A Oktra abraça um escritório conectado para otimizar seu espaço e melhorar a eficiência do local de trabalho.
O cliente
A Oktra é a empresa líder em design e construção de escritórios em Londres, com mais de 21 anos de experiência. Seu excelente histórico de entregas os viu transformar mais de 16 milhões de pés quadrados de locais de trabalho em Londres. Com um impressionante corpo de trabalho e clientela, a Oktra aumentou 205% em receita nos últimos seis anos.
O desafio
A Oktra, uma empresa premiada de design de escritórios com sede no coração de Londres, teve a visão de revolucionar a maneira como administrava seus imóveis. Após um período de rápido crescimento, que registrou um aumento de 30% nos funcionários, a Oktra começou a avaliar soluções que lhes permitissem gerenciar efetivamente seu espaço de trabalho, força de trabalho ágil e requisitos de projeto complexos.
“Falar sobre os desafios do local de trabalho com a Oktra nos ajudou a encontrar não apenas a melhor solução, mas a melhor maneira de implementar o sistema.” Sunita Pachova, Condeco Workplace Consultant
800 funcionários no escritório
56 salas de reunião
780 Mesa para gerenciar
A solução
“As telas são um tablete de vidro limpo e nítido e as informações nelas são muito fáceis de usar. Você pode ir até a tela e ver imediatamente o que está programado. Nic. Pryke, diretor de design, Oktra
A primeira fase de sua transformação dinâmica do espaço de trabalho começou com a atualização de suas telas de mesa, permitindo à Oktra gerenciar efetivamente a proporção de funcionários por mesa.
Para garantir uma experiência simplificada aos colaboradores, a Condeco introduziu o uso de cartões de acesso por identificação por radiofrequência (RFID), permitindo que os funcionários usem um processo de um cartão – um toque para acessar o escritório e sua área de trabalho.
O Condeco Connect – uma solução muito simples, elegante e moderna – complementa o ambiente do local de trabalho e permitiu que a empresa gerenciasse efetivamente a utilização da sala de reuniões.
Os resultados
“Quando dizemos aos nossos clientes a proporção da nossa mesa em relação às pessoas, às vezes eles ficam chocados e bastante surpresos – a Condeco é a impulsionadora desse sucesso” Erika Linghorn Diretora de relacionamento com o cliente, Oktra
Usando as soluções Condeco Connect Room Booking e Condeco Desk Booking, a Oktra conseguiu criar um espaço fluido e viável, incorporando espaço de trabalho e pontos de contato para sua força de trabalho.
A Oktra usa seu próprio ambiente de espaço de trabalho como um showroom em tempo real e se envolve regularmente com clientes que desejam explorar soluções eficazes de gerenciamento do local de trabalho. Gerenciando seu espaço com mais eficiência, mudando a maneira como eles trabalham e mudando sua cultura de trabalho foi possível implementando o Condeco Desk Booking e o Condeco Connect.
Principais resultados.
39% crescimento de 90 para 125 funcionários utilizando estações de trabalho com o Condeco Desk Booking
12 semanas – Programa de implementação de ponta a ponta
Assista ao vídeo do Case
Quer saber como o mercado esta transformando seus escritórios, quais as principais necessidades, dificuldades e o que seus colaboradores mais querem? Baixe o estudo sobre “Modern Workplaces 19/20”, clicando aqui
O software de reserva de salas de reuniões permitiu que o BNP Paribas Real Estate UK reserve suas salas de reuniões diretamente pelo Microsoft Outlook, o que reduziu o no-show nas salas de reuniões.
O cliente
O BNP Paribas Real Estate fornece soluções direcionadas ou integradas, local e internacionalmente, e oferece a seus clientes uma ampla gama de serviços imobiliários comerciais e residenciais, graças às suas 6 linhas de negócios: Desenvolvimento Imobiliário, Transação, Consultoria, Avaliação, Gerenciamento Imobiliário, Gerenciamento de Investimentos. Com uma classificação entre os líderes do mercado, o BNP Paribas Real Estate está presente em 38 países, emprega 3700 funcionários e fatura 716 milhões de euros.
O desafio
O BNP Paribas Real Estate UK precisava de um sistema totalmente integrado ao Microsoft Outlook e escalável para cobrir todos os oito escritórios e em vinte salas de reunião.
