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GESTÃO DE WORKPLACES FLEXÍVEIS
Tecnologia de gerenciamento e agendamento de postos de trabalho, salas de reunião e até fretados, mantendo a segurança e a flexibilidade dos colaboradores.
DE VOLTA AO “NOVO NORMAL”
Para trazer os colaboradores de volta ao workplace será necessário um gerenciamento cuidadoso para que eles possam seguir as diretrizes governamentais impostas para se distanciar socialmente e se manterem seguros. Com uma grande parte dos colaboradores buscando reduzir o tempo de deslocamento e trabalhar com mais flexibilidade, o novo workplace “normal” se tornará um local para colaborar e reunir-se com os clientes, de modo que a supervisão das mesas, áreas de trabalho e higienização mudará significativamente.
PRINCIPAIS DESAFIOS RESOLVIDOS
Nossa solução de reserva de postos de trabalho permite o distanciamento social no local de trabalho, controlando o espaço e a capacidade para garantir que os funcionários não sejam expostos a riscos.
Reduzir a densidade
Ative o distanciamento social para reduzir qualquer risco de infecção.
Gerenciar capacidade
Limite o número de dias em que os funcionários podem trabalhar no escritório.
Proteger os colaboradores
Programe a higienização após o uso de mesas para proteger contra infecções.
Rastreamento de contato
Registre o uso da área de trabalho para ativar os relatórios de contato.
AGILIDADE E FLEXIBILIDADE
Ofereça aos seus funcionários mais opções no local de trabalho, permitindo que eles reservem um espaço que atenda às suas necessidades – em dispositivos móveis, na Web ou telas digitais de mesa.
Trabalhe com menos mesas
Criar espaço extra entre as mesas para permitir o distanciamento social significa que você precisa acomodar mais funcionários no espaço restante.
- Tire facilmente espaços da mesa do sistema, conforme necessário, para criar mais distância e espaço.
- Permita que os funcionários reservem previamente seu espaço de trabalho para garantir distanciamento social, limpeza e rastreamento de contatos.
Flexibilidade aos colaboradores
É importante dar aos colaboradores a flexibilidade de escolher os dias em que desejam trabalhar no escritório e onde desejam trabalhar quando estão lá.
Os colaboradores podem fazer uma reserva no workplace por meio da interface da Web ou do app mobile. Eles podem procurar um espaço adequado e reservar por vários dias. E podem marcar facilmente os dias em que planejam trabalhar em casa para informar seus colegas de trabalho sobre o paradeiro deles.
Gerenciamento de espaços privados
Os escritórios particulares podem ser abertos para reservas pelos funcionários se espaços adicionais forem necessários ou alocados a uma pessoa específica no sistema.
Os escritórios particulares reserváveis são gerenciados da mesma maneira que as mesas exigem que o usuário procure e reserve o escritório particular por um dia completo ou uma série de dias completos.
Bloqueie de forma ágil
Às vezes, uma mesa, sala de reunião ou uma área inteira pode ter que ser fechada de forma ágil para ser profundamente higienizada. Fornecemos a capacidade de fechar o espaço rapidamente se uma área não for mais segura para ser usada.
As reservas para espaços fechados são canceladas automaticamente, enquanto as reservas fora do período de fechamento permanecem inalteradas. As notificações podem ser enviadas para todos que tiverem uma reserva de posto de trabalho nessa área, informando que precisam buscar espaços alternativos.
CONTROLE ESPAÇOS E SUA CAPACIDADE
Limite o número máximo de pessoas que podem usar cada espaço com segurança e reduza o espaço disponível, restringindo o número de dias que um funcionário pode reservar uma mesa no escritório.
Reservas no workplace
Gerencie todo o espaço de trabalho, conforme alocado ou reservado pelo funcionário.
Todos os funcionários devem reservar seu espaço de trabalho com antecedência e os detalhes da reserva são armazenados pelo software para rastreamento e geração de relatórios.
