Quase três anos após o início da pandemia, que forçou o home office no mundo inteiro, as empresas buscam soluções para tornar o modelo híbrido de trabalho mais eficiente. Queridinho dos profissionais – e também das companhias –, o sistema tende a reunir o melhor dos dois mundos, a sociabilização do trabalho presencial e a flexibilidade e custo menor do home office. Mas equilibrar essas duas realidades virou um desafio para as companhias manterem a produtividade sem enfraquecer a cultura organizacional.

Para dar mais eficiência ao modelo de trabalho, companhias como ArcelorMittal, Europ Assistance, Standout, Vittude e JBQ Global estão adotando mecanismos de otimização dos espaços físicos e o uso de ferramentas de apoio à gestão e comunicação. Tudo isso para garantir o sucesso do modelo e manter o desempenho e desenvolvimento dos profissionais.

Na AcelorMittal, por exemplo, o modelo de trabalho virou uma nova estratégia de gestão da empresa, com cortes de custo e a utilização de ferramentas para tornar o formato mais eficiente. Nesse contexto, explica a diretora de pessoas, saúde e bem-estar da companhia na América Latina Sofia Trombetta, foi necessário repensar a organização do espaço e se adaptar rapidamente à realidade.

“Cada vez mais os profissionais estão buscando flexibilidade para poder usufruir de momentos de bem-estar e desenvolvimento. É muito importante construir um ambiente de confiança onde as escolhas são valorizadas”, diz ela.

A implementação do modelo híbrido já estava no horizonte antes mesmo do início da pandemia no Brasil. Em pesquisa interna realizada com os colaboradores em março de 2020, 86% deles disseram preferir um modelo híbrido de trabalho. A covid-19 acelerou a transição.

Tecnologia

Com a redução de três para um escritório na cidade de São Paulo, a Arcelor contratou a Wiser Experience para gerenciar os postos de trabalho. A plataforma criou uma ferramenta que oferece uma planta digital 3D dos espaços, onde é possível escolher onde, quando e com quem se sentar. Além disso, permite que os colaboradores reservem salas de reunião, armários, vagas no estacionamento e até locais no refeitório.

“Quando você oferece todas as ferramentas de suporte envolvendo infraestrutura e bem-estar, isso influencia automaticamente na produtividade das equipes”, afirma Bruno Justo, CEO da Wiser. O objetivo é encontrar o equilíbrio do trabalho remoto, com corte de custos e melhora da operação, com as vantagens do home office para os profissionais, como maior liberdade, menor tempo de deslocamento, presença maior com a família, saúde e bem-estar.

Desafios

Uma pesquisa realizada pelo Google em parceria com a IDC Brasil no ano passado apontou que 73% dos profissionais brasileiros elegeram o formato híbrido como a melhor alternativa ao trabalho presencial.

Mesmo sendo o preferido, colocar o modelo em prática não é tão fácil quanto parece e demanda um olhar muito mais apurado sobre resultados da companhia, explica Amélia Caetano, especialista em gestão remota e autora do livro Além do Remoto: os próximos passos do trabalho flexível.

“Não é simplesmente pegar um notebook, ter uma VPN e colocar a pessoa para trabalhar de casa. Exige um contexto favorável e principalmente uma mudança de atitude”, diz Amélia. “Tudo precisa estar interligado, senão eu vou chegar no meu escritório e vou ficar fazendo reunião pelo teams”, diz.

Espaço aberto e cursos de organização para ser mais eficiente

Na multinacional Europ Assistance, além do software de reserva de posto de trabalho, uma das mudanças mais importantes para a eficiência do formato foi a transformação do escritório em um espaço aberto, sem divisórias ou salas exclusivas para diretores.

O conceito open space trouxe mais dinâmica e ajudou a aproximar colaboradores de diferentes gerações. “A proximidade física ajuda muito a conectar tanta geração diferente trabalhando junto. Às vezes coisas muito pequenas viram coisas muito grandes, porque as pessoas tem visões muito diferentes e não se comunicam. Estamos trabalhando para o híbrido poder equalizar essa diferença geracional”, diz o CEO da empresa, Newton Queiroz.

Ele conta que a companhia testou o modelo híbrido com os profissionais de todas as áreas, mas a queda na produtividade e o aumento no número de reclamações dos clientes fizeram com que as equipes operacionais voltassem ao tradicional formato presencial. A agilidade do contato com os supervisores no regime presencial influenciou a decisão.

“A gente pode oferecer internet e notebook, mas, se você não tem um local adequado para trabalhar em casa, você não consegue performar direito”, explica o executivo. Em contraponto, a área administrativa se adaptou bem ao modelo e continuou trabalhando duas vezes por semana no escritório e três vezes em casa.

O mesmo ocorreu na Vittude. Hoje há equipes atuando no formato híbrido ou 100% remoto. Para manter a cultura organizacional, uma das estratégias foi estabelecer encontros semestrais entre todos os funcionários para a definição dos objetivos dos próximos meses. Esse é o momento em que pessoas de todas as partes do País se reúnem para discutir os desafios do próximo período e aproveitam para se conhecer e se integrar às equipes, diz a CEO da empresa Tatiana Pimenta.

Olhar para os desejos pessoais dos colaboradores é outro ponto importante para o sucesso do modelo. A agência de marketing Standout implementou o trabalho híbrido na pandemia e permitiu que os funcionários escolhessem o melhor formato de trabalho para cada, considerando as possibilidades das áreas. “Há ganhos financeiros, com um escritório menor, mas também há muito ganho em qualidade de vida”, diz a CEO da empresa, Andrea Miranda.

Ela também destacou a necessidade de um olhar mais atento da diretoria em relação ao desempenho das equipes. Foi preciso observar mais as necessidades de cada colaborador para entender como seria possível apoiar cada um, seja via feedbacks ou através de cursos de organização para facilitar a adaptação e as dinâmicas profissionais individuais.

“Toda mudança pode gerar insegurança, mas nós sempre tivemos confiança no sistema e pudemos apoiar a todos no processo”, conta.

Além da adaptação da infraestrutura dos escritórios e dos espaços de trabalho em casa, o novo contexto de trabalho exigiu que o CEO do grupo JBQ Global também pensasse em uma nova estrutura de liderança adaptada ao modelo híbrido. “A principal dificuldade na transição é a mudança de mentalidade que está envolvida. Algumas pessoas enfrentam dificuldades em se adaptar aos novos processos de trabalho”, conta.

Segundo o CEO José Batista Queiroz Filho, foi necessário estabelecer novas estratégias de comunicação e ferramentas de gestão de tarefas para garantir a continuidade do trabalho entre os líderes e os membros da equipe, independentemente de onde eles estivessem trabalhando.