Entraremos em contato  →

E

Home

Produtos

Soluções

Conteúdo

v

Contato

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Reuniões mais produtivas: Confira cinco dicas para essas ocasiões renderem mais

Diversas delas poderiam ser e-mails ou até mesmo um bate papo informal, mas por hábito, a equipe acaba agendando algo com os clientes ou se juntando em uma sala para debater ações, enlouquecendo os profissionais que desejam realizar reuniões mais produtivas.

Para evitar aquela sensação frustrante de perder tempo com discussões em que se resolve muito pouco, levantamos alguns itens que podem auxiliar na eficiência destes momentos em conjunto.

 

Como ter reuniões mais produtivas?

 

  • Reserve o local previamente

Você já parou para pensar quanto tempo gasta procurando uma sala de reunião? Segundo levantamento da Steelcase Inc, cerca de 40% dos funcionários gastam até 30 minutos por dia para encontrar uma sala disponível. Com uma reserva prévia, esse período de tempo pode ser usado para debater assuntos importantes.

 

  • Defina uma pauta

Determine e compartilhe com os convidados a pauta e tópicos a serem discutidos. Ao chegar à reunião com os assuntos definidos, é maior a chance de sair dela com ações e resoluções assertivas, uma vez que a equipe estará engajada naqueles temas.

 

  • Inclua apenas pessoas pertinentes à pauta

Nada de convidar colaboradores e clientes que não têm conhecimento para agregar sobre o que será abordado. Quanto mais pessoas desinteressadas, maior a probabilidade de dispersão.

 

  • Deixe claro o intuito do encontro desde o início

Oprah Winfrey usa a tática de iniciar sempre com três perguntas: Qual é a nossa intenção para esta reunião? O que é importante? O que é relevante de verdade? Com isso em mente, o objetivo da reunião e a forma de chegar até ele ficam claros logo de início para todos os envolvidos.

 

  • Programe o tempo que gastará com cada assunto

Antes de iniciar a conferência, faça um checklist de tudo o que será falado e por quanto tempo. Assim, terá uma noção da duração total da reunião, contribuindo para o planejamento do dia de todos os participantes.

 

  • Evite perder o foco

Conversas paralelas e divagações sem sentido podem impedir a realização de reuniões mais produtivas. Eleja alguém para comandar o encontro e que tenha autonomia para cortar esse tipo de atitude. Abílio Diniz, por exemplo, adicionou uma bola de tênis em suas reuniões e somente quem estava com ela em mãos que poderia falar. 

 

Outras formas de realizar uma reunião

 

Nem sempre é necessário juntar todo mundo em uma sala para debater assuntos importantes. Em empresas com mais de uma sede ou até mesmo com equipes reduzidas, onde o tempo de deslocamento faz diferença na produtividade diária, é preciso ter alternativas para realizar esses contatos.

Unir todos os envolvidos em uma ligação é uma ótima saída. Além de trazer a sensação de proximidade necessária, permite falar sobre um assunto de forma breve com todos que precisam opinar.

Outra opção são as videoconferências, que conectam pessoas onde quer que elas estejam, seja em seus escritórios do outro lado do mundo ou no conforto de seu home office, com o impacto de um bate-papo olho no olho.

E-mails, áudios e até mesmo uma troca de mensagens podem ser métodos mais frios de debates de assuntos. No entanto, ainda possibilitam que pequenas arestas possam ser aparadas de forma mais rápida e eficiente.

 

Percebeu como é fácil ter reuniões mais produtivas?

 

Essas dicas podem fazer a diferença no planejamento de sua equipe, evitando o desperdício de tempo valioso. Além disso, também pode ser o indício de que sua empresa precisa de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.

A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

 

Gostou do post? Como têm sido as reuniões na sua empresa? Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!

Seis dicas para excelentes videoconferências

Seis dicas para excelentes videoconferências

A criação de videoconferência facilitou muito o agendamento de reuniões: se você deseja conversar com alguém do outro lado do mundo ou no meio do caminho, a conveniência de um bate-papo olho no olho, no conforto da sua mesa (ou mesmo sua própria casa, se você estiver trabalhando remotamente) não pode ser subestimada. Permitir um local de trabalho flexível e ágil é essencial para o sucesso dos negócios, sendo as chamadas em conferência vitais para essa estrutura; Ainda que esse método de comunicação possa parecer simples, existem métodos que podem melhorá-lo ainda mais.

