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GERENCIAMENTO DE SALAS DE REUNIÃO

Simplifique todo o gerenciamento de salas de reunião, visitantes e fornecedores em uma solução globalmente escalável e fácil de usar na nuvem que oferece a todos uma ótima experiência de reserva.

Remova a fricção e a complexidade
de agendamento de sala de reunião

O software de reserva de sala de reunião ajuda a maximizar o espaço das salas, reduzir o tempo de administração e introduzir processos de reserva mais inteligentes no local de trabalho. Nossa solução baseada em nuvem permite que você agende e gerencie salas de reuniões, visitantes, serviços e videoconferência em um sistema globalmente escalável.

Gerencie sem esforço
reservas e serviços

Com nosso software, as reservas mais complexas se tornam simples de gerenciar e monitorar para seus fornecedores e equipe de atendimento, mesmo em diferentes fusos horários e locais.

Gerenciamento de Reuniões ↓

Reserve direto pelo
Calendário do Outlookde

Reserve salas, serviços, visitantes e videoconferências com apenas alguns cliques. Tudo o que você precisa para sua reunião, disponível diretamente em seu calendário existente do Outlook.

Integração com Outlook ↓

Gerenciar reuniões
de qualquer lugar

Encontre salas de reuniões em qualquer lugar, gerencie as reservas e amplie sua reunião por meio de nosso aplicativo mobile.

App Mobile ↓

Encante seus visitantes

Com o gerenciamento de visitantes da nossa plataforma, a recepção sempre sabe quem está chegando, proporcionando uma experiência tranquila para seus visitantes e economizando esforços para você.

Gestão de visitantes 

Comunicações integradas

Integre-se com seus sistemas de sala Skype for Business – adicione reuniões Skype automaticamente à reserva de sua sala ou integre-se a outros sistemas de videoconferência para oferecer uma experiência de videoconferência simples e contínua.

Integração Videoconferência ↓

Insights sobre seu workplace

Obtenha uma compreensão clara do uso do espaço e dos requisitos de recursos com relatórios detalhados, permitindo que você tome melhores decisões sobre o seu espaço e gerencie os custos de forma mais eficaz.

Análise de dados ↓

GERENCIE SEM ESFORÇOS RESERVAS E SERVIÇOS

Oferecemos a funcionalidade perfeita para reservas de salas de reunião, catering, AV e outros equipamentos e suprimentos, proporcionando uma visão clara das reservas e disponibilidade. E quando a reunião muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

Autoatendimento ou gerenciado – sua escolha

Você pode configurar salas de três maneiras diferentes:

  1. Autoatendimento, em que os usuários podem reservar a sala diretamente;
  2. Gerenciado, onde os usuários podem solicitar uma sala específica; e
  3. Blind-managed, onde os usuários podem fazer uma solicitação de uma sala. As solicitações podem ser gerenciadas com eficiência por administradores em uma lista ou por meio de uma exibição em grade da sala.

Deixe todas as informações a vista

Nossa grade de reservas padrão permite que você monitore todos os aspectos de sua reunião. A grade mostra o status das salas, as reservas e a programação de quaisquer serviços associados, como catering.

    Crie, troque, estenda, finalize …

     

    Freqüentemente, as reuniões mudam no último minuto. Com o software, você pode criar facilmente novas reservas, mover salas, estender uma reunião excessiva ou trocar reservas, garantindo que todos estejam no espaço certo.

     

    Trabalhe em locais e fusos horários

    Nossa grade avançada permite que você tenha uma visão de todos os locais e fusos horários; ideal para a gestão de videoconferências.

      Gerencie fornecedores e serviços 

      O painel do fornecedor permite o gerenciamento eficiente das solicitações de serviço pela equipe do fornecedor ou do serviço. O front-of-house pode ver claramente a programação e o status dos serviços na grade de reserva de quartos.

        Reserve no seu calendário do Outlook

        Com o plugin para Outlook, você pode reservar salas de reunião e serviços associados diretamente de seu calendário do MS Outlook.

