para que isso não se torne um problema, é importante entender o conceito de workplace management.

A gestão do espaço de trabalho é mais que ficar atento ao ar-condicionado, a lâmpada que precisa ser trocada, etc. Ela foi criada para promover melhorias no local a fim de aprimorar a experiência do funcionário. Porém, deve ser feita de forma inteligente para que possa sanar também as dores dos empreendedores.

Dessa forma, é preciso analisar diversos fatores, como a dinâmica da equipe, a modernização dos processos e atividades, layout, entre outros, e basear suas estratégias em informações reais e observações vindas do time e dos gestores.

Quer saber mais sobre esse tema? Confira abaixo porque fazer uma gestão eficiente do seu local de trabalho é importante para o dia a dia e quais ferramentas podem ajudar nessa missão.

A importância do workplace management

Não adianta realizar uma grande reforma na empresa se as principais necessidades dos colaboradores não forem atendidas. Os gastos podem ser exorbitantes e o retorno pode não ser o esperado.

Primeiramente, antes de ser descolado ou inovador, é preciso garantir que a equipe tenha o básico para trabalhar, como os equipamentos que necessita, sistemas eficientes e iluminação e temperatura agradáveis.

Também é necessário entender que cada local tem um funcionamento único e deve ser analisado com base em sua jornada de uso. Para isso, observe a integração dos colaboradores, de que forma eles se agrupam mais confortavelmente e como preferem trabalhar, e procure investir nisso.

Outro fator importante é a rotatividade das pessoas no escritório. Entenda a real necessidade para estações de trabalhos e em quais condições a equipe pode realizar home office, por exemplo. Isso auxilia não só no workplace management mas também na redução de custos.

Ter um bom clima organizacional e promover o espírito colaborativo e o diálogo entre funcionários e gestores contribuem para que o cotidiano corporativo seja mais agradável e acolhedor. Tudo isso permite que os colaboradores sejam mais produtivos e a empresa tenha um bom desempenho financeiro.

Como a Wiser XP pode ajudar?

A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na workplace management: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.

O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.

Gostou do post? Como é esse processo em sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

Entenda qual é a importância do ambiente na produtividade da sua equipe

Entenda qual é a importância do ambiente na produtividade da sua equipe

Você já parou para pensar como o ambiente da sua empresa pode influenciar diretamente na produtividade da sua equipe? A combinação entre espaço físico e clima organizacional tem impacto direto nas pessoas e nos negócios, uma vez que um depende do outro para obter bons resultados.

 

Segundo a pesquisa realizada pelo portal Trabalhadores.com, 52% dos funcionários buscam obter motivação no ambiente de trabalho, assim como ter uma boa relação interpessoal entre colegas e líderes.

 

Ao proporcionar mais qualidade de vida, estará também dando mais motivação e engajamento para seus colaboradores, obtendo o combustível necessário para que seu time vista a camisa e contribua para o sucesso da sua empresa.

 

Além disso, também é preciso investir numa gestão eficiente do espaço físico da sua empresa para que a estrutura possa contribuir com o desempenho do seu time e permitir que o ambiente de trabalho seja estimulante e adequado.

 

Como aumentar a produtividade da sua equipe?

 

Investir no seu público interno é vital. Afinal, é ele que trabalha diariamente para que o seu negócio prospere. Muitas empresas apostam em programas de incentivo em que os colaboradores com bom desempenho recebem vantagens e bônus.

 

Ter planos de carreiras e de remuneração bem estruturados também é importante para o quadro de funcionários, uma vez que permite que eles progridam conforme sua performance dentro da mesma corporação e possam ter mais estabilidade e segurança para planejar o futuro.

 

Dar liberdade ao seu time é imprescindível, seja permitindo um horário mais flexível, aceitando a rotatividade de estações de trabalho ou liberando o home office. Isso demonstra confiança no resultado que será apresentado.

