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Wiser meetings: dê adeus às reuniões improdutivas

Wiser meetings: dê adeus às reuniões improdutivas

Esqueça aquelas reuniões que parecem ser eternas e que você sai com metade da lista de pendências sem resolver! Com o intuito de ter conferências mais produtivas e de realizá-las de forma mais inteligente e inovadora, surgiram as wiser meetings.

O conceito se baseia em automatizar processos, organizar os temas a serem discutidos e permitir que as pessoas se preocupem apenas com as resoluções. Ou seja, usar a tecnologia para administração do local, tempo, quantidade de convidados, fazer um planejamento do que será abordado e deixar o resto para a criatividade e as trocas de ideias.

Você sabe quais pontos deve ficar atento ao escolher uma tecnologia? Confira aqui.

Uma conferência bem realizada pode ser uma ótima oportunidade de estabelecer uma comunicação fluida entre os colaboradores. Se você se interessou e quer saber mais sobre o assunto, preparamos um guia de como fazer reuniões mais inteligentes no ambiente corporativo. Confira!

Como realizar as wiser meetings?

 

Seja para fazer um brainstorm, para abordar o andamento de projetos ou para ajudar na resolução de problemas de forma coletiva, esses encontros podem ser mais bem executados a começar pela forma de agendá-las. Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia apenas para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.

Para solucionar problemas como esse, a WiserXP trouxe ao Brasil uma ferramenta que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando o local ou o horário muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

Para saber mais sobre esse software, clique aqui!

Outro ponto importante nas wiser meetings é o planejamento. Convide apenas quem é necessário e pode agregar na ocasião e faça uma lista do que será abordado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para a organização do dia de todos os participantes.

É essencial também que haja um responsável por conduzir a reunião. É mais fácil manter o foco no objetivo e fazer a mediação de possíveis discussões que possam surgir ao longo da conferência, além de ser o encarregado de fazer o encerramento apontando se o encontro foi produtivo e teve bons resultados.

Cinco dicas de grandes empreendedores para suas reuniões

 

Para ter wiser meetings, grandes nomes do empreendedorismo tinham algumas estratégias que vão da abolição do Power Point, listas em folhas de caderno e até mesmo desenhos ao longo da reunião para mensurar sua produtividade.

Para Steve Jobs, criador da Apple, usar uma apresentação em slides pode interromper o fluxo de pensamentos. “Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, em vez de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”, afirmava.

Marissa Mayer, ex-CEO do Yahoo e cofundadora do Lumi Labs, faz uma pré-seleção das ideias que pode ser levadas para reuniões e o que ainda precisa ser pensado melhor. Se não é possível responder como foi pesquisado, qual a metodologia e como aquela proposta vai funcionar, o projeto é vetado de cara.

Para Larry Page, cofundador do Google, não há necessidade de uma reunião para tudo e acredita que nenhuma definição deve esperar por ela para ser tomada. “Mas se uma reunião for imprescindível antes de uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente”, disse.

Sheryl Sandberg, COO do Facebook, sempre vai acompanhada de seu caderno aos encontros e faz listas dos pontos discutidos. Se todos eles forem resolvidos, ela rasga a página e passa para a próxima e, caso isso aconteça aos 10 minutos de uma reunião que estava planejada para durar uma hora, então ela acabou. Isso que é wiser meeting!

Para finalizar, Mike Parker, CEO da Nike, participa dessas ocasiões com um caderno onde faz esboços de novos produtos. “Os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming”, afirma ele. No entanto, ele acredita que é preciso encontrar um equilíbrio entre o projeto e o que o negócio precisa.

 

A importância de ser assertivo nas reuniões

No mundo dos negócios, tempo é dinheiro e por essa razão é necessário que esses encontros tenham uma finalidade bem definida e sejam produtivas. Dessa forma, a equipe aplica sua energia no que é necessário e a empresa tem bons resultados em conjunto.

Agora que você já sabe mais sobre como as wiser meetings podem impactar positivamente no cotidiano da sua empresa, visite nosso blog e conheça mais sobre os escritórios 4.0 e outras inovações você pode colocar em prática.

