A duração média de uma reunião aumentou 10% nos últimos 15 anos, agora costuma durar entre 31 e 60 minutos. Os Estados Unidos realizam aproximadamente 11 milhões de reuniões por dia, o que equivale a 55 milhões de reuniões por semana e 220 milhões de reuniões por ano.

No Reino Unido, por exemplo, é relatado que o funcionário médio pode passar quase 13 dias úteis por ano em reuniões. É seguro dizer que o local de trabalho dos dias de hoje está louco, e isso não é necessariamente uma coisa boa. Não é segredo que grande parte da força de trabalho contemporânea está cansada de reuniões que tomam conta de suas vidas – de acordo com uma pesquisa do Crowne Plaza Hotel and Resorts:

Um em cada 10 trabalhadores admite fingir que perdeu a hora ou a data da reunião e um em cada 20 confessou até fingir doença para evitar uma reunião por completo.

As reuniões evoluíram para se tornar, aos olhos de muitas pessoas, desnecessárias e improdutivas, o que deu origem a um problema completamente diferente: no-show em salas de reunião.

Baixe o estudo realizado pela Condeco sobre “Local de Trabalho Moderno 2019: Pessoas, Lugares e Tecnologia – o estado do espaço de trabalho atual, tendências do ambiente de trabalho, questões que envolvem o gerenciamento de reuniões e a ascensão do trabalho ágil”

Pode parecer simples, e talvez não seja um grande problema, mas quando você analisa mais detalhadamente o custo real da administração de salas de reunião em uma empresa, pode ver o impacto que os no-shows  têm sobre os custos imobiliários e os níveis de produtividade dos funcionários.

Embora muitos de nós sintam que temos muitas reuniões em geral, ainda estamos lutando para encontrar um espaço adequado para reuniões: 40% dos funcionários passam até três semanas por ano apenas procurando por uma sala de reuniões, e muitas vezes são obrigados a caminhar pelo escritório em círculos, procurando áreas em potencial para realizar suas reuniões, de última hora. Não é uma imagem muito organizada ou profissional, mas inevitável para muitos.

No entanto, compare esse número com a média global de utilização da sala de reuniões em apenas 35% e você pode ver dois problemas separados começando a surgir. Estamos todos lutando para reservar uma sala de reunião, mas não estamos usando nossas salas de reunião existentes corretamente. Por quê? Bem, acontece que a taxa média de não comparência (no-show) na sala de reunião é de 40%.

Além disso, apenas 13% das empresas mantêm relatórios sobre o não comparecimento na sala de reuniões. Portanto, um número esmagador de trabalhadores não tem espaço para realizar uma reunião, quando é provável que haja uma sala de reunião vazia, reservada, mas que não esteja sendo usada, bem na nossa frente … e ninguém para denunciá-la. Que enigma! E um enigma caro, com mais de 1 milhão de dólares perdidos por ano por empresas que não realizam reuniões importantes.

O que podemos fazer?

A tecnologia é a resposta. O uso de software especializado para salas de reuniões pode eliminar automaticamente a necessidade de funcionários percorrerem os corredores, em busca desse espaço. Além disso, há o bônus adicional de funções de relatório, ajudando a força manter-se no topo das áreas disponíveis e permitindo que os membros seniores da equipe fiquem de olho nas taxas gerais de utilização, fazendo alterações sempre que necessário.

O próprio sistema de reservas de salas de reuniões da Condeco também possui o útil recurso bump automático, que é mais do que apenas um nome bonito! Essa função simples e poderosa significa que as salas de reunião podem ser liberadas automaticamente, se os participantes não aparecerem na sala de reunião designada dentro de um determinado período de tempo (geralmente 15 minutos após o início da reserva).

No geral, se você deseja que sua empresa otimize o sistema de reservas de salas de reuniões e torne a experiência da sala de reuniões mais positiva para todos, o software de reserva de salas é essencial. A sala de reunião, muitas vezes esquecida, pode ser a chave para aumentar seus níveis de produtividade e ajudar a reduzir custos, se gerenciada adequadamente por tecnologia adaptada ao trabalho.

Assista ao webinar realizado pela Condeco, empresa representada no Brasil pela Wiser XP, “O custo de no-show em reuniões”

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