Gerentes, diretores, coordenadores, todos reunidos em uma sala para debater os próximos passos da empresa. O café demora a chegar, o bate papo paralelo rola solto e a reunião acaba sendo mais custosa e menos produtiva do que o esperado.
Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano!
Para que você mesmo possa fazer essa conta, a Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora em que é preciso apenas colocar a duração do encontro, o número de participantes e uma média salarial anual de cada um deles. A partir disso, ela te dá o valor em dólares de quanto aquele período vale para a empresa.
Além dos custos com a remuneração dos colaboradores, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra que uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R$ 7 mil reais por pessoa ao ano para uma empresa.
Como fazer com que uma reunião valha a pena?
A premissa corporativa de que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido. Por conta disso, é preciso mudar algumas atitudes para que não haja desperdício nem de um, nem do outro.
Analise a necessidade de reunir todas as pessoas em uma sala para debater determinado tema. Comunicados, solicitações e afins, mesmo que direcionados para toda a equipe, podem acontecer via e-mail sem maiores problemas.
Escolha com estratégia a pauta para esse encontro e os seus participantes para que aquele momento afastado de suas atividades habituais não impacte em sua produtividade ou em seu desempenho.
Para ter um bom resultado final, faça um checklist de tudo o que deve ser abordado e tente manter o foco para que a reunião seja mais produtiva. Dessa forma, é mais fácil sair dela com todos os pontos resolvidos.
Otimize ao máximo processos como o agendamento da sala, o convite das pessoas e até o pedido do café. Assim, o tempo dos colaboradores será utilizado única e exclusivamente para discutir os temas levantados.
E você? Já sabe quanto custa em sua empresa?
Caso ainda não tenha feito os cálculos, use as dicas acima e identifique de que forma você e os demais colegas de trabalho podem ser mais estratégicos no dia a dia, evitando o desperdício de tempo valioso.
Além disso, também pode ser uma boa oportunidade da corporação absorver novos hábitos, políticas e tecnologias para otimizar tarefas diárias, como a contratação de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando algo muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Além disso, a Wiser XP e a Condeco oferecem um estudo completo para todos aqueles que desejam conhecer e avaliar as melhores práticas de um workplace mais moderno, ágil e produtivo. O material está disponível para download.
Conta pra gente quais são as suas estratégias para fazer com que cada um desses encontros da sua equipe valha cada centavo! Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
Você já parou para pensar de que forma pode investir no desenvolvimento do workplace da sua empresa? Caso a resposta seja negativa, levantamos alguns pontos que podem ser importantes na sua tomada de decisão.
Segundo o levantamento da Condeco, fornecedora de tecnologias de utilização e gerenciamento de espaços oferecidas pela Wiser XP, com CEOs, CTOs e responsáveis por essa área, o investimento no local de trabalho traz inúmeros benefícios.
Dentre eles estão o aumento de 37% em produtividadee 26% em inovação. Além disso, também dá aos colaboradores 24% mais flexibilidade e agilidade, 22% mais saúde e bem estar, e ainda reduz em 25% os custos da empresa.
No entanto, há uma série de questões que devem ser consideradas na hora de realizar mudanças em seus espaços corporativos, conforme identificou a Condeco. Entenda melhor nos tópicos a seguir.
Quais são os maiores desafios para desenvolver seu workplace?
Quando o assunto é desafio, o principal ponto levantado pelos entrevistados foi a transformação digital dos locais de trabalho. Para 60% dos profissionais, a integração de tecnologia em todas as áreas é uma das maiores dificuldades e permanecerá na casa dos 50% nos próximos cinco anos.
A adaptação do espaço organizacional conforme as expectativas dos colaboradores também é uma das preocupações dos empresários. No total, 52% deles ficam apreensivos com a necessidade de atividades mais flexíveis e o desejo de usar o workplace com maior eficiência. Nos cinco anos seguintes, a tendência é esse índice baixar para 44%.
Já a utilização eficiente da área de trabalho é considerada o terceiro maior desafio para 36% dos líderes. Para reduzir os custos com estações de trabalho, é vital ter espaços flexíveis, com menos mesas por pessoa e mais ambientes diferenciados para trabalhar. A expectativa é que esse número aumente para 38% nos próximos anos.
Com a disposição de vencer esses desafios e o investimento necessário em seu ambiente corporativo, a probabilidade de melhorar a colaboração dos funcionários e, por sua vez, a produtividade deles é gigante, fazendo com que sua empresa tenha um ótimo desempenho também.
Como fazer com que o ambiente corporativo seja mais agradável?
Personalização: Permita que os funcionários imprimam sua personalidade na decoração dos seus espaços pessoais com porta-retratos, plantas, bonecos e até mesmo canetas coloridas, desde que não seja em excesso.
Espaços de convivência: Crie locais onde os colaboradores possam bater um papo ou tomar um café em uma pausa de suas atividades. Esses momentos aproximam os colegas e fazem com que o trabalho flua com mais naturalidade.
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas em desenvolvimento de workplaces: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O segundo fornece ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendam às suas necessidades.
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Quer saber como o mercado esta transformando seus escritórios, quais as principais necessidades, dificuldades e o que seus colaboradores mais querem? Baixe o estudo sobre “Modern Workplaces 19/20”, clicando aqui
Já parou para pensar na imagem que você passa no ambiente corporativo com base na forma como se comporta? Você é do tipo que respeita o espaço do outro ou chega invadindo a sala de reunião, não importa quem esteja usando?