O BNP Paribas Real Estate UK desejava conseguir agendar reuniões diretamente através do Microsoft Outlook para impedir o no show. Eles já usavam um sistema de reserva, mas era um sistema separado do email. Isso significava que as pessoas precisavam reservar uma reunião por meio de seu sistema de e-mail, convidar participantes e fazer login em um aplicativo para reservar uma sala disponível. Isso estava se tornando um problema, pois as pessoas se esqueciam de
marcar a reunião e a sala. Além disso, quando um organizador alterava ou cancelava uma reunião, eles esqueciam de fazer o mesmo np app, o que significa que algumas salas estavam sendo reservadas, mas não eram utilizadas.
Para encontrar um sistema adequado de reservas de salas de reunião, o BNP Paribas Real Estate UK analisou vários sistemas disponíveis no mercado e comparou seus recursos.
A solução
Os colaboradores ficaram impressionados com a velocidade e facilidade para marcar uma reunião; eles raramente precisam clicar além da primeira página para reservar uma sala de reuniões. Se um host solicitar equipamento extra para a reunião, ele poderá fazer isso no mesmo formulário de reserva de maneira rápida, fácil e intuitiva. Seus requisitos são enviados automaticamente à equipe de TI para que eles saibam quando e onde o equipamento será necessário antes da reunião iniciar.
Os colaboradores também podem optar por notificações por e-mail sobre suas reuniões reservadas para lembrá-los de quando e quais equipamento extra foram solicitados.
Apenas algumas pessoas na organização têm acesso ao aplicativo Web Condeco, pois o BNP Paribas Real Estate UK optou por fazer com que os usuários reservassem reuniões apenas no Microsoft Outlook usando o plugin Condeco Microsoft Outlook.
A Condeco forneceu uma pequena quantidade de treinamento para a equipe de administradores do BNP Paribas Real Estate UK, pois considerou o novo software intuitivo e fácil de usar.
“O novo sistema faz exatamente o que precisávamos; é fácil de usar e nossos usuários
raramente precisam de ajuda adicional. ”Anthony Shama, diretor de desenvolvimento de software, BNP Paribas Real Estate UK.
A solução da Condeco ajudou o BNP Paribas Real Estate UK a alcançar seus objetivos originais: agora menos salas reservadas são não são utilizadas e é muito mais fácil para os usuários reservar, alterar ou cancelar reuniões através do Microsoft Outlook Add-in.
A maioria dos funcionários vê o sistema de reservas de salas como parte do Microsoft Outlook, pois ele se integra perfeitamente. O sistema é confiável desde a instalação e funciona bem.
Quer saber como o mercado esta transformando seus escritórios, quais as principais necessidades, dificuldades e o que seus colaboradores mais querem? Baixe o estudo sobre “Modern Workplaces 19/20”, clicando aqui
Gerentes, diretores, coordenadores, todos reunidos em uma sala para debater os próximos passos da empresa. O café demora a chegar, o bate papo paralelo rola solto e a reunião acaba sendo mais custosa e menos produtiva do que o esperado.
Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano!
Para que você mesmo possa fazer essa conta, a Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora em que é preciso apenas colocar a duração do encontro, o número de participantes e uma média salarial anual de cada um deles. A partir disso, ela te dá o valor em dólares de quanto aquele período vale para a empresa.
Além dos custos com a remuneração dos colaboradores, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra que uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R$ 7 mil reais por pessoa ao ano para uma empresa.
Como fazer com que uma reunião valha a pena?
A premissa corporativa de que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido. Por conta disso, é preciso mudar algumas atitudes para que não haja desperdício nem de um, nem do outro.
Analise a necessidade de reunir todas as pessoas em uma sala para debater determinado tema. Comunicados, solicitações e afins, mesmo que direcionados para toda a equipe, podem acontecer via e-mail sem maiores problemas.
Escolha com estratégia a pauta para esse encontro e os seus participantes para que aquele momento afastado de suas atividades habituais não impacte em sua produtividade ou em seu desempenho.
Para ter um bom resultado final, faça um checklist de tudo o que deve ser abordado e tente manter o foco para que a reunião seja mais produtiva. Dessa forma, é mais fácil sair dela com todos os pontos resolvidos.
Otimize ao máximo processos como o agendamento da sala, o convite das pessoas e até o pedido do café. Assim, o tempo dos colaboradores será utilizado única e exclusivamente para discutir os temas levantados.
E você? Já sabe quanto custa em sua empresa?
Caso ainda não tenha feito os cálculos, use as dicas acima e identifique de que forma você e os demais colegas de trabalho podem ser mais estratégicos no dia a dia, evitando o desperdício de tempo valioso.