A página e o app mobile fornecem referências e atualizações rápidas para os funcionários sobre o status de suas reservas, alterações nas reservas, avisos de possíveis contatos com pessoas infectadas ou fechamento de espaços.
Notificações automáticas
Envie notificações automáticas para todos que tiverem uma mesa ou reunião reservada em um espaço fechado, para encontrar uma mesa alternativa disponível ou trabalhar em casa. Com a remarcação gerenciada por meio do portal da web e do app mobile, os funcionários não podem sair de casa sem encontrar uma mesa alternativa.
App fácil de usar
Os postos de trabalho podem ser encontrados e reservados usando uma pesquisa simples ou diretamente por meio de uma planta baixa que mostra as mesas e escritórios privativos disponíveis.
Os colaboradores podem reservar um espaço disponível no escritório ou marcar-se como “trabalhando em casa” ou “não trabalhando” em um determinado dia. O número de dias em que os postos de trabalho ou escritórios particulares podem ser reservados é definido de acordo com o subsídio semanal ou mensal que um funcionário recebe.
Veja onde seus colegas estão trabalhando
Como os colaboradores estarão sempre espalhada por diferentes locais, é possível procurar colegas facilmente e descobrir se estão trabalhando no escritório, em casa ou não estão trabalhando, permitindo uma melhor colaboração. Se estiverem no escritório, poderão encontrar a mesa do colega em uma planta baixa.
Higienização eficiente
É essencial garantir que os espaços sejam mantidos limpos entre os usos para impedir qualquer possível propagação de infecção e impedir que os espaços sejam usados até que ocorram os processos de higienização.
Higienização do workplace
O fluxo de trabalho do fornecedor aciona uma solicitação de limpeza para mesas, com diferentes solicitações de limpeza, se um espaço precisar de limpeza básica ou limpeza profunda para uma nova pessoa usar.
Status em tempo real
Os espaços limpos são automaticamente marcados no sistema como reserváveis para os funcionários.
Se um espaço não for limpo, a próxima reserva será cancelada e o usuário notificado por e-mail e pelo celular.
Painel de limpeza para escritório
Para fornecedores de limpeza, nosso painel gera uma ordem de serviço de limpeza que pode ser visualizada em tempo real. Depois de concluída, eles podem fechar a ordem de serviço, alterando automaticamente o status para “limpo”.
Trilhas de auditoria de cancelamentos podem monitorar o desempenho e a eficácia do fornecedor de limpeza.
TECNOLOGIA DE RASTREAMENTO
Reaja rapidamente a qualquer pessoa que possa potencialmente espalhar a infecção, rastreando quais funcionários entraram em contato e onde trabalharam, para que medidas apropriadas de isolamento e higienização possam ser adotadas.
Encontre áreas de trabalho próximas
Ao planejar uma visita ao escritório, todos os colaboradores devem reservar com antecedência o posto de trabalho necessário para garantir que haja um registro de uso no banco de dados de rastreamento de contatos.
Os postos são agrupadas de forma que o sistema mantém informações sobre as mesas adjacentes para fins de relatório.
Compile relatórios de forma ágil
Um relatório de rastreamento de contato pode ser criado se um funcionário testar positivo, fornecendo detalhes dos funcionários que estavam trabalhando nas proximidades ou participaram de uma reunião.
O relatório pode ser passado ao RH ou a outras equipes internas selecionadas, para que eles estejam cientes da situação e possam tomar as medidas apropriadas.
Entregue atualizações de rastreamento
As atualizações de rastreamento de contato também serão fornecidas ao perfil do funcionário na web e no aplicativo para celular, para que sejam notificados caso tenham potencialmente contato com alguém que relatou sintomas.
BENEFÍCIOS DA VOLTA AOS WORKPLACES
Voltar ao escritório será um desafio para todas as organizações, mas os benefícios de uma solução tecnológica para empresas e colaboradores são mais abrangentes do que você imagina:
Para colaboradores
- Podem aproveitar a flexibilidade e a escolha de quando trabalhar no escritório ou em casa, permitindo a colaboração e reduzindo os desafios relacionados ao deslocamento e compromissos pessoais.