Você sabe qual é a importância do gerenciamento de salas de reunião?

Você sabe qual é a importância do gerenciamento de salas de reunião?

Se a resposta para essa pergunta for não, é melhor entender o quanto antes para não perder mais tempo e dinheiro. O gerenciamento de salas de reunião pode impactar não apenas na pesquisa de sua equipe nessa área de convivência, como diminuir os custos para sua empresa.

Para quem pode ter uma ideia dos gastos, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R $ 7 milhões por pessoa ao ano para uma empresa. Saiba mais aqui .

Para saber como calcular ou usar uma sala de reunião na sua empresa, clique aqui .

Este valor se refere apenas ao espaço. Para uma visão mais realista, inclua uma parcela do salário mínimo que mais participará desses eventos, referente ao tempo desprezado para isso e até um pouco dos minutos que perdem procurando um local que esteja disponível.

Agora que você está mais ciente de quanto isso impacta no seu faturamento, confira abaixo as razões para cuidar desse tema.

Por que gerenciar as salas de reunião?

A falta de gerenciamento de um espaço como este pode gerar diversos contratos no dia a dia dos colaboradores. Imagine que você está fazendo uma reunião com seu possível cliente mais importante e que seus colegas abrem a porta que faz barulho porque não deram a conta que estava ocupada na sala. A sintonia da ocasião já foi quebrada, mesmo que eles peçam desculpas e se aposentem.

Ou então seu cliente está com uma situação urgente para ser resolvida e você precisa fazer uma videoconferência. Você pega seu notebook e sai caçando um espaço vazio para que possam conversar com mais privacidade, mas não encontra nenhum e acaba falando com ele no meio do corredor.

Isso tudo é, no mínimo, constrangedor, mas são inúmeras as situações que podem acontecer por ausência de gerenciamento. Salas reservadas que ficam vazias, reuniões que mudam de local e ninguém fica sabendo, conferências que demoram a iniciar e acabam atrasando ou até mesmo espaços que podem ter outras utilidades e ficam vagos.

Tempo é dinheiro no mundo corporativo

Além dos exemplos acima, a contraprodutividade, aliada à falta de gerenciamento de salas de reunião, pode impactar diretamente no bolso dos empreendedores. Segundo uma pesquisa da Condeco, um espaço de conferência custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e, em média, cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (apenas 36% das cadeiras ocupadas).

Fora esses custos, ainda há os referentes a remuneração dos colaboradores conforme o tempo empregado nessas ocasiões. Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano.

Por essas razões, é muito importante que as reuniões sejam cada vez mais produtivas para aqueles que participam e para a empresa. Nada de entrar na sala e ficar batendo papo sobre o jogo da semana ou o episódio da novela. É preciso ter foco!

Também é importante ir com uma pauta pronta do que será abordado, reservar um espaço antes, selecionar a dedo quem deve participar e, principalmente, se preocupar em resolver os problemas de forma objetiva, para que saia de lá com soluções concretas.

Confira cinco dicas para ter reuniões mais produtivas.

Como fazer uma gestão melhor destes espaços?

Os espaços de conferência podem ser gerenciados de uma forma muito mais fácil e automatizada, permitindo que os colaboradores se preocupem apenas o necessário com este processo e tenham mais tempo para desenvolver suas tarefas diárias.

A Wiser XP trouxe para o Brasil um software com foco no gerenciamento de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

Com ele, é possível marcar, selecionar a sala, convidar participantes, adicionar serviços e até mesmo alterar ou desmarcar tudo por meio do seu e-mail ou do aplicativo no seu celular. Além disso, também permite que se conecte com ferramentas de videoconferência.

Para saber mais sobre essa solução, clique aqui.

A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.

Quer saber mais sobre esse case? Clique aqui e confira.

Entendeu a importância de fazer a gestão desses locais na sua empresa?

Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e de 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% a mais de saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.

Agora que você já sabe mais sobre o gerenciamento de salas de reunião , seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça mais sobre os livros 4.0 e saiba mais sobre outras inovações que você pode colocar em prática.