Além disso, também pode ser uma boa oportunidade da corporação absorver novos hábitos, políticas e tecnologias para otimizar tarefas diárias, como a contratação de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando algo muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Além disso, a Wiser XP e a Condeco oferecem um estudo completo para todos aqueles que desejam conhecer e avaliar as melhores práticas de um workplace mais moderno, ágil e produtivo. O material está disponível para download.
Conta pra gente quais são as suas estratégias para fazer com que cada um desses encontros da sua equipe valha cada centavo! Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
Já parou para pensar na imagem que você passa no ambiente corporativo com base na forma como se comporta? Você é do tipo que respeita o espaço do outro ou chega invadindo a sala de reunião, não importa quem esteja usando?
O comportamento corporativo é um dos pontos mais importantes da imagem de um profissional. É ele que confere mais confiabilidade, reputação, respeito e até mesmo destaque à pessoa, independente do cargo que ela exerce.
Muitas vezes, as boas – ou más – condutas são mais aparentes em locais de maior convivência. Para que possa se analisar e até mesmo reconhecer seus colegas de trabalho, descrevemos abaixo alguns dos tipos mais comuns de comportamento.
Quem é você na sala de reunião?
O usurpador: é conhecido por não solicitar a sala de forma adequada e ainda expulsar os subordinados que a estavam usando para realizar uma reunião que considera mais importante.
O exagerado: todo mundo conhece alguém que reserva uma sala de conferência para manhãs inteiras, para o caso da discussão durar muito tempo, mas normalmente acaba não utilizando por todo esse período.
O responsável: preocupado com o bem estar geral, é aquele que agenda a sala de reunião apenas para o período em que irá utilizar e deixa tudo organizado para que os próximos colaboradores não tenham problemas em utilizar o local.
O prolixo: sem muita noção de coletividade, ele desconsidera os colegas de trabalho agrupados do lado de fora e continua com a sua reunião para muito além do fim programado.
O abusado: ele trata a sala de conferências como um escritório particular, espalhando arquivos e embalagens de comida sem levar em consideração os próximos colegas que irão utilizar o lugar.
O fantasma: ele tem o hábito de reservar o espaço para uma possível reunião, mas esquece de desmarcar quando o encontro é cancelado, deixando o local vago e impossibilitado para novas reservas.
Como deve ser o comportamento no ambiente corporativo?
Para demonstrar uma boa conduta profissional para seus superiores e colegas de trabalho, algumas atitudes são fundamentais e podem até ajudar numa possível promoção no futuro.
O respeito aos processos internos, horários e políticas da empresa é primordial para ter uma imagem corporativa adequada. Da mesma forma, tem grande peso a capacidade de se relacionar bem com todos os funcionários, independente da hierarquia.
A apresentação de bons resultados, o aprendizado contínuo e a busca por formas inovadoras de realizar suas funções são pontos igualmente importantes para o crescimento profissional. Achar maneiras de tornar reuniões mais produtivas, por exemplo, pode trazer um destaque no ambiente organizacional.
Como a Wiser XP pode ajudar?
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
O que achou do post? Conseguiu se identificar com algum perfil clássico de usuário da sala de reunião? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.
Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.
Como ter reuniões mais produtivas?
Reserve o local previamente
Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.
Defina uma pauta
Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.
Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta
Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.
Deixe claro o intuito do encontro desde o início
Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.
Programe o tempo que gastará com cada assunto
Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.
Evite perder o foco
Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar.
Outras formas de realizar uma reunião
Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.
Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.
Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.
E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.
Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?
Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.
A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.
Gostou do post? Como têm sido as reuniões na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!
A criação de videoconferência facilitou muito o agendamento de reuniões: se você deseja conversar com alguém do outro lado do mundo ou no meio do caminho, a conveniência de um bate-papo olho no olho, no conforto da sua mesa (ou mesmo sua própria casa, se você estiver trabalhando remotamente) não pode ser subestimada. Permitir um local de trabalho flexível e ágil é essencial para o sucesso dos negócios, sendo as chamadas em conferência vitais para essa estrutura; Ainda que esse método de comunicação possa parecer simples, existem métodos que podem melhorá-lo ainda mais.
Siga estas seis dicas que podem ajudá-lo a tornar suas videoconferências o mais produtivas, impactantes e produtivas possível:
1. O ângulo reto
Os ângulos podem contar muito: se você está tentando tirar uma ‘selfie perfeita’ ou se está em uma vídeo chamada crucial, a inclinação da câmera pode fazer ou quebrar seu objetivo. Em um ângulo muito baixo, o destinatário da videochamada verá essa visão desagradável da parte interna do nariz, mas incline a câmera muito alto e não poderá ver seu rosto inteiro (e expressões faciais).