        Encontre a sala perfeita em poucos cliques

        Encontre uma sala de reuniõe diretamente do seu Outlook. Basta abrir o add-in, pesquisar e selecionar uma sala da lista. Você pode ver os detalhes e recursos da sala, certificando-se de obter exatamente o que deseja.

        Obtenha uma visão mais ampla dos locais e fusos horários

        Na grade, você pode ver a disponibilidade das salas, mesmo em locais e fusos horários diferentes. Você pode configurar a grade para mostrar locais específicos e até mesmo salvar várias visualizações para acelerar sua reserva na próxima vez.

          Reserve tudo de forma rápida

          No formulário de reserva, você pode adicionar visitantes, serviços e videoconferências. Você pode até reservar várias salas de uma vez: por exemplo, para um evento ou uma videoconferência.

            Reservas alteradas são atualizadas automáticamente

            Caso sua reunião mude, verificaremos se a sala ainda está livre e atualizamos sua reserva. Todas as alterações são realizadas automaticamente, garantindo que os fornecedores de serviços e o front-desk tenham as informações mais atualizadas. Simples.

            Sincronize as reservas do Exchange e plataforma Condeco

            O Condeco Sync for Microsoft Exchange permite vincular calendários de sala de reunião no Exchange com salas no Condeco Meeting Room Booking, e mantê-los sincronizados entre si, integrando-se aos seus processos de trabalho existentes para familiaridade e facilidade.

            O Condeco Sync monitora ambos os calendários e sincroniza automaticamente todas as reservas feitas, editadas ou excluídas, permitindo que os usuários façam reservas usando qualquer calendário habilitado para Exchange, como telefones celulares ou ferramentas de reserva de salas Condeco.

            Uma experiência melhor para Microsoft

            O Room Finder para Outlook permite que você encontre rapidamente as salas disponíveis no Exchange e as convide para o seu compromisso no Outlook. A reserva da sala é então sincronizada com o Condeco usando a integração do Condeco Sync Exchange.

            O add-in está disponível através do MS App Source e pode ser baixado e ativado em segundos. Disponível para Outlook Windows, Mac e Outlook Web Access. É necessário o uso do Condeco Sync.

            Gerencie reuniões onde quer que esteja

            Esqueceu de reservar uma sala de reunião? Precisa mudar sua reunião? Nosso app mobile para iOS e Android permite pesquisar rapidamente salas desocupadas, reservar, fazer check-in, encerrar ou estender suas reservas.

            Basta tocar para encontrar uma sala

            Encontre rapidamente a sala certa para sua reunião, combinando com o local, tamanho e recursos desejados. Veja os resultados em uma lista ou direto no calendário, ajudando você a encontrar as salas disponíveis rapidamente, mesmo quando há muito movimento.

            Veja exatamente como sua sala é

            Veja uma descrição detalhada de cada sala com fotos e plantas baixas, ajudando você a escolher àquela perfeita para suas necessidades.

              Altere sua reunião com alguns toques

              Alterações de última hora em sua reunião? Sem problemas. O aplicativo mostra um calendário ou exibição de lista de todas as suas próximas reservas. Altere sua reserva ou inicie, pare ou estenda sua reunião direto do seu telefone.

                Veja a disponibilidade de suas salas favoritas

                Adicione suas salas favoritas a uma lista para que você possa verificar a disponibilidade instantaneamente.

                Encontre o caminho para a sala

                Adicione um link para seu sistema de orientação favorito para mostrar o caminho para a sala. A Condeco pode mostrar um URL ou URI para um ponto de interesse.

                Encante seus visitantes

                Com o sistema integrado de gestão de visitantes, as equipes de recepção e front desk podem ser informadas automaticamente sobre os visitantes no momento da reserva de uma reunião, economizando tempo e esforços valiosos.

                Adicione visitantes

                Visitantes e informações específicas deles podem ser adicionados no momento da reserva de umas sala de reunião ou em uma data. A recepção é informada automaticamente e pode notificar o anfitrião por e-mail quando os visitantes chegam.

