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Wiser meetings: dê adeus às reuniões improdutivas

Wiser meetings: dê adeus às reuniões improdutivas

Esqueça aquelas reuniões que parecem ser eternas e que você sai com metade da lista de pendências sem resolver! Com o intuito de ter conferências mais produtivas e de realizá-las de forma mais inteligente e inovadora, surgiram as wiser meetings.

O conceito se baseia em automatizar processos, organizar os temas a serem discutidos e permitir que as pessoas se preocupem apenas com as resoluções. Ou seja, usar a tecnologia para administração do local, tempo, quantidade de convidados, fazer um planejamento do que será abordado e deixar o resto para a criatividade e as trocas de ideias.

Você sabe quais pontos deve ficar atento ao escolher uma tecnologia? Confira aqui.

Uma conferência bem realizada pode ser uma ótima oportunidade de estabelecer uma comunicação fluida entre os colaboradores. Se você se interessou e quer saber mais sobre o assunto, preparamos um guia de como fazer reuniões mais inteligentes no ambiente corporativo. Confira!

Como realizar as wiser meetings?

 

Seja para fazer um brainstorm, para abordar o andamento de projetos ou para ajudar na resolução de problemas de forma coletiva, esses encontros podem ser mais bem executados a começar pela forma de agendá-las. Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia apenas para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.

Para solucionar problemas como esse, a WiserXP trouxe ao Brasil uma ferramenta que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando o local ou o horário muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

Para saber mais sobre esse software, clique aqui!

Outro ponto importante nas wiser meetings é o planejamento. Convide apenas quem é necessário e pode agregar na ocasião e faça uma lista do que será abordado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para a organização do dia de todos os participantes.

É essencial também que haja um responsável por conduzir a reunião. É mais fácil manter o foco no objetivo e fazer a mediação de possíveis discussões que possam surgir ao longo da conferência, além de ser o encarregado de fazer o encerramento apontando se o encontro foi produtivo e teve bons resultados.

Cinco dicas de grandes empreendedores para suas reuniões

 

Para ter wiser meetings, grandes nomes do empreendedorismo tinham algumas estratégias que vão da abolição do Power Point, listas em folhas de caderno e até mesmo desenhos ao longo da reunião para mensurar sua produtividade.

Para Steve Jobs, criador da Apple, usar uma apresentação em slides pode interromper o fluxo de pensamentos. “Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, em vez de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”, afirmava.

Marissa Mayer, ex-CEO do Yahoo e cofundadora do Lumi Labs, faz uma pré-seleção das ideias que pode ser levadas para reuniões e o que ainda precisa ser pensado melhor. Se não é possível responder como foi pesquisado, qual a metodologia e como aquela proposta vai funcionar, o projeto é vetado de cara.

Para Larry Page, cofundador do Google, não há necessidade de uma reunião para tudo e acredita que nenhuma definição deve esperar por ela para ser tomada. “Mas se uma reunião for imprescindível antes de uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente”, disse.

Sheryl Sandberg, COO do Facebook, sempre vai acompanhada de seu caderno aos encontros e faz listas dos pontos discutidos. Se todos eles forem resolvidos, ela rasga a página e passa para a próxima e, caso isso aconteça aos 10 minutos de uma reunião que estava planejada para durar uma hora, então ela acabou. Isso que é wiser meeting!

Para finalizar, Mike Parker, CEO da Nike, participa dessas ocasiões com um caderno onde faz esboços de novos produtos. “Os rascunhos ajudam a esclarecer o processo de brainstorming”, afirma ele. No entanto, ele acredita que é preciso encontrar um equilíbrio entre o projeto e o que o negócio precisa.

 

A importância de ser assertivo nas reuniões

No mundo dos negócios, tempo é dinheiro e por essa razão é necessário que esses encontros tenham uma finalidade bem definida e sejam produtivas. Dessa forma, a equipe aplica sua energia no que é necessário e a empresa tem bons resultados em conjunto.

Agora que você já sabe mais sobre como as wiser meetings podem impactar positivamente no cotidiano da sua empresa, visite nosso blog e conheça mais sobre os escritórios 4.0 e outras inovações você pode colocar em prática.

Comportamento Corporativo: descubra quem você é na sala de reunião

Comportamento Corporativo: descubra quem você é na sala de reunião

Já parou para pensar na imagem que você passa no ambiente corporativo com base na forma como se comporta? Você é do tipo que respeita o espaço do outro ou chega invadindo a sala de reunião, não importa quem esteja usando?

 

O comportamento corporativo é um dos pontos mais importantes da imagem de um profissional. É ele que confere mais confiabilidade, reputação, respeito e até mesmo destaque à pessoa, independente do cargo que ela exerce.

 

Muitas vezes, as boas – ou más – condutas são mais aparentes em locais de maior convivência. Para que possa se analisar e até mesmo reconhecer seus colegas de trabalho, descrevemos abaixo alguns dos tipos mais comuns de comportamento.

 

Quem é você na sala de reunião? 

 

  • O usurpador: é conhecido por não solicitar a sala de forma adequada e ainda expulsar os subordinados que a estavam usando para realizar uma reunião que considera mais importante.

