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Entenda qual é a importância do ambiente na produtividade da sua equipe

Entenda qual é a importância do ambiente na produtividade da sua equipe

Você já parou para pensar como o ambiente da sua empresa pode influenciar diretamente na produtividade da sua equipe? A combinação entre espaço físico e clima organizacional tem impacto direto nas pessoas e nos negócios, uma vez que um depende do outro para obter bons resultados.

 

Segundo a pesquisa realizada pelo portal Trabalhadores.com, 52% dos funcionários buscam obter motivação no ambiente de trabalho, assim como ter uma boa relação interpessoal entre colegas e líderes.

 

Ao proporcionar mais qualidade de vida, estará também dando mais motivação e engajamento para seus colaboradores, obtendo o combustível necessário para que seu time vista a camisa e contribua para o sucesso da sua empresa.

 

Além disso, também é preciso investir numa gestão eficiente do espaço físico da sua empresa para que a estrutura possa contribuir com o desempenho do seu time e permitir que o ambiente de trabalho seja estimulante e adequado.

 

Como aumentar a produtividade da sua equipe?

 

Investir no seu público interno é vital. Afinal, é ele que trabalha diariamente para que o seu negócio prospere. Muitas empresas apostam em programas de incentivo em que os colaboradores com bom desempenho recebem vantagens e bônus.

 

Ter planos de carreiras e de remuneração bem estruturados também é importante para o quadro de funcionários, uma vez que permite que eles progridam conforme sua performance dentro da mesma corporação e possam ter mais estabilidade e segurança para planejar o futuro.

 

Dar liberdade ao seu time é imprescindível, seja permitindo um horário mais flexível, aceitando a rotatividade de estações de trabalho ou liberando o home office. Isso demonstra confiança no resultado que será apresentado.

 

Para aumentar a produtividade da sua equipe, empresas como Google, Microsoft e Apple criaram salas de descompressão onde os colaboradores podem relaxar, fugir da pressão dos problemas cotidianos e até interagir com outras pessoas, retornando ao trabalho revigorados.

 

Mediar discussões e debates de forma respeitosa, promover a interação sadia entre colegas e superiores e estabelecer um canal de comunicação com todo o time faz com que as pessoas se sintam bem em seu ambiente de trabalho.

 

Verificar periodicamente se os espaços físicos estão adequados para sua quantidade de funcionários, quais são as condições de trabalho, se tudo está funcionando perfeitamente, etc. Com isso, as pessoas se sentirão confortáveis no local onde passam a maior parte do dia.

 

Como consequência das medidas mencionadas, seu negócio terá uma atmosfera corporativa agradável e altos níveis de produtividade, diminuindo a rotatividade da equipe e dos clientes.

 

Como a Wiser XP pode ajudar?

 

 Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na gestão do espaço físico e no aumento da produtividade da sua equipe: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.

 

O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.

 

Gostou do post? Como está a produtividade da sua equipe? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.

Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.

 

Como ter reuniões mais produtivas?

 

  • Reserve o local previamente

Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.

 

  • Defina uma pauta

Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.

 

  • Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta

Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.

 

  • Deixe claro o intuito do encontro desde o início

Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.

 

  • Programe o tempo que gastará com cada assunto

Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.

 

  • Evite perder o foco

Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar. 

 

Outras formas de realizar uma reunião

 

Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.

Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.

Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.

E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.

 

Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?

 

Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.

A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

Gostou do post? Como têm sido as reuniões na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

O impacto de no-show em reuniões

O impacto de no-show em reuniões

A duração média de uma reunião aumentou 10% nos últimos 15 anos, agora costuma durar entre 31 e 60 minutos. Os Estados Unidos realizam aproximadamente 11 milhões de reuniões por dia, o que equivale a 55 milhões de reuniões por semana e 220 milhões de reuniões por ano.