Escritórios 4.0: tecnologia, eficiência e experiência do usuário

Escritórios 4.0: tecnologia, eficiência e experiência do usuário

A todo momento estão chegando inovações aos ambientes corporativos, sejam elas digitais, físicas ou culturais. Esse movimento fortaleceu o surgimento dos workplaces ou escritórios 4.0, que são locais utilizados de formas eficiente, gerando maior produtividade, inovação, redução de custos, além de se preocupar com a jornada e experiência dos usuários.

A modernização desses espaços permite que os funcionários tenham maior flexibilidade no trabalho sem que os gestores de facilities deixem de ter o controle sobre os ambientes empresariais graças a geração automática e constante de dados de forma que a gestão seja cada vez mais eficiente. Não só os horários podem ser acordados de forma diferenciada, mas também o local de trabalho, com estações flexíveis, home office ou as vezes até coworking parceiros.

Como aplicar os conceitos de escritórios 4.0 em estações de trabalho?

Uma das formas de modernizar o ambiente da sua companhia é transformar suas estações de trabalho fixas em baias flexíveis. Com uma análise das reais necessidades da sua equipe, a empresa pode reduzir os gastos em aproximadamente 25% por colaborador ao ano.

Você sabe calcular quanto custa uma estação de trabalho na sua empresa? Na região da Avenida Faria Lima, área predominantemente comercial de São Paulo, por exemplo, uma mesa fixa pode custar aproximadamente R$ 2,7 mil por mês (R$ 32 mil ao ano) para uma empresa, conforme os dados da ferramenta da Cushman & Wakefield. Saiba mais aqui.

Para a equipe, as baias flexíveis dão mais autonomia, atenuam as diferenças hierárquicas (favorecendo a ideia de igualdade e de importância de todos os funcionários), melhoram a experiência geral ao oferecer mais espaços compartilhados e liberdade de escolha em seu local de trabalho.

Além de favorecer uma redução de custos, elas também melhoram a experiência geral e, aliadas a um software de análise de usos, a estratégia de escritórios 4.0 pode diminuir a quantidade de estações sem mexer no número de colaboradores ou, aumentar o número de colaboradores sem mexer na quantidade de estações de trabalho, usando o espaço de forma mais eficiente.

Recentemente chegou ao Brasil, por meio da Wiser XP, uma tecnologia criativa e inovadora focada no gerenciamento eficiente do espaço físico e voltada para estações de trabalho que é extremamente útil para os setores de TI, RH e Facilities.

A solução fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar espaços flexíveis, dinâmicos e rotativos para equipes ágeis. Com um aplicativo fácil de usar, ajuda na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades. Além disso, ainda disponibiliza um relatório completo das reservas das estações, permitindo que os setores responsáveis monitorem o uso do espaço de trabalho e utilizem os dados para impulsionar melhorias contínuas.

A Oktra, empresa líder em design e construção de escritórios em Londres, teve um crescimento de 39% no seu quadro de funcionários utilizando o mesmo espaço. Isso só foi possível por conta da nossa solução de gerenciamento de estações de trabalho sugeridas pela Condeco, nossa fornecedora.

 

Quer saber mais sobre esse case? Clique aqui e confira.

E no caso das salas de reunião? Como utilizar?

Outra forma de fazer com que seu ambiente corporativo seja mais eficiente, transformando-o em escritórios 4.0, é focar no gerenciamento de salas de reunião. Estes locais destinados a momentos estratégicos podem ter um gasto muito alto caso não sejam bem utilizados para a equipe.

Quem nunca passou pela situação de ter uma reunião importante agendada e quando chega na sala reservada, há pessoas utilizando? Ou então está no meio de uma reunião importante e alguém entra sem bater achando que a sala está vazia? O que falar dos no-shows quando a sala está reservada mas ninguém está lá e você tem que fazer sua reunião de última hora na área do café do seu escritório?

Segundo pesquisa da Condeco, uma sala de reunião custa aproximadamente R$ 6.600 reais por mês (R$ 80 mil reais por ano) e em média cada sala tem 40% de no-show, além de serem subutilizadas (por volta de 36% das cadeiras ocupadas). Para que isso não aconteça, é possível, utilizando hardwares e softwares específicos, gerir estes espaços de forma mais eficiente, diminuindo a fricção das informações, melhorando a experiência dos usuários.

