O software de reserva de salas de reuniões permitiu que o BNP Paribas Real Estate UK reserve suas salas de reuniões diretamente pelo Microsoft Outlook, o que reduziu o no-show nas salas de reuniões.

 

O cliente

O BNP Paribas Real Estate fornece soluções direcionadas ou integradas, local e internacionalmente, e oferece a seus clientes uma ampla gama de serviços imobiliários comerciais e residenciais, graças às suas 6 linhas de negócios: Desenvolvimento Imobiliário, Transação, Consultoria, Avaliação, Gerenciamento Imobiliário, Gerenciamento de Investimentos. Com uma classificação entre os líderes do mercado, o BNP Paribas Real Estate está presente em 38 países, emprega 3700 funcionários e fatura 716 milhões de euros.

 

O desafio

O BNP Paribas Real Estate UK precisava de um sistema totalmente integrado ao Microsoft Outlook e escalável para cobrir todos os oito escritórios e em vinte salas de reunião.

O BNP Paribas Real Estate UK desejava conseguir agendar reuniões diretamente através do Microsoft Outlook para impedir o no show. Eles já usavam um sistema de reserva, mas era um sistema separado do email. Isso significava que as pessoas precisavam reservar uma reunião por meio de seu sistema de e-mail, convidar participantes e fazer login em um aplicativo para reservar uma sala disponível. Isso estava se tornando um problema, pois as pessoas se esqueciam de

marcar a reunião e a sala. Além disso, quando um organizador alterava ou cancelava uma reunião, eles esqueciam de fazer o mesmo np app, o que significa que algumas salas estavam sendo reservadas, mas não eram utilizadas.

Para encontrar um sistema adequado de reservas de salas de reunião, o BNP Paribas Real Estate UK analisou vários sistemas disponíveis no mercado e comparou seus recursos.

 

A solução

Os colaboradores ficaram impressionados com a velocidade e facilidade para marcar uma reunião; eles raramente precisam clicar além da primeira página para reservar uma sala de reuniões. Se um host solicitar equipamento extra para a reunião, ele poderá fazer isso no mesmo formulário de reserva de maneira rápida, fácil e intuitiva. Seus requisitos são enviados automaticamente à equipe de TI para que eles saibam quando e onde o equipamento será necessário antes da reunião iniciar.

Os colaboradores também podem optar por notificações por e-mail sobre suas reuniões reservadas para lembrá-los de quando e quais equipamento extra foram solicitados.

Apenas algumas pessoas na organização têm acesso ao aplicativo Web Condeco, pois o BNP Paribas Real Estate UK optou por fazer com que os usuários reservassem reuniões apenas no Microsoft Outlook usando o plugin Condeco Microsoft Outlook.

A Condeco forneceu uma pequena quantidade de treinamento para a equipe de administradores do BNP Paribas Real Estate UK, pois considerou o novo software intuitivo e fácil de usar.

 

Produtos utilizados

Software de Salas de Reunião

 

Os resultados

“O novo sistema faz exatamente o que precisávamos; é fácil de usar e nossos usuários

raramente precisam de ajuda adicional. ”Anthony Shama, diretor de desenvolvimento de software, BNP Paribas Real Estate UK.

A solução da Condeco ajudou o BNP Paribas Real Estate UK a alcançar seus objetivos originais: agora menos salas reservadas são não são utilizadas e é muito mais fácil para os usuários reservar, alterar ou cancelar reuniões através do Microsoft Outlook Add-in.

A maioria dos funcionários vê o sistema de reservas de salas como parte do Microsoft Outlook, pois ele se integra perfeitamente. O sistema é confiável desde a instalação e funciona bem.

 

 

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