 

No Reino Unido, por exemplo, é relatado que o funcionário médio pode passar quase 13 dias úteis por ano em reuniões. É seguro dizer que o local de trabalho dos dias de hoje está louco, e isso não é necessariamente uma coisa boa. Não é segredo que grande parte da força de trabalho contemporânea está cansada de reuniões que tomam conta de suas vidas – de acordo com uma pesquisa do Crowne Plaza Hotel and Resorts:

Um em cada 10 trabalhadores admite fingir que perdeu a hora ou a data da reunião e um em cada 20 confessou até fingir doença para evitar uma reunião por completo.

 

As reuniões evoluíram para se tornar, aos olhos de muitas pessoas, desnecessárias e improdutivas, o que deu origem a um problema completamente diferente: no-show em salas de reunião.

 

Baixe o estudo realizado pela Condeco sobre “Local de Trabalho Moderno 2019: Pessoas, Lugares e Tecnologia – o estado do espaço de trabalho atual, tendências do ambiente de trabalho, questões que envolvem o gerenciamento de reuniões e a ascensão do trabalho ágil”

 

Pode parecer simples, e talvez não seja um grande problema, mas quando você analisa mais detalhadamente o custo real da administração de salas de reunião em uma empresa, pode ver o impacto que os no-shows  têm sobre os custos imobiliários e os níveis de produtividade dos funcionários.

 

Embora muitos de nós sintam que temos muitas reuniões em geral, ainda estamos lutando para encontrar um espaço adequado para reuniões: 40% dos funcionários passam até três semanas por ano apenas procurando por uma sala de reuniões, e muitas vezes são obrigados a caminhar pelo escritório em círculos, procurando áreas em potencial para realizar suas reuniões, de última hora. Não é uma imagem muito organizada ou profissional, mas inevitável para muitos.

 

No entanto, compare esse número com a média global de utilização da sala de reuniões em apenas 35% e você pode ver dois problemas separados começando a surgir. Estamos todos lutando para reservar uma sala de reunião, mas não estamos usando nossas salas de reunião existentes corretamente. Por quê? Bem, acontece que a taxa média de não comparência (no-show) na sala de reunião é de 40%.

 

Além disso, apenas 13% das empresas mantêm relatórios sobre o não comparecimento na sala de reuniões. Portanto, um número esmagador de trabalhadores não tem espaço para realizar uma reunião, quando é provável que haja uma sala de reunião vazia, reservada, mas que não esteja sendo usada, bem na nossa frente … e ninguém para denunciá-la. Que enigma! E um enigma caro, com mais de 1 milhão de dólares perdidos por ano por empresas que não realizam reuniões importantes.

 

O que podemos fazer?

A tecnologia é a resposta. O uso de software especializado para salas de reuniões pode eliminar automaticamente a necessidade de funcionários percorrerem os corredores, em busca desse espaço. Além disso, há o bônus adicional de funções de relatório, ajudando a força manter-se no topo das áreas disponíveis e permitindo que os membros seniores da equipe fiquem de olho nas taxas gerais de utilização, fazendo alterações sempre que necessário.

 

O próprio sistema de reservas de salas de reuniões da Condeco também possui o útil recurso bump automático, que é mais do que apenas um nome bonito! Essa função simples e poderosa significa que as salas de reunião podem ser liberadas automaticamente, se os participantes não aparecerem na sala de reunião designada dentro de um determinado período de tempo (geralmente 15 minutos após o início da reserva).

 

No geral, se você deseja que sua empresa otimize o sistema de reservas de salas de reuniões e torne a experiência da sala de reuniões mais positiva para todos, o software de reserva de salas é essencial. A sala de reunião, muitas vezes esquecida, pode ser a chave para aumentar seus níveis de produtividade e ajudar a reduzir custos, se gerenciada adequadamente por tecnologia adaptada ao trabalho.

 

Assista ao webinar realizado pela Condeco, empresa representada no Brasil pela Wiser XP, “O custo de no-show em reuniões”

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