Gerentes, diretores, coordenadores, todos reunidos em uma sala para debater os próximos passos da empresa. O café demora a chegar, o bate papo paralelo rola solto e a reunião acaba sendo mais custosa e menos produtiva do que o esperado.

Segundo um levantamento realizado pela Bain & Company, uma única conferência semanal de gerentes de nível médio estava custando a uma organização US$ 15 milhões por ano!

Para que você mesmo possa fazer essa conta, a Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora em que é preciso apenas colocar a duração do encontro, o número de participantes e uma média salarial anual de cada um deles. A partir disso, ela te dá o valor em dólares de quanto aquele período vale para a empresa.

Além dos custos com a remuneração dos colaboradores, uma ferramenta da Cushman & Wakefield mostra que uma sala de convivência na região da Avenida Faria Lima, em São Paulo, pode custar aproximadamente R$ 7 mil reais por pessoa ao ano para uma empresa.

Como fazer com que uma reunião valha a pena?

A premissa corporativa de que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido. Por conta disso, é preciso mudar algumas atitudes para que não haja desperdício nem de um, nem do outro.

Analise a necessidade de reunir todas as pessoas em uma sala para debater determinado tema. Comunicados, solicitações e afins, mesmo que direcionados para toda a equipe, podem acontecer via e-mail sem maiores problemas.

Escolha com estratégia a pauta para esse encontro e os seus participantes para que aquele momento afastado de suas atividades habituais não impacte em sua produtividade ou em seu desempenho.

Para ter um bom resultado final, faça um checklist de tudo o que deve ser abordado e tente manter o foco para que a reunião seja mais produtiva. Dessa forma, é mais fácil sair dela com todos os pontos resolvidos.

Otimize ao máximo processos como o agendamento da sala, o convite das pessoas e até o pedido do café. Assim, o tempo dos colaboradores será utilizado única e exclusivamente para discutir os temas levantados.

E você? Já sabe quanto custa em sua empresa?

Caso ainda não tenha feito os cálculos, use as dicas acima e identifique de que forma você e os demais colegas de trabalho podem ser mais estratégicos no dia a dia, evitando o desperdício de tempo valioso.

Além disso, também pode ser uma boa oportunidade da corporação absorver novos hábitos, políticas e tecnologias para otimizar tarefas diárias, como a contratação de uma solução para gerenciamento de salas de reunião, por exemplo.

A Wiser XP oferece ao mercado um software que tem funcionalidade contínua para reservas de salas de reunião, catering, vídeo conferência, fornecendo uma visão clara das reservas e disponibilidade. Quando algo muda, tudo é atualizado em um processo rápido, mantendo todos informados.

Além disso, a Wiser XP e a Condeco oferecem um estudo completo para todos aqueles que desejam conhecer e avaliar as melhores práticas de um workplace mais moderno, ágil e produtivo. O material está disponível para download.

Conta pra gente quais são as suas estratégias para fazer com que cada um desses encontros da sua equipe valha cada centavo! Deixe seu comentário e compartilhe com a gente suas experiências sobre o assunto!