O termo gerenciamento de instalações , foi inventado nos EUA em 1960, para nomear os responsáveis pela gestão de facilities , ou seja, por um setor diverso com fim de garantir uma funcionalidade de organização e qualidade de vida dos funcionários.
Em seguida, começou a ter um olhar mais estratégico para redução de custos e aumento de eficiência energética, hidráulica e sustentável. Atualmente, a capacidade de atrelar esses conceitos é um aumento da saúde e bem-estar dos funcionários e, com isso, está evoluindo para agregar RH e TI.
Por que essa evolução profissional foi criada ou carregada pelo Chief Workplace Officer (CWO) e fez com que uma das principais instituições de instalações mudasse seu nome de Gerente do Instituto Britânico de Instalações (BIFM) para Instituto de Gerente do Local de Trabalho e Instalações (IWFM). No Brasil, acordo com a Associação Brasileira de Instalações (ABRAFAC), uma área movimenta mais de R $ 100 bilhões e emprega por volta de 1,3 milhão de pessoas.
Como incorporar uma gestão de facilities de forma eficiente?
Assim como em outras áreas, é preciso que os profissionais tenham um planejamento estratégico e financeiro e que estejam alinhados com a empresa restante.
Além disso, esta área deve estar sempre com o olho na equipe, analisando como reais requisitos dos trabalhadores e os pontos que podem ser exibidos. Mais que isso, é imprescindível que permita a abertura para sugerir melhorias aos seus superiores, pois é impactado diretamente na organização.
Ter um planejamento anual é uma ótima estratégia e permite que o orçamento do departamento não saia muito do esperado. Contudo, podem ocorrer algumas eventualidades. Para evitar, uma boa saída é fazer manutenções preventivas em equipamentos ou até antecipar demandas. Se você já sabe que aquele ar-condicionado está com problemas, por que esperar um pouco mais para chamar um técnico?
Atualmente, muitas soluções tecnológicas estão surgindo apenas para auxiliar na gestão de facilities. A ideia de que essas ferramentas podem ser usadas para processos automatizados e otimizar o desempenho das pessoas, dando-lhes o tempo para refletir mais sobre o trabalho e menos sobre as normas que devem seguir.
Gerenciamento eficiente do espaço físico
Recentemente chegou ao Brasil duas tecnologias e inovadoras focadas no gerenciamento eficiente do espaço físico, que podem ser muito úteis para a gestão de facilities e são oferecidas pelo Wiser XP : uma voltada para salas de reunião e outra para estações de trabalho. Essas tecnologias já são utilizadas por empresas como Disney, GE, EY, L’oreal, Nestlé, T-System, entre outras .
O primeiro software tem capacidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, videoconferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando uma reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todas as informações.
O segundo ferramentas e dados para implementar e gerenciar estações de trabalho compartilhadas e rotativas, além de ajudar na localização e reserva de mesas que atendem às suas necessidades.
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