Siga estas seis dicas que podem ajudá-lo a tornar suas videoconferências o mais produtivas, impactantes e produtivas possível:

1. O ângulo reto

Os ângulos podem contar muito: se você está tentando tirar uma ‘selfie perfeita’ ou se está em uma vídeo chamada crucial, a inclinação da câmera pode fazer ou quebrar seu objetivo. Em um ângulo muito baixo, o destinatário da videochamada verá essa visão desagradável da parte interna do nariz, mas incline a câmera muito alto e não poderá ver seu rosto inteiro (e expressões faciais).

Verifique se a câmera está sempre posicionada a uma altura sensata, de preferência confortavelmente ao nível dos olhos. Além disso, se sua câmera não estiver integrada à sua tecnologia, verifique se está posicionada com segurança, para evitar momentos embaraçosos de “falha técnica”.

2. Vista-se para impressionar

Todos sabemos como é tentador usar camisa, gravata e blazer por cima e shorts de pijama fora de cena, durante uma videoconferência. No entanto, você pode evitar isso e ainda se vestir como se estivesse participando pessoalmente da reunião. A maneira pela qual você se apresenta é fundamental para sua reputação, especialmente ao causar uma primeira impressão com novos clientes ou colegas.

3. Não se esqueça de … sorrir!

Sorria! Você está na câmera! Não importa o quanto você queira revirar os olhos, bocejar ou sorrir, lembre-se de que você está sempre visível. Assim como em uma reunião, todos podem ver tudo o que você está fazendo. Isso não é apenas negativo: poder ver expressões faciais apenas melhora a comunicação. Use isso para sua vantagem; mostre à outra pessoa como você está realmente interessado na opinião dela com o rosto e a linguagem corporal, de uma maneira que não pode ser transmitida em uma conversa telefônica.

4. Esteja ciente de seu histórico

Essa regra entra em ação principalmente quando você faz uma chamada de videoconferência em casa. Lembre-se, antes de cada ligação, de que outros participantes podem ver tudo na cena, incluindo a montanha de roupas sujas ou o velho cartaz rasgado do One Direction que você ainda não se incomodou em tirar. Em caso de dúvida, um plano de fundo simples é sempre o melhor plano de fundo. De preferência uma parede levemente colorida em um espaço bem iluminado.

5. Conexão de internet ruim = reunião ruim

A única desvantagem da videoconferência é que você sempre precisa de uma conexão forte à Internet, a menos que esteja preparado para lidar com as chamadas perdidas ocasionais, atrasos, falhas, telas congeladas e problemas de som. Frustrante para dizer o mínimo. O uso de uma rede robusta e confiável garantirá as melhores videoconferências possíveis. Lembre-se de verificar o status da rede bem antes da sua vídeo chamada agendada.

6. Jogar relógios pela janela não fará o tempo voar

Aqui está um fato altamente importante, mas muitas vezes esquecido: não é a mesma hora em todo o mundo! Por exemplo, se você estiver em Londres e estiver agendando uma reunião às 10 horas com seu cliente em Nova York, serão cinco horas lá! Sempre leve em consideração os fusos horários em suas videoconferências internacionais – verifique e verifique novamente os fusos horários antes de concluir suas reservas, pois isso pode economizar um erro muito embaraçoso.

BÔNUS: dicas rápidas para ajudar a tornar suas videoconferências ainda melhores:
– Às vezes, a videoconferência funciona melhor com fones de ouvido e com microfone embutido.
– Use o melhor software possível – o Skype for Business e o Zoom são ótimas opções, com interfaces fáceis de usar.
– Tente evitar falar sobre outros participantes e verifique se as pessoas terminaram de falar antes de começar (lembre-se de que pode haver um pequeno atraso no vídeo).
– Procure uma boa iluminação, especialmente a luz natural a partir de uma janela, sempre que possível.
– Chegue cedo – às vezes, demora um pouco para configurar, e você nunca sabe o que pode precisar de atenção para que a sua reunião seja realizada sem problemas.
– Você está gravando? Isso pode valer a pena em algumas reuniões, mas certifique-se de configurar seu dispositivo de gravação com bastante antecedência.
– Evite digitar durante a reunião – por mais tentador que seja, é rude e uma distração para todos os participantes.
– Simplifique a reserva de videoconferências integrando o vídeo ao software de reserva de salas de reunião em um processo tranquilo. Integração com os sistemas de salas do Skype for Business – adicione automaticamente reuniões do Skype à sua reserva de quarto ou integre-se a outros sistemas de videoconferência para oferecer uma experiência de videoconferência simples e direta.