O comportamento corporativo é um dos pontos mais importantes da imagem de um profissional. É ele que confere mais confiabilidade, reputação, respeito e até mesmo destaque à pessoa, independente do cargo que ela exerce.
Muitas vezes, as boas – ou más – condutas são mais aparentes em locais de maior convivência. Para que possa se analisar e até mesmo reconhecer seus colegas de trabalho, descrevemos abaixo alguns dos tipos mais comuns de comportamento.
Quem é você na sala de reunião?
O usurpador: é conhecido por não solicitar a sala de forma adequada e ainda expulsar os subordinados que a estavam usando para realizar uma reunião que considera mais importante.
O exagerado: todo mundo conhece alguém que reserva uma sala de conferência para manhãs inteiras, para o caso da discussão durar muito tempo, mas normalmente acaba não utilizando por todo esse período.
O responsável: preocupado com o bem estar geral, é aquele que agenda a sala de reunião apenas para o período em que irá utilizar e deixa tudo organizado para que os próximos colaboradores não tenham problemas em utilizar o local.
O prolixo: sem muita noção de coletividade, ele desconsidera os colegas de trabalho agrupados do lado de fora e continua com a sua reunião para muito além do fim programado.
O abusado: ele trata a sala de conferências como um escritório particular, espalhando arquivos e embalagens de comida sem levar em consideração os próximos colegas que irão utilizar o lugar.
O fantasma: ele tem o hábito de reservar o espaço para uma possível reunião, mas esquece de desmarcar quando o encontro é cancelado, deixando o local vago e impossibilitado para novas reservas.
Como deve ser o comportamento no ambiente corporativo?
Para demonstrar uma boa conduta profissional para seus superiores e colegas de trabalho, algumas atitudes são fundamentais e podem até ajudar numa possível promoção no futuro.
O respeito aos processos internos, horários e políticas da empresa é primordial para ter uma imagem corporativa adequada. Da mesma forma, tem grande peso a capacidade de se relacionar bem com todos os funcionários, independente da hierarquia.
A apresentação de bons resultados, o aprendizado contínuo e a busca por formas inovadoras de realizar suas funções são pontos igualmente importantes para o crescimento profissional. Achar maneiras de tornar reuniões mais produtivas, por exemplo, pode trazer um destaque no ambiente organizacional.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O que achou do post? Conseguiu se identificar com algum perfil clássico de usuário da sala de reunião? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.
Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.
Como ter reuniões mais produtivas?
Reserve o local previamente
Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.
Defina uma pauta
Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.
Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta
Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.
Deixe claro o intuito do encontro desde o início
Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.
Programe o tempo que gastará com cada assunto
Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.
Evite perder o foco
Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar.
Outras formas de realizar uma reunião
Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.
Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.
Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.
E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.
Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?
Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
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Muitos gestores estão preocupados em se adequar à transformação digital para não perder a gravação da sua equipe e ainda ter um desempenho financeiro satisfatório. No entanto, uma gestão eficiente do espaço físico pode ter efeitos tão impactantes quanto a modernização da empresa.
Promover melhorias no ambiente corporativo para melhorar a experiência dos funcionários é muito importante, uma vez que a maioria deles passa a menos de 50% do tempo acordado dentro do local de trabalho. Isso quando não chega a trabalhar mais de 8 horas por dia .
Como tornar o ambiente corporativo mais acolhedor?
Permita que funcionários deixem seus espaços pessoais com suas características. Porta-retratos, plantas, bonecos e até mesmo canetas coloridas são objetos que transformam o humor e o local de trabalho, desde que não sejam em excesso.
Crie espaços onde os funcionários possam bater um papo ou tomar um café em uma pausa de suas atividades. Esses momentos de alívio aproximam os colegas e fazem com que o trabalho flua com mais naturalidade.
Dê voz à sua equipe para propor novas ações, aprimore seus processos e até mesmo quais são as maiores dificuldades enfrentadas e como resolvê-las na sua opinião, um fim de tornar o ambiente mais leve e participativo.
Pontos de atenção para fazer uma gestão eficiente do espaço físico
Layout: deve ser instalado com uma área de atuação profissional, permitindo que aqueles que trabalham em conjunto possam estar próximos e que possibilitem interação com os demais.
Organização: Um ambiente desorganizado pode comprometer o foco e a agilidade do seu pessoal, além de poluir ou visualizar sua empresa. Identificação de armários e prateleiras e políticas de mesas limpas podem ajudar na organização do local.
Fatores ambientais: itens como temperatura, iluminação e ruídos podem influenciar não apenas na execução dos funcionários, mas na sua saúde. O melhor é permitir que o espaço seja bem iluminado, com temperatura agradável e o mais silencioso possível.
Periodicidade da equipe: Analise a necessidade de ter estações fixas de trabalho para todo o seu quadro de colaboradores. Caso o uso não seja diário para todos, estimule a rotatividade das pessoas entre eles e diminua seus gastos reduzindo a quantidade de postos.
Áreas compartilhadas: Faça uso de tecnologias que permitam uma gestão eficiente dos espaços físicos de uso comum, como salas de reunião e videoconferência. Dessa forma, o agendamento desses locais não será um problema na produtividade do time.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado duas tecnologias criativas e inovadoras focadas na gestão eficiente do espaço físico: uma voltada para salas de reunião e a outra para estações de trabalho.
O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, restauração , vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
Gostou do post? Como é esse processo em sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com as pessoas sobre o assunto!
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