A Wiser XP também tem um software focado para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas, necessidades e disponibilidades. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

A Sodexo, empresa líder em gestão de serviços focados em qualidade de vida, conseguiu diminuir seus gastos em R$ 13,5 milhões de reais com a implementação de soluções comercializadas pela Wiser XP no local de trabalho, que maximizou a utilização de seus imóveis e migrou para um ambiente integrado e versátil.

 

Quer saber mais sobre esse case? Clique aqui e confira.

 

Entendeu formas de aplicar esses conceitos na sua empresa?

Segundo o levantamento da Condeco, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios. Dentre eles, estão o aumento de 37% em produtividade e 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem-estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.

 

Agora que você já sabe mais sobre escritórios 4.0, seu impacto positivo e algumas maneiras de incluir em seu ambiente corporativo, visite nosso blog e conheça a importância de ter um workplace management mais eficiente.

Você sabe calcular quanto custa uma reunião na empresa em que trabalha?

Você sabe calcular quanto custa uma reunião na empresa em que trabalha?

Gerentes, diretores, coordenadores, todos reunidos em uma sala para debater os próximos passos da empresa. O café demora a chegar, o bate papo paralelo rola solto e a reunião acaba sendo mais custosa e menos produtiva do que o esperado.

 

Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano!

 

Para que você mesmo possa fazer essa conta, a Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora em que é preciso apenas colocar a duração do encontro, o número de participantes e uma média salarial anual de cada um deles. A partir disso, ela te dá o valor em dólares de quanto aquele período vale para a empresa.

 

Além dos custos com a remuneração dos colaboradores, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra que uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R$ 7 mil reais por pessoa ao ano para uma empresa.

 

Como fazer com que uma reunião valha a pena?

A premissa corporativa de que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido. Por conta disso, é preciso mudar algumas atitudes para que não haja desperdício nem de um, nem do outro.

Analise a necessidade de reunir todas as pessoas em uma sala para debater determinado tema. Comunicados, solicitações e afins, mesmo que direcionados para toda a equipe, podem acontecer via e-mail sem maiores problemas.

Escolha com estratégia a pauta para esse encontro e os seus participantes para que aquele momento afastado de suas atividades habituais não impacte em sua produtividade ou em seu desempenho.

Para ter um bom resultado final, faça um checklist de tudo o que deve ser abordado e tente manter o foco para que a reunião seja mais produtiva. Dessa forma, é mais fácil sair dela com todos os pontos resolvidos.

 

Otimize ao máximo processos como o agendamento da sala, o convite das pessoas e até o pedido do café. Assim, o tempo dos colaboradores será utilizado única e exclusivamente para discutir os temas levantados.

E você? Já sabe quanto custa em sua empresa?

Caso ainda não tenha feito os cálculos, use as dicas acima e identifique de que forma você e os demais colegas de trabalho podem ser mais estratégicos no dia a dia, evitando o desperdício de tempo valioso.

Além disso, também pode ser uma boa oportunidade da corporação absorver novos hábitos, políticas e tecnologias para otimizar tarefas diárias, como a contratação de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.

A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando algo muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

Além disso, a Wiser XP e a Condeco oferecem um estudo completo para todos aqueles que desejam conhecer e avaliar as melhores práticas de um workplace mais moderno, ágil e produtivo. O material está disponível para download.

 

Conta pra gente quais são as suas estratégias para fazer com que cada um desses encontros da sua equipe valha cada centavo! Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.

Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.

 

Como ter reuniões mais produtivas?

 

  • Reserve o local previamente

Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.

 

  • Defina uma pauta

Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.

 

  • Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta

Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.

 

  • Deixe claro o intuito do encontro desde o início

Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.

 

  • Programe o tempo que gastará com cada assunto

Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.

 

  • Evite perder o foco

Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar. 

 

Outras formas de realizar uma reunião

 

Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.

Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.

Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.

E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.

 

Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?

 

Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.

A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

Gostou do post? Como têm sido as reuniões na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!