Reservando sua sala pelo Desktop

Tutorial vídeo Manual escrito

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Reserva rápida – disponível na página inicial de “Espaços de reunião”
Reserve um espaço de reunião – encontrada no menu lateral. Possibilidade de configurações e recorrências.
Grade de reservas – encontrada no menu lateral. Encontre espaços disponíveis indicando a data direto na grade.
Grade de reservas avançadas – encontrada no menu lateral. Crie sua própria grade de salas com os filtros que desejar.

No menu lateral, clique em “Reservar um espaço de reunião”.
Selecione a localização que deseja.
Selecione o Grupo que deseja.
Selecione o(s) andar(es) que deseja. – Para selecionar mais de um andar, clique em CTRL ou CMD.
Preencha todas as informações que desejar.
Defina a recorrência, caso aplicável.
Escolha a configuração da sala e número de participantes.
Selecione os atributos que desejar.
Clique em “Pesquisar”.

Resultado:

Clique em Reservar e preencha o Formulário de Reserva.

Guias de grade: até cinco grades podem ser abertas e acessadas por meio das guias de grade na parte superior.
Nome da grade: exibe o nome da grade aberta.
Adicionar espaços de reunião: Adicionar espaços de reunião à grade.
Filtrar por espaço de reunião: filtre os espaços de reunião na grade por tipo de reserva, tipo de espaço de reunião e tipo de espaço de trabalho. Você também pode selecionar recursos específicos do espaço de reunião, conforme definido pelo seu administrador.
Exibir: Alterar / alterar as opções de exibição de grade.
Renomear grade: Renomeie a grade aberta.
Salvar: Salve as alterações para abrir a grade ou salve como uma nova grade.
Criar nova grade: Crie uma nova grade vazia.
Calendário em grade: Clique na data para exibir um calendário e selecione uma data específica ou use as setas para percorrer as datas sequencialmente. Clique em Hoje para retornar ao dia atual.
Nomes dos espaços de reunião: passe o mouse sobre os nomes dos espaços de reunião para ver as informações de localização. Clique em um espaço de reunião para abrir uma janela pop-up exibindo os atributos da sala e outras informações.

Faça uma reserva pela Grade avançada (ABG)

Para fazer uma reserva pela grade avançada, basta seguir os seguintes passos:

Selecione a data da Reunião.
Se necessário, faça um filtro de atributos, locais, tamanhos.
Veja as salas disponíveis (ao passar o mouse em cima do nome, aparecem maiores informações).
Selecione o horário que deseja iniciar sua reunião e arraste até o horário do fim.

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5. Clique em “Finalizar reserva”.

6. Preencha o formulário de reserva. Caso tenha dúvidas de como preencher o formulário, veja aqui.

Edit: Clique em Editar para alterar a data / hora e também criar / corrigir recorrências, clique em Atualizar reserva para salvar. Se o espaço escolhido não estiver disponível em uma série recorrente, são oferecidos espaços alternativos. Inclui espaços para reuniões e conferências em vários locais. Você deve inserir um título para a reunião antes de clicar em Editar.

Private: Caso seja uma reunião privativa, selecione esta opção. Assuim o título da sua reunião não irã aparecer no software ou display.

Open all selection: Clique para alterar a forma como você vê o formulário de reserva. Alterne entre uma visualização com guias e uma visualização de uma página. Você deve inserir o título da reunião antes de alternar a visualização.

Type: Escolha um tipo de reunião na lista suspensa. As opções dependem da configuração da sua organização.

Nº atendees: Insira o número de participantes – você pode precisar inserir seus detalhes de contato na guia / seção Participantes

Workspace type: o rótulo do campo mostrará o tipo de espaço de trabalho escolhido e o espaço de reunião é exibido na caixa. Use o menu suspenso para selecionar um espaço diferente no mesmo grupo, se necessário.

Setup: use o menu suspenso para escolher um estilo de assento diferente para o espaço, se disponível. O número máximo de participantes para um estilo de assento é indicado entre colchetes.

Setup time /clean down time: Insira o tempo necessário para configurar uma sala antes de uma reunião e / ou limpar depois de uma reunião. Os tempos de configuração e limpeza geralmente são inseridos em minutos, mas também podem ser definidos em horas, dias ou semanas. Deixe em branco se não for necessário.

Requestor Name: por padrão, o nome do usuário que está criando a reserva será exibido como o solicitante. Para editar, exclua o nome e comece a digitar o nome necessário até que o usuário apareça. Clique no usuário para selecionar.

Requestor email and phone: os campos de e-mail e telefone são preenchidos automaticamente a partir do Nome do solicitante. Edite se necessário.

Host name: se o organizador da reunião for diferente do solicitante, comece a inserir o nome aqui. Quando o nome necessário aparecer, clique para selecionar. Se o host for o mesmo que o solicitante, marque Igual ao solicitante.

Host email and phone: os campos de e-mail e telefone são propagados automaticamente, mas é possível editar ambos os campos.

Notes: insira quaisquer observações para a reunião. As notas são visíveis para qualquer pessoa com acesso à reunião. Os seguintes caracteres não são permitidos e serão removidos <,>, ¬, +, |

Cost center: Insira o centro de custo, se necessário.

Clique na guia Atendees/Participantes para inserir os detalhes do participante da reunião. O número de linhas exibidas corresponde ao número de participantes definido na guia Geral. Para adicionar mais linhas, clique em Adicionar outro participante.

Type: Clique na lista suspensa para definir se o participante é interno ou um visitante de fora de sua organização (externo).

Visitantes externos: selecione Externo para visitantes de fora da sua organização. Depois de digitar o sobrenome do participante, um pop-up o convidará a adicionar o participante como um novo contato (Criar nova entrada). Depois de salvo, todas as reservas futuras do contato aparecerão quando você começar a digitar seu nome.

Participantes internos: use Interno para participantes de sua organização. Comece digitando o nome no campo Nome e / ou Sobrenome para selecionar um nome no diretório da sua organização.

E-mail na chegada: Se marcado, o Solicitante / Anfitrião receberá um e-mail assim que o visitante chegar. (Esta é uma opção configurável).

E-mail de instruções: Envia um e-mail com as instruções ao Visitante.

Notas do visitante: Clique em Notas para adicionar informações sobre o visitante para a equipe da recepção.

Após adicionar todas as informações, clique em “Reservar e fechar”. O Software irá perguntar se deseja enviar as informações a todos os participantes.