 

Para aumentar a produtividade da sua equipe, empresas como Google, Microsoft e Apple criaram salas de descompressão onde os colaboradores podem relaxar, fugir da pressão dos problemas cotidianos e até interagir com outras pessoas, retornando ao trabalho revigorados.

 

Mediar discussões e debates de forma respeitosa, promover a interação sadia entre colegas e superiores e estabelecer um canal de comunicação com todo o time faz com que as pessoas se sintam bem em seu ambiente de trabalho.

 

Verificar periodicamente se os espaços físicos estão adequados para sua quantidade de funcionários, quais são as condições de trabalho, se tudo está funcionando perfeitamente, etc. Com isso, as pessoas se sentirão confortáveis no local onde passam a maior parte do dia.

 

Como consequência das medidas mencionadas, seu negócio terá uma atmosfera corporativa agradável e altos níveis de produtividade, diminuindo a rotatividade da equipe e dos clientes.

 

Como a Wiser XP pode ajudar?

 

 Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na gestão do espaço físico e no aumento da produtividade da sua equipe: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.

 

O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.

 

Gostou do post? Como está a produtividade da sua equipe? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

Saiba como fazer uma gestão eficiente do espaço físico da sua empresa

Saiba como fazer uma gestão eficiente do espaço físico da sua empresa

Muitos gestores estão preocupados em se adequar à transformação digital para não perder a gravação da sua equipe e ainda ter um desempenho financeiro satisfatório. No entanto, uma gestão eficiente do espaço físico pode ter efeitos tão impactantes quanto a modernização da empresa.

 

Promover melhorias no ambiente corporativo para melhorar a experiência dos funcionários é muito importante, uma vez que a maioria deles passa a menos de 50% do tempo acordado dentro do local de trabalho. Isso quando não chega a trabalhar mais de 8 horas por dia .

 

 

Como tornar o ambiente corporativo mais acolhedor?

 

Permita que funcionários deixem seus espaços pessoais com suas características. Porta-retratos, plantas, bonecos e até mesmo canetas coloridas são objetos que transformam o humor e o local de trabalho, desde que não sejam em excesso.

 

Crie espaços onde os funcionários possam bater um papo ou tomar um café em uma pausa de suas atividades. Esses momentos de alívio aproximam os colegas e fazem com que o trabalho flua com mais naturalidade.

 

Dê voz à sua equipe para propor novas ações, aprimore seus processos e até mesmo quais são as maiores dificuldades enfrentadas e como resolvê-las na sua opinião, um fim de tornar o ambiente mais leve e participativo.

 

Pontos de atenção para fazer uma gestão eficiente do espaço físico

 

  • Layout: deve ser instalado com uma área de atuação profissional, permitindo que aqueles que trabalham em conjunto possam estar próximos e que possibilitem interação com os demais.

 

  • Organização: Um ambiente desorganizado pode comprometer o foco e a agilidade do seu pessoal, além de poluir ou visualizar sua empresa. Identificação de armários e prateleiras e políticas de mesas limpas podem ajudar na organização do local.

 

  • Fatores ambientais: itens como temperatura, iluminação e ruídos podem influenciar não apenas na execução dos funcionários, mas na sua saúde. O melhor é permitir que o espaço seja bem iluminado, com temperatura agradável e o mais silencioso possível.

 

  • Periodicidade da equipe: Analise a necessidade de ter estações fixas de trabalho para todo o seu quadro de colaboradores. Caso o uso não seja diário para todos, estimule a rotatividade das pessoas entre eles e diminua seus gastos reduzindo a quantidade de postos.

 

  • Áreas compartilhadas: Faça uso de tecnologias que permitam uma gestão eficiente dos espaços físicos de uso comum, como salas de reunião e videoconferência. Dessa forma, o agendamento desses locais não será um problema na produtividade do time.

 

Como a Wiser XP pode ajudar?

 

A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na gestão eficiente do espaço físico: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.

 

O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, restauração , vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.

 

O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.

 

Gostou do post? Como é esse processo em sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com as pessoas sobre o assunto!