O trabalho híbrido criou uma nova oportunidade para as empresas reformularem seus espaços de trabalho para o futuro. 

Com menos pessoas indo todos os dias ao escritório, essa mudança cultural apresenta uma chance para os líderes investirem em um design dos ambientes que atenda melhor a seus propósitos comerciais e forneça os tipos de espaços que os colaboradores desejam. 

Também oferece uma oportunidade de encontrar maneiras econômicas de reduzir a metragem atual. Para ajudar a atingir esses objetivos, um software de gerenciamento de espaço de trabalho digital pode desempenhar um papel indispensável na construção de um escritório adaptável e pronto para o futuro do trabalho. 

Etapa 1 – Construa em torno das necessidades de negócios  

O primeiro passo para reimaginar seu local de trabalho exigirá uma reflexão sobre quais tipos de funções são essenciais para seus negócios e como um escritório pode atender melhor a essas necessidades. Que tipos de espaços são essenciais para o trabalho que você faz e as várias funções desempenhadas por seus colaboradores? Qual é o equilíbrio ideal entre espaços de reunião (formais e informais) e mesas individuais? As respostas a essas perguntas serão diferentes para cada organização, e é também por isso que é tão importante obter ferramentas que possam ajudar a personalizar seu escritório com base nas necessidades exclusivas de sua empresa. 

Sua empresa hospeda muitos clientes ou outros visitantes? Um sistema digital de gerenciamento de visitantes pode aliviar a carga de trabalho de sua equipe de recepção, ao mesmo tempo em que rastreia dados detalhados sobre as idas e vindas dos visitantes. Você também pode considerar quais tipos de espaços você precisará para receber melhor os clientes visitantes, tanto para que eles se sintam confortáveis em seu escritório quanto para fornecer espaços onde eles possam fazer seu próprio trabalho entre as reuniões. 

Qual a quantidade de sua força de trabalho você espera estar no escritório versus remota em um determinado dia, e seu escritório está habilitado com as ferramentas tecnológicas certas para apoiar a colaboração entre os dois grupos? Esta é uma consideração importante a ter em mente ao decidir sobre a quantidade e o tamanho das salas de reuniões disponíveis. Não há motivo para duas pessoas ocuparem uma sala de conferência de 12 pessoas para discar para uma reunião virtual com o resto de sua equipe, mas salas menores devem ser equipadas com a mesma tecnologia para suportar videochamadas. 

Etapa 2 – Atenda aos desejos dos colaboradores 

As ferramentas digitais certas podem não apenas ser usadas para agendamento, reservas e gerenciamento de visitantes, mas também produzir dados que ajudam você a aprender sobre o comportamento de funcionários e visitantes. Que tipos de espaços os colaboradores estão usando mais? As mesas comunitárias são constantemente ocupadas, com mesas individuais muitas vezes desocupadas? Reduzir o número de cubículos e substituí-los por espaços de trabalho compartilhados adicionais pode ser um uso mais eficaz do valioso espaço do escritório.  

Um nível mais alto de check-ins de colaboradores em comparação com espaços reservados pode sugerir que muitos deles estão aproveitando os espaços de trabalho não estruturados e se instalando no café do escritório entre as reuniões. Se os dias com grandes quantidades de tráfego também são os dias em que as salas de reunião são reservadas, isso pode indicar que os funcionários estão usando o escritório principalmente para colaboração pessoal. Você precisa de áreas de reunião mais dedicadas para acomodar esses comportamentos, e ter mais desses espaços disponíveis realmente incentivaria os funcionários a entrar no escritório com mais frequência? 

Etapa 3 – Seja adaptável para o futuro 

O local de trabalho ideal do futuro é adaptável. À medida que você planeja um escritório que suporte melhor as mudanças nas formas de trabalho, você provavelmente começará com algumas atualizações imediatas de design com base no que você já sabe sobre as necessidades exclusivas da sua empresa. Isso é muito bom, mas você também deve se preparar para adaptar continuamente o espaço à medida que aprende mais sobre o comportamento dos seus talentos e visitantes. 

As ferramentas de gerenciamento de espaço de trabalho digital oferecem uma oportunidade incrível de obter insights que podem levar a usos mais eficientes do seu espaço e, por sua vez, gerar economia de custos. Em pesquisas recentes, 78% dos líderes empresariais concordaram que a pandemia os fez perceber que a maneira como conduzem os negócios pode ser simplificada. 

Aprendemos muito sobre o que torna um escritório desejável nos últimos anos, então certos investimentos são um investimento seguro: trazer elementos naturais como plantas e luz do dia, criar áreas mais informais e comuns e oferecer uma maior variedade de tipos de espaços de trabalho disponíveis para uso. Então vá em frente com seus planos de construir aquele novo café e assine o contrato com a equipe de design sustentável. 

Mas ao fazer o orçamento, considere deixar espaço para futuras atualizações que você pode querer em um ano ou dois e esteja ciente de que quaisquer compromissos arquitetônicos ou estruturais importantes podem ser difíceis de modificar. Criar uma distinção física entre espaços de trabalho individuais e espaços colaborativos pode parecer uma ótima ideia agora, mas você pode descobrir no caminho que a grande parede que você colocou separando o lounge dos cubículos está realmente desencorajando as pessoas a reservar essas mesas.  

Considere maneiras criativas (e menos permanentes) de diferenciar espaços, como usar cores diferentes, separar áreas com plantas ou até mesmo escolher estilos distintos de arte. Lembre-se: sempre será mais fácil – e mais econômico – construir novas estruturas mais tarde do que removê-las. 

Independentemente do tamanho da sua empresa ou objetivo comercial, ter as ferramentas digitais certas é essencial para gerenciar seu escritório com eficiência e obter insights que ajudarão você a criar um local de trabalho mais eficaz. Nós podemos te ajudar a construir seu escritório ideal e garantir que você esteja pronto para o futuro do trabalho.