Verifique se a câmera está sempre posicionada a uma altura sensata, de preferência confortavelmente ao nível dos olhos. Além disso, se sua câmera não estiver integrada à sua tecnologia, verifique se está posicionada com segurança, para evitar momentos embaraçosos de “falha técnica”.
2. Vista-se para impressionar
Todos sabemos como é tentador usar camisa, gravata e blazer por cima e shorts de pijama fora de cena, durante uma videoconferência. No entanto, você pode evitar isso e ainda se vestir como se estivesse participando pessoalmente da reunião. A maneira pela qual você se apresenta é fundamental para sua reputação, especialmente ao causar uma primeira impressão com novos clientes ou colegas.
3. Não se esqueça de … sorrir!
Sorria! Você está na câmera! Não importa o quanto você queira revirar os olhos, bocejar ou sorrir, lembre-se de que você está sempre visível. Assim como em uma reunião, todos podem ver tudo o que você está fazendo. Isso não é apenas negativo: poder ver expressões faciais apenas melhora a comunicação. Use isso para sua vantagem; mostre à outra pessoa como você está realmente interessado na opinião dela com o rosto e a linguagem corporal, de uma maneira que não pode ser transmitida em uma conversa telefônica.
4. Esteja ciente de seu histórico
Essa regra entra em ação principalmente quando você faz uma chamada de videoconferência em casa. Lembre-se, antes de cada ligação, de que outros participantes podem ver tudo na cena, incluindo a montanha de roupas sujas ou o velho cartaz rasgado do One Direction que você ainda não se incomodou em tirar. Em caso de dúvida, um plano de fundo simples é sempre o melhor plano de fundo. De preferência uma parede levemente colorida em um espaço bem iluminado.
5. Conexão de internet ruim = reunião ruim
A única desvantagem da videoconferência é que você sempre precisa de uma conexão forte à Internet, a menos que esteja preparado para lidar com as chamadas perdidas ocasionais, atrasos, falhas, telas congeladas e problemas de som. Frustrante para dizer o mínimo. O uso de uma rede robusta e confiável garantirá as melhores videoconferências possíveis. Lembre-se de verificar o status da rede bem antes da sua vídeo chamada agendada.
6. Jogar relógios pela janela não fará o tempo voar
Aqui está um fato altamente importante, mas muitas vezes esquecido: não é a mesma hora em todo o mundo! Por exemplo, se você estiver em Londres e estiver agendando uma reunião às 10 horas com seu cliente em Nova York, serão cinco horas lá! Sempre leve em consideração os fusos horários em suas videoconferências internacionais – verifique e verifique novamente os fusos horários antes de concluir suas reservas, pois isso pode economizar um erro muito embaraçoso.
BÔNUS: dicas rápidas para ajudar a tornar suas videoconferências ainda melhores:
– Às vezes, a videoconferência funciona melhor com fones de ouvido e com microfone embutido.
– Use o melhor software possível – o Skype for Business e o Zoom são ótimas opções, com interfaces fáceis de usar.
– Tente evitar falar sobre outros participantes e verifique se as pessoas terminaram de falar antes de começar (lembre-se de que pode haver um pequeno atraso no vídeo).
– Procure uma boa iluminação, especialmente a luz natural a partir de uma janela, sempre que possível.
– Chegue cedo – às vezes, demora um pouco para configurar, e você nunca sabe o que pode precisar de atenção para que a sua reunião seja realizada sem problemas.
– Você está gravando? Isso pode valer a pena em algumas reuniões, mas certifique-se de configurar seu dispositivo de gravação com bastante antecedência.
– Evite digitar durante a reunião – por mais tentador que seja, é rude e uma distração para todos os participantes.
– Simplifique a reserva de videoconferências integrando o vídeo ao software de reserva de salas de reunião em um processo tranquilo. Integração com os sistemas de salas do Skype for Business – adicione automaticamente reuniões do Skype à sua reserva de quarto ou integre-se a outros sistemas de videoconferência para oferecer uma experiência de videoconferência simples e direta.
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A primeira fase de sua transformação dinâmica do espaço de trabalho começou com a atualização de suas telas de mesa, permitindo à Oktra gerenciar efetivamente a proporção de funcionários por mesa.
