Há muitas razões pelas quais agora é a hora de considerar como seu espaço de escritório é usado e como mudanças podem ser feitas para torná-lo mais eficiente, mais econômico e atender melhor às necessidades de seus colaboradores. 

As prioridades mais altas variam de um negócio para outro, mas no cenário atual de negócios, os seguintes problemas são comuns: 

• • Trabalho flexível: mais colaboradores trabalhando remotamente a maior parte do tempo reduziu o número de pessoas no escritório diariamente; 
  • Custos de aluguel: espaço de escritório desnecessário gera custos de negócios desnecessários, especialmente nas grandes cidades onde os custos de aluguel são particularmente altos; 
  • Mudanças climáticas: grandes escritórios trazem uma carga ambiental significativa devido à iluminação, energia do computador e controle de temperatura, que as empresas têm a responsabilidade de reduzir sempre que possível; 
  • Tendências do cliente: mais clientes e consumidores podem querer realizar reuniões virtualmente em vez de ir pessoalmente ao escritório. 

Perguntas para se fazer sobre o espaço do seu escritório 

• • Quais são as salas e ambientes mais populares? Ambientes particulares? Salas de conferencia? Por que você acha que eles são mais populares? 
  • Quais equipamento estão nessas salas mais utilizadas? Outros espaços precisam de equipamentos semelhantes? 
  • Existem salas ou espaços que não são suficientemente utilizados? Você poderia excluí-los, devolvê-los ou transformá-los? 
  • As reuniões de última hora ou planejadas são mais comuns? Como você poderia reimaginar os espaços baseado nesta utilização? 
  • Quantas pessoas usam a mesma mesa todos os dias? Você se beneficiaria de mais ou menos mesas?  

Não há resposta definitiva para essas perguntas; as respostas e os resultados obtidos serão exclusivos para você e sua empresa. Depois de ter essas respostas, você pode começar a ajustar seu local de trabalho de acordo. 

Mas o que tudo isso significa na prática? Este conteúdo explora várias áreas de consideração que podem ajudar as organizações a enfrentar os desafios mais comuns enfrentados pelas empresas. 

Como maximizar o espaço do seu escritório para aumentar a produtividade 

Redefina o local de trabalho 

Para começar, pode ser útil voltar ao básico e decidir exatamente para que o escritório existe e quais propósitos específicos ele pode atender. Cada vez mais, com o trabalho flexível se tornando a norma globalmente, os escritórios não são mais o ponto focal onde todo o trabalho é feito. No entanto, isso não significa necessariamente que os escritórios físicos sejam desnecessários. 

As empresas podem explorar vários caminhos para redirecionar o escritório e dar aos colaboradores motivos para viajar quando necessário. Por exemplo, as sessões de treinamento podem ser realizadas pessoalmente com muito mais facilidade e eficácia, enquanto os eventos sociais que ajudam a construir uma cultura positiva da empresa também precisam de interação “olho no olho”. Além disso, o escritório pode ser renomeado como um local onde os trabalhadores podem obter o tempo e o espaço que precisam para se concentrar, especialmente se o ambiente doméstico não for propício ao trabalho remoto regular. 

Permitir a mudança de hábitos de trabalho 

Assim como a forma que as pessoas usam o escritório está evoluindo, os espaços de trabalho necessários no escritório precisam evoluir também. Por exemplo, se um grupo de colaboradores estiver entrando no prédio para uma discussão informal e criativa sobre um novo projeto, eles não se sentirão relaxados o suficiente para contribuir totalmente se estiverem todos sentados em uma mesa em uma sala de reunião formal. 

O que seria muito mais adequado para eles é uma zona de fuga com assentos e ambientes mais confortáveis que eliminam a formalidade da discussão. As empresas devem, portanto, procurar eficiências em seus imóveis e eliminar os espaços de trabalho que agora são excedentes aos requisitos: em particular, um grande número de espaços de mesa pode ser removido se uma empresa mudar para um modelo de estações de trabalho reserváveis compartilhadas. Esse espaço extra pode ser redistribuído com diferentes tipos de espaço de trabalho que melhor atendam às necessidades dos colaboradores e da empresa. 

Permitir um trabalho flexível 

Permita que as pessoas trabalhem onde são mais produtivas – seja em casa ou no hot desk. Isso ajudará no espaço do escritório e trará uma série de outros benefícios. 

Analisando e reformulando 

O importante a ter em mente sobre ambas as considerações acima é que elas não são atividades fixas, que são feitas uma vez e nunca mais. O mundo dos negócios não está parado (especialmente no momento) e em uma era de crescentes expectativas dos colaboradores e novas formas de trabalhar, é impossível saber o que o futuro reserva para as organizações a partir de uma perspectiva de trabalho flexível. 

É por isso que as empresas devem revisar regularmente o uso do espaço de trabalho e o sucesso do layout dos espaços e fazer alterações sempre que necessário. Essas decisões devem ser orientadas por dados, e as ferramentas de análise nas soluções de gerenciamento de espaço de trabalho podem obter os dados das reservas de espaço ao longo do tempo e descobrir insights sobre onde a demanda do espaço de trabalho excede a oferta (ou vice-versa). 

Por exemplo, se uma empresa descobrir que os ambientes de trabalho que os colaboradores usam para paz e tranquilidade estão constantemente ocupados, as ferramentas de análise podem sinalizar a alta taxa de uso, deixando claro que seria positivo oferecer mais destes ambientes instalados. Isso ajuda uma empresa a ajustar constantemente seu espaço de escritório para atender às necessidades contínuas da força de trabalho e garantir que o escritório continue sendo uma parte importante e relevante de sua vida profissional.