                Direcione-os

                A Condeco pode enviar automaticamente e-mails configuráveis ​​com instruções para todos os participantes. Você também pode notificar os participantes automaticamente quando o horário ou local de sua reunião mudar.

                Check in e Check out

                A recepção pode fazer check-in, check-out do visitante ou pausar uma visita recorrente. Novos visitantes podem ser facilmente adicionados ao sistema pela equipe da recepção.

                Impressão para liberação

                Tire fotos rapidamente e imprima passes de visitantes para um indivíduo ou um grupo inteiro de convidados. Os passes podem ser configurados para uma variedade de impressoras e para atender aos requisitos específicos de sua organização.

                Saiba quem esta no prédio

                Com a lista de chamada, você pode produzir instantaneamente uma lista de quem está no prédio e de quais reuniões eles estão participando.

                Comunicação Integrada

                Simplifique a reserva de videoconferências integrando vídeo com reserva de sala de reunião em um processo tranquilo.

                Processo simples de reserva com o Skype for Business

                Ao adicionar mais de uma sala Skype à reunião, a Condeco agenda automaticamente a reunião Skype para todas as salas. Tudo o que você precisa fazer é iniciar a reunião na chegada. Claro, você também pode adicionar uma reunião do Skype sem salas. Se você já tem uma reunião do Skype no Outlook e adiciona uma sala do Skype, vinculamos a sala automaticamente.

                Comece com 1 clique

                Todos os participantes recebem um convite de calendário que permite aos usuários clicar para ingressar, como quiserem.

                Facilite a colaboração

                Ao simplificar a experiência do usuário para reservar, criar e iniciar videoconferências, você verá um aumento no uso, uma redução nas despesas com viagens e uma colaboração aprimorada.

                Integrações Cisco e Polycom

                O Condeco também se integra à Cisco e uma nova integração da Polycom está a caminho. Fale conosco sobre seus requisitos se desejar se integrar com algum desses provedores.

                Integre ao seu provedor de videoconferência.

                Insights do seu workspace

                A reserva de salas de reunião da Condeco inclui uma solução de relatórios em tempo real totalmente personalizável que pode monitorar de perto como suas salas de reunião são usadas.

                Utilização

                A Condeco fornece relatórios detalhados para monitorar de perto o uso de sala e recursos, atividade do usuário e muito mais. Isso ajuda a tomada de decisões pautada em dados reais.

                No-show

                Freqüentemente, a maior frustração das reservas de salas são as pessoas que não aparecem. Rastreie faltas, identifique infratores reincidentes e veja quantas salas foram liberadas para outra pessoa usar, de forma simples.

                Serviços e Fornecedores

                Acompanhe os custos de catering e associados para reuniões e eventos. Atribua códigos de custo e aloque para finanças para faturamento ou cobrança interna.

                Visitantes

                Identifique o número de visitantes que entram em seu prédio diariamente, semanalmente ou mensalmente. Acompanhe os horários de pico da chegada do visitante e visualize dados históricos.

                Integração com Power BI

                O Condeco Room Booking Analytics por meio do Power BI traz a capacidade de criar facilmente painéis analíticos, interativos e de alto valor, permitindo poderosos insights baseados em dados sobre o uso de recursos históricos.

                Ficaremos felizes em conversar!

                Impulsionando a inovação

                Como pioneira no mercado desde 2005, a Condeco, representada no Brasil pela WiserXP, investe mais de 30% da receita anualmente em pesquisa e desenvolvimento, continuando a construir a solução mais integrada, completa e fácil de usar do mercado.

                Tecnologia em nuvem

                Nosso pacote de software baseado em Microsoft Azure de última geração permite desempenho, segurança, tempo de atividade e escalabilidade incomparáveis. Ajudando você a entregar uma plataforma de agendamento de recursos padronizada para toda a organização.

                Experiência de entrega

                É importante entendermos totalmente os desafios do seu workspace. As equipes de vendas consultivas e de entrega usam nossa vasta experiência para fornecer uma solução que resolva de forma eficaz os desafios do seu espaço de trabalho.