Você já parou para pensar de que forma pode investir no desenvolvimento do workplace da sua empresa? Caso a resposta seja negativa, levantamos alguns pontos que podem ser importantes na sua tomada de decisão.
Segundo o levantamento da Condeco, fornecedora de tecnologias de utilização e gerenciamento de espaços oferecidas pela Wiser XP, com CEOs, CTOs e responsáveis por essa área, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios.
Dentre eles estão o aumento de 37% em produtividadee 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
No entanto, há uma série de questões que devem ser consideradas na hora de realizar mudanças em seus espaços corporativos, conforme identificou a Condeco. Entenda melhor nos tópicos a seguir.
Quais são os maiores desafios para desenvolver seu workplace?
Quando o assunto é desafio, o principal ponto levantado pelos entrevistados foi a transformação digital dos locais de trabalho. Para 60% dos profissionais, a integração de tecnologia em todas as áreas é uma das maiores dificuldades e permanecerá na casa dos 50% nos próximos cinco anos.
A adaptação do espaço organizacional conforme as expectativas dos colaboradores também é uma das preocupações dos empresários. No total, 52% deles ficam apreensivos com a necessidade de atividades mais flexíveis e o desejo de usar o workplace com maior eficiência. Nos cinco anos seguintes, a tendência é esse índice baixar para 44%.
Já a utilização eficiente da área de trabalho é considerada o terceiro maior desafio para 36% dos líderes. Para reduzir os custos com estações de trabalho, é vital ter espaços flexíveis, com menos mesas por pessoa e mais ambientes diferenciados para trabalhar. A expectativa é que esse número aumente para 38% nos próximos anos.
Com a disposição de vencer esses desafios e o investimento necessário em seu ambiente corporativo, a probabilidade de melhorar a colaboração dos funcionários e, por sua vez, a produtividade deles é gigante, fazendo com que sua empresa tenha um ótimo desempenho também.
Como fazer com que o ambiente corporativo seja mais agradável?
Personalização: Permita que os funcionários imprimam sua personalidade na decoração dos seus espaços pessoais com porta-retratos, plantas, bonecos e até mesmo canetas coloridas, desde que não seja em excesso.
Espaços de convivência: Crie locais onde os colaboradores possam bater um papo ou tomar um café em uma pausa de suas atividades. Esses momentos aproximam os colegas e fazem com que o trabalho flua com mais naturalidade.
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas em desenvolvimento de workplaces: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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Já parou para pensar na imagem que você passa no ambiente corporativo com base na forma como se comporta? Você é do tipo que respeita o espaço do outro ou chega invadindo a sala de reunião, não importa quem esteja usando?
O comportamento corporativo é um dos pontos mais importantes da imagem de um profissional. É ele que confere mais confiabilidade, reputação, respeito e até mesmo destaque à pessoa, independente do cargo que ela exerce.
Muitas vezes, as boas – ou más – condutas são mais aparentes em locais de maior convivência. Para que possa se analisar e até mesmo reconhecer seus colegas de trabalho, descrevemos abaixo alguns dos tipos mais comuns de comportamento.
Quem é você na sala de reunião?
O usurpador: é conhecido por não solicitar a sala de forma adequada e ainda expulsar os subordinados que a estavam usando para realizar uma reunião que considera mais importante.
O exagerado: todo mundo conhece alguém que reserva uma sala de conferência para manhãs inteiras, para o caso da discussão durar muito tempo, mas normalmente acaba não utilizando por todo esse período.
O responsável: preocupado com o bem estar geral, é aquele que agenda a sala de reunião apenas para o período em que irá utilizar e deixa tudo organizado para que os próximos colaboradores não tenham problemas em utilizar o local.
O prolixo: sem muita noção de coletividade, ele desconsidera os colegas de trabalho agrupados do lado de fora e continua com a sua reunião para muito além do fim programado.
O abusado: ele trata a sala de conferências como um escritório particular, espalhando arquivos e embalagens de comida sem levar em consideração os próximos colegas que irão utilizar o lugar.