 

  • O exagerado: todo mundo conhece alguém que reserva uma sala de conferência para manhãs inteiras, para o caso da discussão durar muito tempo, mas normalmente acaba não utilizando por todo esse período.

 

  • O responsável: preocupado com o bem estar geral, é aquele que agenda a sala de reunião apenas para o período em que irá utilizar e deixa tudo organizado para que os próximos colaboradores não tenham problemas em utilizar o local.

 

  • O prolixo: sem muita noção de coletividade, ele desconsidera os colegas de trabalho agrupados do lado de fora e continua com a sua reunião para muito além do fim programado.

 

  • O abusado: ele trata a sala de conferências como um escritório particular, espalhando arquivos e embalagens de comida sem levar em consideração os próximos colegas que irão utilizar o lugar.

 

  • O fantasma: ele tem o hábito de reservar o espaço para uma possível reunião, mas esquece de desmarcar quando o encontro é cancelado, deixando o local vago e impossibilitado para novas reservas.

 

Como deve ser o comportamento no ambiente corporativo?

 

Para demonstrar uma boa conduta profissional para seus superiores e colegas de trabalho, algumas atitudes são fundamentais e podem até ajudar numa possível promoção no futuro.

 

O respeito aos processos internos, horários e políticas da empresa é primordial para ter uma imagem corporativa adequada. Da mesma forma, tem grande peso a capacidade de se relacionar bem com todos os funcionários, independente da hierarquia.

 

A apresentação de bons resultados, o aprendizado contínuo e a busca por formas inovadoras de realizar suas funções são pontos igualmente importantes para o crescimento profissional. Achar maneiras de tornar reuniões mais produtivas, por exemplo, pode trazer um destaque no ambiente organizacional.

 

 

Como a Wiser XP pode ajudar?

 

A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

O que achou do post? Conseguiu se identificar com algum perfil clássico de usuário da sala de reunião? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

 

Entenda qual é a importância do ambiente na produtividade da sua equipe

Entenda qual é a importância do ambiente na produtividade da sua equipe

Você já parou para pensar como o ambiente da sua empresa pode influenciar diretamente na produtividade da sua equipe? A combinação entre espaço físico e clima organizacional tem impacto direto nas pessoas e nos negócios, uma vez que um depende do outro para obter bons resultados.

 

Segundo a pesquisa realizada pelo portal Trabalhadores.com, 52% dos funcionários buscam obter motivação no ambiente de trabalho, assim como ter uma boa relação interpessoal entre colegas e líderes.

 

Ao proporcionar mais qualidade de vida, estará também dando mais motivação e engajamento para seus colaboradores, obtendo o combustível necessário para que seu time vista a camisa e contribua para o sucesso da sua empresa.

 

Além disso, também é preciso investir numa gestão eficiente do espaço físico da sua empresa para que a estrutura possa contribuir com o desempenho do seu time e permitir que o ambiente de trabalho seja estimulante e adequado.

 

Como aumentar a produtividade da sua equipe?

 

Investir no seu público interno é vital. Afinal, é ele que trabalha diariamente para que o seu negócio prospere. Muitas empresas apostam em programas de incentivo em que os colaboradores com bom desempenho recebem vantagens e bônus.

 

Ter planos de carreiras e de remuneração bem estruturados também é importante para o quadro de funcionários, uma vez que permite que eles progridam conforme sua performance dentro da mesma corporação e possam ter mais estabilidade e segurança para planejar o futuro.

 

Dar liberdade ao seu time é imprescindível, seja permitindo um horário mais flexível, aceitando a rotatividade de estações de trabalho ou liberando o home office. Isso demonstra confiança no resultado que será apresentado.

 

Para aumentar a produtividade da sua equipe, empresas como Google, Microsoft e Apple criaram salas de descompressão onde os colaboradores podem relaxar, fugir da pressão dos problemas cotidianos e até interagir com outras pessoas, retornando ao trabalho revigorados.

 

Mediar discussões e debates de forma respeitosa, promover a interação sadia entre colegas e superiores e estabelecer um canal de comunicação com todo o time faz com que as pessoas se sintam bem em seu ambiente de trabalho.

 

Verificar periodicamente se os espaços físicos estão adequados para sua quantidade de funcionários, quais são as condições de trabalho, se tudo está funcionando perfeitamente, etc. Com isso, as pessoas se sentirão confortáveis no local onde passam a maior parte do dia.

 

Como consequência das medidas mencionadas, seu negócio terá uma atmosfera corporativa agradável e altos níveis de produtividade, diminuindo a rotatividade da equipe e dos clientes.

 

Como a Wiser XP pode ajudar?

 

 Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na gestão do espaço físico e no aumento da produtividade da sua equipe: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.

 

O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.

 

Gostou do post? Como está a produtividade da sua equipe? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.

Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.

 

Como ter reuniões mais produtivas?

 

  • Reserve o local previamente

Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.

 

  • Defina uma pauta

Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.

 

  • Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta

Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.

 

  • Deixe claro o intuito do encontro desde o início

Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.

 

  • Programe o tempo que gastará com cada assunto

Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.

 

  • Evite perder o foco

Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar. 

 

Outras formas de realizar uma reunião

 

Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.

Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.

Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.

E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.

 

Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?

 

Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.

A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

Gostou do post? Como têm sido as reuniões na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!