- Uma orientação clara sobre quando eles podem chegar ao escritório, onde podem trabalhar com segurança e a garantia de que seu espaço de trabalho está corretamente higienizado e seguro transmitirão maior segurança aos colaboradores.
- O risco de infecção pode ser reduzido, assegurando que o espaço de trabalho seja projetado corretamente para atender aos requisitos de distanciamento social e mantendo-os informados sobre qualquer contato potencial com colegas de trabalho infectados.
Para a empresa
- Oferecer uma solução baseada em tecnologia ajuda a gerenciar com êxito o retorno dos colaboradores ao ambiente de trabalho extremamente alterado.
- Garantir que o distanciamento social seja mantido diminuindo a densidade da área de trabalho para reduzir o risco de disseminação do Covid-19, ajudando assim a gerenciar facilmente o número de colaboradores permitidos no escritório a qualquer momento.
- Fornecer sanitização nos postos de trabalho com workflow integrado aos fornecedores, monitoramento e gerenciamento de custos ajuda a garantir que todos permaneçam seguros.
- O rastreamento de contatos ajuda a gerenciar a propagação da infecção, rastreando e registrando onde eles trabalharam.
MAXIMIZANDO O R.O.I DO NOVO NORMAL
Uma solução robusta baseada em tecnologia é a única maneira de gerenciar efetivamente o retorno ao escritório, e além disso o retorno do investimento nessa tecnologia será recompensado em maior produtividade e economia em m² devido a um eventual “downsizing” do escritório.
Retorno ao workplace
- Aumente a produtividade dos negócios retornando a um nível de normalidade, com funcionários capazes de se reunir com suas equipes para colaborar e planejar melhor.
- Aumente a interação do cliente com a capacidade de atender com segurança de todos no escritório.
- Atenda às diretrizes governamentais sobre segurança dos colaboradores, com sanitização, reduzindo o potencial risco de litígios.
- Os custos de limpeza podem ser reduzidos em até 50% com um gerenciamento sobre os espaços com necessidades de limpeza profunda ou não.
O novo normal
- Uma redução de 50% no custo imobiliário graças ao dimensionando correto do espaço de trabalho para atender aos novos níveis de demanda.
- Uma redução de 100% nos custos de recuperação de desastres é possível removendo a necessidade de ter espaços de trabalho alternativos permanentemente disponíveis e alterando para home office em caso de um problema.
- Melhore a produtividade e a atração de talentos, fornecendo um workplace verdadeiramente flexível, onde é possível escolher de onde trabalhar, reduzindo assim o tempo de deslocamento, o estresse e promovendo o bem-estar geral dos colaboradores.
IMPLEMENTAÇÃO FACILITADA EM 1 A 4 SEMANAS
O suporte que podemos fornecer a você durante o processo de retorno ao trabalho vai muito além da nossa abrangente oferta de software. O primeiro passo é trabalhar com nossa equipe de contas consultivas e decidir sobre a solução que melhor resolve seus desafios. Em seguida, nossa equipe dedicada de especialistas está aqui para ajudá-lo em todas as etapas e apoiar sua jornada em direção a um ambiente de escritório pós-Covid-19 que faça sentido para os seus negócios.
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Impulsionando a inovação
Como pioneira no mercado desde 2005, a Condeco, representada no Brasil pela WiserXP, investe mais de 30% da receita anualmente em pesquisa e desenvolvimento, continuando a construir a solução mais integrada, completa e fácil de usar do mercado.
Tecnologia em nuvem
Nosso pacote de software baseado em Microsoft Azure de última geração permite desempenho, segurança, tempo de atividade e escalabilidade incomparáveis. Ajudando você a entregar uma plataforma de agendamento de recursos padronizada para toda a organização.
Experiência de entrega
É importante entendermos totalmente os desafios do seu workspace. As equipes de vendas consultivas e de entrega usam nossa vasta experiência para fornecer uma solução que resolva de forma eficaz os desafios do seu espaço de trabalho.