O fantasma: ele tem o hábito de reservar o espaço para uma possível reunião, mas esquece de desmarcar quando o encontro é cancelado, deixando o local vago e impossibilitado para novas reservas.
Como deve ser o comportamento no ambiente corporativo?
Para demonstrar uma boa conduta profissional para seus superiores e colegas de trabalho, algumas atitudes são fundamentais e podem até ajudar numa possível promoção no futuro.
O respeito aos processos internos, horários e políticas da empresa é primordial para ter uma imagem corporativa adequada. Da mesma forma, tem grande peso a capacidade de se relacionar bem com todos os funcionários, independente da hierarquia.
A apresentação de bons resultados, o aprendizado contínuo e a busca por formas inovadoras de realizar suas funções são pontos igualmente importantes para o crescimento profissional. Achar maneiras de tornar reuniões mais produtivas, por exemplo, pode trazer um destaque no ambiente organizacional.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
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Você já parou para pensar como o ambiente da sua empresa pode influenciar diretamente na produtividade da sua equipe? A combinação entre espaço físico e clima organizacional tem impacto direto nas pessoas e nos negócios, uma vez que um depende do outro para obter bons resultados.
Segundo a pesquisa realizada pelo portal Trabalhadores.com, 52% dos funcionários buscam obter motivação no ambiente de trabalho, assim como ter uma boa relação interpessoal entre colegas e líderes.
Ao proporcionar mais qualidade de vida, estará também dando mais motivação e engajamento para seus colaboradores, obtendo o combustível necessário para que seu time vista a camisa e contribua para o sucesso da sua empresa.
Além disso, também é preciso investir numa gestão eficiente do espaço físico da sua empresa para que a estrutura possa contribuir com o desempenho do seu time e permitir que o ambiente de trabalho seja estimulante e adequado.
Como aumentar a produtividade da sua equipe?
Investir no seu público interno é vital. Afinal, é ele que trabalha diariamente para que o seu negócio prospere. Muitas empresas apostam em programas de incentivo em que os colaboradores com bom desempenho recebem vantagens e bônus.
Ter planos de carreiras e de remuneração bem estruturados também é importante para o quadro de funcionários, uma vez que permite que eles progridam conforme sua performance dentro da mesma corporação e possam ter mais estabilidade e segurança para planejar o futuro.
Dar liberdade ao seu time é imprescindível, seja permitindo um horário mais flexível, aceitando a rotatividade de estações de trabalho ou liberando o home office. Isso demonstra confiança no resultado que será apresentado.
Para aumentar a produtividade da sua equipe, empresas como Google, Microsoft e Apple criaram salas de descompressão onde os colaboradores podem relaxar, fugir da pressão dos problemas cotidianos e até interagir com outras pessoas, retornando ao trabalho revigorados.
Mediar discussões e debates de forma respeitosa, promover a interação sadia entre colegas e superiores e estabelecer um canal de comunicação com todo o time faz com que as pessoas se sintam bem em seu ambiente de trabalho.
Verificar periodicamente se os espaços físicos estão adequados para sua quantidade de funcionários, quais são as condições de trabalho, se tudo está funcionando perfeitamente, etc. Com isso, as pessoas se sentirão confortáveis no local onde passam a maior parte do dia.
Como consequência das medidas mencionadas, seu negócio terá uma atmosfera corporativa agradável e altos níveis de produtividade, diminuindo a rotatividade da equipe e dos clientes.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na gestão do espaço físico e no aumento da produtividade da sua equipe: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.
Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.
Como ter reuniões mais produtivas?
Reserve o local previamente
Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.
Defina uma pauta
Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.
Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta
Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.
Deixe claro o intuito do encontro desde o início
Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.
Programe o tempo que gastará com cada assunto
Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.
Evite perder o foco
Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar.
Outras formas de realizar uma reunião
Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.
Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.
Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.
E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.
Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?
Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
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